एक संचालन योजना एक लिखित विवरण है जिसमें कहा गया है कि व्यवसाय संचालन के कार्यों को कैसे नियंत्रित किया जाता है। यह ऑपरेटिंग गतिविधियों में प्रक्रियाओं, प्रयुक्त प्रक्रियाओं और प्रत्येक विभाग में श्रमिकों की जिम्मेदारी का वर्णन करता है। ये योजनाएं व्यावसायिक प्रक्रियाओं में दक्षता बढ़ाने के लिए बनाई गई हैं। एक संचालन योजना एक मानक अनुभाग है जो अधिकांश संगठनों की व्यावसायिक योजनाओं में शामिल है। ग्राहक सेवा के लिए एक संचालन योजना इस विभाग में श्रमिकों के लिए अपेक्षित प्रक्रियाओं का वर्णन करती है। यह योजना ग्राहक सेवा में दक्षता को बढ़ावा देती है और इसे प्रभावी ढंग से काम करने के लिए अक्सर समीक्षा की जानी चाहिए।
ग्राहक सेवा कर्मचारियों की समीक्षा करें। अच्छी ग्राहक सेवा ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों के साथ शुरू होती है जो कंपनी के लिए संपत्ति हैं। एक अच्छा ग्राहक सेवा प्रतिनिधि होने के लिए, एक व्यक्ति में उत्साह होना चाहिए और आउटगोइंग और मैत्रीपूर्ण होना चाहिए। उसके पास समस्या सुलझाने के कौशल होने चाहिए और ग्राहकों के साथ सहानुभूति रखने में सक्षम होना चाहिए। एक ऑपरेशन योजना जिसमें ऐसे कर्मचारी हैं जो इन आवश्यकताओं के अनुरूप नहीं हैं, संभव के रूप में कुशल नहीं होंगे। ग्राहक सेवा का मुख्य लक्ष्य ग्राहकों को खुश रखना है। इसके लिए परिचालन योजना को बेहतर बनाने के लिए, ग्राहक सेवा कर्मचारियों की समीक्षा करना महत्वपूर्ण है।
प्रशिक्षण कार्यक्रम बनाएं। प्रभावी ग्राहक सेवा के लिए प्रतिनिधियों को उचित प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। आवश्यक प्रशिक्षण कक्षाएं बनाने और लागू करने से, कर्मचारियों को ग्राहकों की कॉल, प्रश्नों और शिकायतों से निपटने के लिए उचित प्रक्रियाओं में प्रशिक्षित किया जाता है। जानकार कर्मचारी बेहतर परिणाम देते हैं। कंपनी की संचालन योजना में प्रशिक्षण कार्यक्रम उपलब्ध होने और श्रमिकों की आवश्यकताओं के बारे में विवरण होना चाहिए। यदि योजना नहीं होती है, तो उन्हें सभी ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों के प्रदर्शन को बेहतर बनाने के प्रयास के रूप में जोड़ा जाना चाहिए।
कुछ कर्मचारियों द्वारा किए जाने वाले निर्णयों को अधिकृत करें। सभी कर्मचारियों को आवश्यक रूप से अत्यंत कठोर निर्णय लेने के लिए अधिकृत नहीं किया जाना चाहिए, लेकिन उनमें से कुछ को इस प्राधिकरण की अनुमति देकर, कर्मचारी आत्मविश्वास प्राप्त करते हैं। कर्मचारियों को यह महसूस करना चाहिए कि उनके निर्णय महत्वपूर्ण और मूल्यवान हैं। एक संचालन योजना में कर्मचारी पुरस्कार के बारे में एक प्रक्रिया होनी चाहिए। जब ग्राहक सेवा प्रतिनिधि किसी ग्राहक के साथ एक अच्छा निर्णय लेते हैं, तो कर्मचारी को ग्राहकों के साथ अच्छे प्रस्तावों की तलाश जारी रखने के लिए कर्मचारी को प्रोत्साहित करने के लिए किसी तरह से बधाई या मान्यता दी जानी चाहिए।
ग्राहक प्रतिक्रिया विकसित करें। ग्राहकों से प्रतिक्रिया एक महत्वपूर्ण अवसर है, जिसका व्यवसाय को लाभ उठाना चाहिए। ऑपरेशंस प्लान को यह कहना चाहिए कि फीडबैक कैसे प्राप्त होता है और यह बताना चाहिए कि फीडबैक कैसे संसाधित किया जाता है। कई कंपनियां रिकॉर्ड करती हैं और सभी फीडबैक की निगरानी करती हैं। प्रतिक्रिया का विश्लेषण किया जाता है और इसका उपयोग संगठन में सुधार करने के लिए किया जाता है।
