निदेशक मंडल, किसी भी कार्य समूह की तरह, एक नए विचार को अवशोषित करने और विचार करने के लिए समय और जानकारी की आवश्यकता होती है। चाहे आप एक विभाग प्रमुख, एक स्वयंसेवक, एक सलाहकार या बोर्ड के सदस्य हों, एक नया विचार प्रस्तुत करते समय कुछ बुनियादी दिशानिर्देश लागू होते हैं। एक संक्षिप्त प्रस्तुति देना, संभावित प्रश्नों का अनुमान लगाना, निर्णय लेने की अनुमति के लिए पर्याप्त जानकारी प्रदान करना और चिंताओं का तुरंत जवाब देना आपके प्रस्ताव की स्वीकृति और अस्वीकृति के बीच अंतर कर सकता है।
यथासंभव संक्षिप्त रूप से जानकारी व्यवस्थित करें। इसका मतलब है कि अपनी सामग्रियों के शीर्ष पर एक सिंहावलोकन या सारांश शीट प्रदान करना, जो बोर्ड के सदस्यों को एक एकल संक्षिप्त पढ़ने में नए विचार और आपकी प्रस्तुति के जोर को समझने देता है। Planware.org पर दर्शाई गई रूपरेखा व्यवसाय योजना नमूना मुख्य विषय शीर्षक प्रदान करती है जो आपकी सारांश शीट (संसाधन देखें) का गठन कर सकती है। अपने प्रस्तावित विचार और हमले की योजना को स्पष्ट करने के लिए उन्हें अनुकूलित करें। अपने दृष्टिकोण के विवरण को फिट करने के लिए पूर्ण रूपरेखा को अनुकूलित करें। एक-पृष्ठ सारांश और दो-पृष्ठ रूपरेखा के साथ, आपने बोर्ड सदस्यों को समस्या, आपके शोध और आपके सुझाए गए समाधानों का पूरा अवलोकन प्रदान किया है। सामग्री जो आपके सारांश के क्रम में विषयों पर विस्तार कर सकती है। यह पाठकों को एक संक्षिप्त पढ़ने में पूर्ण विचार को समझने देता है और बोर्ड द्वारा आवंटित समय को फिट करने के लिए आपकी प्रस्तुति को व्यवस्थित करने में भी मदद करेगा। यदि कुछ मिनट दिए गए हैं, तो सारांश की समीक्षा करें; एक लंबे समय के साथ, रूपरेखा की समीक्षा करें। बहुत समय के साथ, आप विशिष्ट मुद्दों से विस्तार से निपटने के लिए तैयार हैं। यह सहकारी रूप से काम करने की आपकी क्षमता और बोर्ड द्वारा संचालित अन्य व्यवसाय के लिए आपके सम्मान को दर्शाता है।
विचारों को विविध रूपों में प्रस्तुत करें। सार्वजनिक बोलने वाले कोच पेट्रीसिया फ्राप ने देखा कि कुछ लोग याद करते हैं कि वे क्या सुनते हैं, लेकिन ज्यादातर लोग याद करते हैं कि वे क्या देखते हैं। यदि आपके विचार में संसाधन वास्तविककरण, अतिरिक्त कर्मचारी या बाजार-हिस्सेदारी में सुधार शामिल है, तो इस जानकारी को रेखांकन, चार्ट और आरेख के साथ संक्षिप्त रूप से प्रस्तुत करने पर विचार करें। Microsoft PowerPoint जैसे सॉफ़्टवेयर या प्योर-मैक पर सूचीबद्ध ग्राफ़िक प्रोग्राम की विविधता आपको पॉलिश किए गए फ़ॉर्म में ग्राफिक जानकारी प्रस्तुत करने देती है (संसाधन देखें)। ग्राफिक्स के लिए प्रिंट समर्थन प्रदान करें, ताकि बोर्ड के सदस्य बाद में ग्राफ़ और चार्ट की समीक्षा कर सकें।
अपनी प्रस्तुति सामग्रियों में तार्किक प्रश्नों का अनुमान लगाएं और उत्तर दें। अपने विचार की अनुमानित सफलता का समर्थन करने के लिए लागत अनुमान, नमूना प्रशिक्षण कार्यक्रम या अन्य डेटा प्रदान करें। इस क्षेत्र में, प्रत्याशित प्रश्न आपके विचार को हमले से बचाने से बहुत अलग है। रक्षात्मक रणनीतियों जैसे टिप्पणी से बचें कि कई लोग सोचते हैं कि विचार काम नहीं करेगा या तार्किक प्रश्नों को आपत्तियों के रूप में वर्गीकृत करेगा।
अप्रत्याशित सवालों का तुरंत जवाब दें। प्रश्नकर्ता को उसकी अंतर्दृष्टि के लिए धन्यवाद देना और यह स्वीकार करना कि आपके पास उस क्षेत्र के सभी डेटा या विवरण नहीं हैं, एक सप्ताह या अन्य तार्किक समय सीमा के भीतर उत्तर देने का वादा किया जा सकता है। का पालन करें और समय सीमा को पूरा। सभी बोर्ड के सदस्यों को सूचित करें, न कि केवल प्रश्नकर्ता को। यह चिंताओं के प्रति आपकी जवाबदेही और कुशलता से संवाद करने की आपकी इच्छा को दर्शाता है।
सुझावों का लचीले ढंग से जवाब देने के लिए तैयार रहें। उन क्षेत्रों की पहचान करें जहां आपके विचार को आसानी से संशोधित किया जा सकता है और ऐसे क्षेत्र जहां मुश्किल होगी।यह आपको आपत्तियों या चिंताओं के जवाब में एक कदम आगे रखता है।
निर्णय लेने की अनुमति के लिए पर्याप्त सहायक जानकारी प्रदान करें। विशेष रूप से नए विचारों के साथ, बोर्ड के सदस्य प्रतिबद्धता बनाने से पहले अपनी गति से जानकारी की समीक्षा करना चाहेंगे। इस समीक्षा प्रक्रिया से अतिरिक्त प्रश्न या चिंताएँ उत्पन्न हो सकती हैं। सामग्री को आपके विचार की पूरी अभिव्यक्ति की पेशकश करने की आवश्यकता होती है, ताकि वे निर्णय लेने की प्रक्रिया को बाधित न करें। उदाहरण के लिए, पाठकों को आपके द्वारा प्राप्त तीन लागत अनुमानों की आवश्यकता होती है, साथ ही संभावित सर्वेक्षण कंडक्टरों के कंपनी के नाम; लेकिन, इस बिंदु पर, वे उन सवालों के एक पूरे स्पेक्ट्रम के माध्यम से उकसाने के लिए तैयार नहीं हैं जो सर्वेक्षण में आपके कंडक्टर के साथ या आपके विस्तृत पत्राचार हो सकते हैं। उनकी सफलता और समय सीमा के बारे में एक संक्षिप्त पैराग्राफ पर्याप्त है; प्रत्येक कंपनी का एक विस्तृत इतिहास एक बुनियादी निर्णय के रास्ते में हो जाता है कि क्या सर्वेक्षण करना है या नहीं।
अपने विचार पर विचार करने के लिए समय निकालने के लिए बोर्ड को धन्यवाद देकर अपनी प्रस्तुति समाप्त करें, भले ही इसकी शुरुआती प्रतिक्रिया कुछ भी हो। भाग्य के साथ, आप अधिक विचारों के साथ वापस आएंगे और सौहार्दपूर्ण स्वागत के लिए खुश होंगे।
