इन्वेंट्री पर नज़र रखना निश्चित रूप से उत्पाद व्यवसाय चलाने के सबसे सुखद भागों में से एक नहीं है। इसके लिए हार्ड मैनुअल वर्क (उठाना, मूविंग, काउंटिंग), कागजी कार्रवाई और कंप्यूटर के पीछे पूरा समय लगाना पड़ता है। अच्छी खबर यह है कि एक बार जब आप अंत में अपनी इन्वेंट्री ट्रैकिंग सिस्टम स्थापित करते हैं, तो आपका व्यवसाय बहुत अधिक कुशल हो जाएगा। आप बिक्री और रिटर्न के रुझानों को ट्रैक करने में सक्षम होंगे, आपको पता चल जाएगा कि अधिक उत्पादों को ऑर्डर करने या निर्माण करने के लिए आदर्श समय कब है, और आप अपने वर्ष के अंत के वित्तीय विवरण और सारांश को अधिक तेज़ी से एक साथ रख पाएंगे।
प्रारंभिक सूची निर्धारित करने के लिए अपने उत्पादों को गिनें। एक बार जब आपके पास अपने अंतिम आंकड़े होते हैं, तो पहले उत्पाद के नाम से अपनी सूची को वर्गीकृत करें, फिर उत्पादों के अन्य विशिष्ट गुणों जैसे कि रंग, आकार, तिथि या शैली के अनुसार। उदाहरण के लिए, यदि आप इन्वेंट्री के रूप में कशीदाकारी टी-शर्ट रखते हैं, तो आप उन्हें टी-शर्ट पर संदेश द्वारा, फिर रंग द्वारा, फिर आकार के अनुसार वर्गीकृत करना चाहेंगे। इससे आपके लिए आवश्यक इन्वेंट्री को ट्रैक करना और ढूंढना आसान हो जाता है।
इन्वेंट्री को ट्रैक करने के लिए Microsoft Excel में स्प्रेडशीट बनाएं यदि आपके पास इन्वेंट्री में 10 से कम प्रकार के उत्पाद हैं। प्रत्येक उत्पाद के लिए एक नई वर्कशीट बनाएं और प्रारंभिक इन्वेंट्री काउंट को सूचीबद्ध करके शुरू करें। उस बिंदु से प्रत्येक उत्पाद की सभी बिक्री को घटाएं जो साप्ताहिक आधार पर आपकी रजिस्टर जानकारी के अनुसार बाहर जाते हैं। नई इन्वेंट्री जोड़ें जैसे ही वह आती है। उत्पाद रिटर्न होने पर इन्वेंट्री कुल समायोजित करें। प्रत्येक प्रविष्टि के आगे दिनांक शामिल करना सुनिश्चित करें।
यदि आपके पास इन्वेंट्री के लिए 10 से अधिक प्रकार के उत्पाद हैं, तो इसके बजाय Microsoft Access में एक इन्वेंट्री डेटाबेस स्थापित करने पर विचार करें (एक टेम्प्लेट के लिंक के लिए संसाधन देखें जो आप उपयोग कर सकते हैं)। Microsoft Access डेटाबेस इन्वेंट्री टेम्प्लेट अधिक आकर्षक, स्वचालित और उपयोग में आसान हैं। यह आपको बिक्री, इन्वेंट्री परिवर्धन और रिटर्न को ट्रैक करने के लिए सुविधाजनक इन्वेंट्री रिपोर्ट मुद्रित करने की अनुमति देता है।
यदि आप एक स्टोर रिटेलर हैं जो कई अलग-अलग आइटम बेचते हैं, तो अपने स्टोर में बारकोड स्कैनर और रजिस्टर (एस) के साथ एकीकृत करने के लिए पेशेवर इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर खरीदें। यह महंगा हो जाएगा, लेकिन खर्च के लायक है क्योंकि यह एक डेटाबेस को मैन्युअल रूप से अपडेट करने के लिए एक डेटाबेस को अपडेट करने के लिए भारी और समय लेने वाला बन जाएगा (इन्वेंट्री ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर सुझाव के लिए संसाधन देखें)। यदि आप एक थोक व्यापारी, वितरक या निर्माता हैं जो केवल चालान (ग्राहकों को कोई प्रत्यक्ष बिक्री नहीं) के साथ काम करते हैं, तो आप अपने इनवॉइस पेपरवर्क का उपयोग करके अपनी इन्वेंट्री का ट्रैक भी रख सकते हैं।
यदि आप एक स्टोर रिटेलर हैं, तो वर्ष में कम से कम एक बार मैन्युअल इन्वेंट्री चेक करें ताकि यह आश्वासन दिया जा सके कि कागज पर इन्वेंट्री स्टोर में इन्वेंट्री से मेल खाती है। सिकुड़न (चोरी) के कारण, नियमित इन्वेंट्री चेक न करने पर संख्या बहुत भिन्न हो सकती है। संकोचन को प्रतिबिंबित करने के लिए अपने कंप्यूटर सिस्टम पर संख्याओं को बदलें।
टिप्स
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यदि आपके पास बहुत बड़ा स्टोर है, तो आप अपनी मैनुअल इन्वेंट्री की जांच करने और आने के लिए किसी थर्ड पार्टी कंपनी को हायर कर सकते हैं। वे आमतौर पर दुकान बंद होने के बाद और रात में अपना काम करेंगे। जबकि संकोचन निश्चित रूप से किसी भी व्यवसाय के लिए समस्या है, आपके द्वारा खोई गई राशि को लिखा जा सकता है, जो आपको भविष्य में कर लाभ प्रदान करता है। यह एक और कारण है कि जब आप खुदरा व्यापार का संचालन करते हैं तो एक नियमित मैनुअल इन्वेंट्री चेक करना इतना महत्वपूर्ण है।
