एक बजट अनुरोध एक व्यावसायिक पत्र है जो किसी संगठन के भीतर एक परियोजना या विभाग के लिए खर्च और संचालन के लिए धन की मांग करता है। पारंपरिक व्यवसाय प्रस्ताव की तुलना में कम औपचारिक, यह अनुरोध अभी भी सख्त व्यावसायिक लेखन सज्जा का पालन करना चाहिए और किसी भी प्रश्न का उत्तर देते समय परियोजना की पूरी समझ के साथ पाठक प्रदान करना चाहिए।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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विस्तृत बजट
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दर्शकों से संपर्क जानकारी
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सहायक दस्तावेज़
अपने व्यक्तिगत प्रोजेक्ट के लिए बजटीय आवश्यकताओं की देखरेख करने वाले सही व्यक्ति का पता लगाएं। किसी भी संगठन के भीतर, कई अलग-अलग व्यक्ति हो सकते हैं जो खर्च और बजटीय विचारों की देखरेख करते हैं। अपने दर्शकों की अच्छी तरह से जांच करने के लिए समय निकालें। सुनिश्चित करें कि आप सही वर्तनी और संपर्क जानकारी प्राप्त करें।
परियोजना के लिए ऐतिहासिक पृष्ठभूमि प्रदान करें। इसमें समान परियोजनाओं, पिछले बजट या खर्च करने की योजना और पिछले प्रयासों से प्राप्त सफलता के साथ किसी भी पिछले अनुभव को शामिल किया जाना चाहिए। किसी भी हालिया रुझान को शामिल करें जो परियोजना की सफलता या विफलता को प्रभावित कर सकता है।
वर्तमान बजट अनुरोध के लिए उद्देश्य निर्दिष्ट करें और विस्तृत योजना प्रदान करें। इसमें शामिल करें कि धन कैसे आवंटित किया जाएगा और किन लागतों को कवर किया जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि बजट को स्टाफिंग और आपूर्ति पर खर्च किया जाएगा, तो एनोटेट करें कि प्रत्येक आवश्यकता के लिए बजट का कितना प्रतिशत आवंटित किया जाएगा। किसी भी प्रश्न को संबोधित करें जो एक उचित व्यक्ति अनुमोदन या अनुरोध की औपचारिक घोषणा में देरी से बचने के लिए प्रोजेक्ट अपफ्रंट के बारे में पूछ सकता है।
परियोजना या विभाग के खर्चों के लिए एक विस्तृत बजट संलग्न करें। यह मूल्यांकन करने वाले व्यक्ति को परियोजना के लिए सटीक संख्या देगा। एक मानक बजट की तरह, इस खंड में आवश्यक प्रत्येक व्यय के लिए सटीक लाइन आइटम शामिल होना चाहिए। यदि सटीक आंकड़े उपलब्ध नहीं हैं, तो उस पंक्ति वस्तु के लिए कुल खर्च का अनुमान लगाना आवश्यक होगा।
कवर किए गए महत्वपूर्ण विवरणों को सारांशित करके अनुरोध को बंद करें। यह आमतौर पर एक या दो पैराग्राफ के भीतर किया जा सकता है। फिर, अपना नाम और संपर्क जानकारी शामिल करें। फंडिंग अनुरोध पर चर्चा करने के लिए एक अनुवर्ती बैठक का सुझाव दें।
टिप्स
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व्यवसाय लेखन हमेशा साफ और संक्षिप्त होना चाहिए। अपने अनुरोध के लिए एक वैध तर्क प्रस्तुत करने के लिए पर्याप्त जानकारी प्रदान करें लेकिन फुलाना के साथ ओवरसेल करने की कोशिश न करें। याद रखें, आपके पाठक के पास समीक्षा करने के लिए कई परियोजनाएँ होंगी। महत्वहीन विवरण के साथ अपना समय बर्बाद मत करो।
चेतावनी
भविष्य के खर्चों का अनुमान लगाते समय सावधान रहें। एक पंक्ति वस्तु के लिए बहुत कम अनुमान लगाने से आपका बजट वास्तव में आवश्यक के तहत काफी कम हो सकता है। बहुत अधिक अनुमान लगाने के कारण आपका बजट अनुचित माना जा सकता है और अस्वीकार किया जा सकता है।
