किसी व्यवसाय को दीर्घकालिक रूप से सफल होने के लिए, उसे उत्पादों और सेवाओं की पेशकश करनी होगी - स्वीकार्य कीमतों पर - जो ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करती है। इसे एक प्रक्रिया सुधार योजना की भी आवश्यकता है ताकि परिचालन लागत कम करने और परिचालन दक्षता और कर्मचारी मनोबल बढ़ाने के लिए अपने आंतरिक कार्यों में लगातार सुधार हो सके।
अपने कर्मचारियों को व्यस्त रखें
कार्यस्थल का वातावरण बनाने से शुरू करें जो परिवर्तन को स्वीकार करता है और गले लगाता है। एक ओपन-डोर पॉलिसी, निष्पक्ष और सम्मानजनक उपचार और खुले संचार कुछ सबसे महत्वपूर्ण तत्व हैं। यदि आप एक नींव रखने के लिए समय लेते हैं जो एक निगरानी और परिचालन सुधार योजना को लागू करने से पहले कर्मचारी योगदान को प्रोत्साहित और पुरस्कृत करता है, तो न केवल कार्यस्थल संचालन बल्कि आपके पूरे व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए खरीद-इन को प्राप्त करना आसान होगा
बेंचमार्क लक्ष्य और माप निर्धारित करें
"स्मार्ट" प्रणाली विशिष्ट, औसत दर्जे का, प्राप्त, यथार्थवादी और समय पर उम्मीदों को स्थापित करने में व्यवसायों को निर्देशित करने के लिए एक संक्षिप्त रूप का उपयोग करती है। यह प्रत्येक विभाग के लिए करें।अगला, निगरानी में उपयोग करने के लिए बेंचमार्क मानदंड परिभाषित करें। उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा संचालन के लिए एक लक्ष्य 99 प्रतिशत ग्राहक संतुष्टि दर प्राप्त करना हो सकता है, प्राप्य खातों के लिए एक लक्ष्य छह महीने के भीतर संग्रह दरों में 20 प्रतिशत की वृद्धि हो सकती है और आपके सूचना प्रौद्योगिकी विभाग के लिए एक लक्ष्य पूरी तरह से एकीकृत हो सकता है -ऑफ़-बिक्री और इन्वेंट्री प्रबंधन कार्यक्रम।
एक चालू निगरानी योजना
प्रक्रिया की निगरानी में हर कर्मचारी को शामिल करें। प्रबंधक सेवा-स्तरीय समीक्षा कर सकते हैं, जैसे कॉल मॉनिटरिंग और डेस्क-साइड अवलोकन, रिपोर्ट का विश्लेषण और वर्तमान परिचालन प्रक्रियाओं को विच्छेदित कर सकते हैं। निचले स्तर के कर्मचारी गुणवत्ता परीक्षण का संचालन कर सकते हैं और वर्तमान वर्कफ़्लो के बारे में जानकारी का योगदान कर सकते हैं। परिणामों की समीक्षा करने और यह निर्धारित करने के लिए कि कब या क्या प्रक्रिया परिवर्तन आवश्यक हैं, नियमित रूप से निजी, विभाग और कंपनी-व्यापी बैठकें आयोजित करें।
परिचालन प्रक्रिया में सुधार लागू करें
परिणाम-उन्मुख सुधार योजना लागत, गुणवत्ता, सेवा या गति में सुधार पर केंद्रित है। एक्शन स्टेप्स मामूली बदलाव करने से होते हैं जो डुप्लीकेट स्टेप्स या अन्य वर्कफ़्लो रिडंडिसिटी को खत्म करके पूरी प्रक्रिया को रद्दीकरण और नया स्वरूप प्रदान करते हैं। एक पूर्ण रीडिज़ाइन में कार्यों और परिचालन चरणों का विश्लेषण, प्राथमिकता और पुन: संयोजन करना शामिल है। अनुपालन नियमों में परिवर्तन या आपके व्यवसाय में बदलती प्रौद्योगिकियों को शामिल करने के लिए एक पूर्ण प्रक्रिया रीडिज़ाइन आवश्यक हो सकती है।
