यहां तक कि टेलीफोन और इंटरनेट के साथ, यह अभी भी कभी-कभी व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए पुराने जमाने के पत्र भेजने के लिए आवश्यक है। एक पत्र के साथ अपने व्यवसाय के खाते के रिकॉर्ड को अपडेट करना प्रभावी है, क्योंकि पत्रों को भूल जाने की संभावना कम है (जैसे फोन कॉल) और कम (जैसे ईमेल) को नजरअंदाज करने की संभावना है। वे एक आसान पेपर ट्रेल भी प्रदान करते हैं। यदि आपको एक पत्र के साथ अपने रिकॉर्ड को अपडेट करने की आवश्यकता है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ सुझावों का पालन करें कि आप अपने सभी ठिकानों को कवर करते हैं।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कंप्यूटर
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मुद्रक
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कागज़
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कॉपियर
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लिफ़ाफ़ा
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डाक टिकट
सही व्यक्ति को आपकी अद्यतन जानकारी मिले यह सुनिश्चित करने के लिए उचित विभाग को पत्र को संबोधित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप अपना चेकबुक या डेबिट कार्ड नंबर बदल रहे हैं, तो अपने पत्र को देय विभाग के पते पर भेजें। यदि आप अपना पता बदल रहे हैं, तो अपने पत्र को "ग्राहक रिकॉर्ड" पर संबोधित करें। यदि आप अनिश्चित हैं कि किस विभाग को आपके अनुरोध को संभालना चाहिए, तो कंपनी को कॉल करें और अपने पत्र को संबोधित करने से पहले पूछें, या कंपनी की वेबसाइट पर जानकारी देखें।
पत्र के शीर्ष पर तारीख शामिल करें, कंपनी के रिकॉर्ड और अपने स्वयं के व्यक्तिगत रिकॉर्ड दोनों के लिए। उदाहरण के लिए, यदि आप अनुरोध कर रहे हैं कि आपकी सेवाओं को एक निश्चित तिथि के रूप में रद्द या डाउनसाइज़ किया जाए, और कंपनी आपके अनुरोध को समय पर संसाधित नहीं करती है, तो आपके पास गैर-भुगतान के लिए आधार है क्योंकि आपके पास आपके दिनांकित अनुरोध की एक प्रति है।
अपना खाता नंबर शामिल करें। यह आपके अनुरोध को संसाधित करने वाले व्यक्ति को आपके खाते का पता लगाने और आपके अनुरोध को तेज़ी से पूरा करने में मदद करेगा।
अपनी पुरानी जानकारी शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि आप पत्र में अपना फोन नंबर बदल रहे हैं या बदल रहे हैं, तो "यह मेरा पुराना पता था" या "यह मेरा पुराना फोन नंबर था।" आपके रिकॉर्ड को अपडेट करने के लिए कंपनी को आपके खाते को खींचने के लिए इस जानकारी की आवश्यकता हो सकती है।
अपनी नई जानकारी शामिल करें। पत्र में राज्य, "यह मेरा नया पता है" या "यह मेरा नया फोन नंबर है।" आप अपनी अद्यतन जानकारी को बोल्ड प्रिंट या एक बड़े फ़ॉन्ट में रखना चाह सकते हैं ताकि आपके अनुरोध को संसाधित करने वाले व्यक्ति को जानकारी का पता लगाने में आसानी हो।
वापसी पत्राचार का अनुरोध करें। पूछें कि आपको बदले में एक पत्र भेजा गया है जो आपको सूचित करता है कि आपकी जानकारी अपडेट कर दी गई है। जब आप अपना पुष्टिकरण पत्र प्राप्त करते हैं, तो इसे अपने रिकॉर्ड के लिए सुरक्षित स्थान पर रखें।
इसे भेजने से पहले पत्र की एक प्रति बनाएं, बस अगर आपको इसे दोबारा भेजने या बाद की तारीख में संदर्भित करने की आवश्यकता है।
