कंप्यूटर प्रौद्योगिकी हमें इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के युग में चला रही है। लागत कम करने और दक्षता बढ़ाने के प्रयास में पेपरलेस कार्यालय की दिशा में सभी प्रकार के व्यवसाय चल रहे हैं। कंप्यूटराइज्ड डेटा पर इस बढ़ते जोर के बावजूद, आयोजित किए गए अधिकांश व्यवसाय अभी भी हार्ड कॉपी दस्तावेज़ भंडारण पर निर्भर हैं। कार्यालय के वातावरण में पार्श्व या ऊर्ध्वाधर फ़ाइलों का उपयोग करने का निर्णय कई कारकों पर निर्भर है।
ऐतिहासिक रिकॉर्ड-रखना
वर्षों से, जनसंख्या वृद्धि और नए व्यवसायों के जन्म के साथ रिकॉर्ड-कीपिंग की आवश्यकता बढ़ी है। कानून और चिकित्सा जैसे व्यवसायों को ग्राहक व्यवहार के पूर्ण और सटीक लिखित रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है। निर्माता और खुदरा विक्रेता बिक्री और रिकॉर्ड खरीद को निर्देशित करने के लिए ग्राहक फ़ाइलों पर भरोसा करते हैं। अतीत में, दस्तावेज़ भंडारण की आवश्यकता ने उन कंपनियों के लिए उद्योग niches बनाया है जो विभिन्न प्रकार की दाखिल आवश्यकताओं को पूरा करने का प्रयास करते हैं। कार्यस्थल दस्तावेज़ भंडारण अलमारियों पर स्टैक्ड पेपर से और कई निर्माताओं से उपलब्ध अच्छी तरह से सोची-समझी फाइलिंग सिस्टम के लिए विकसित हुआ है।
वर्टिकल फाइलिंग सिस्टम
कार्यक्षेत्र अलमारियाँ लोकप्रिय उपयोग में प्रमुख फ़ाइल अलमारियाँ के पुराने हैं। वे लकड़ी या धातु से निर्मित हो सकते हैं और दो, चार या पांच दराज के साथ उपलब्ध हैं। दो-दराज फाइलें मानक डेस्क हाइट्स को काम की अनुकूलता के रूप में मैच करने के लिए उत्पादित की जाती हैं। पांच दराज की खड़ी फाइलें आम तौर पर 60 इंच ऊंची होती हैं और आमतौर पर कामकाजी कार्यालयों में इसका उपयोग नहीं किया जाता है क्योंकि ऊपरी दराज आसान पहुंच के लिए बहुत अधिक हैं। इनका उपयोग बड़े पैमाने पर भंडारण के क्षेत्रों में किया जाता है, जहां स्थान प्रीमियम पर होता है। मानक पत्र और कानूनी आकार के दस्तावेजों को समायोजित करने के लिए ऊर्ध्वाधर फाइलों को दो बुनियादी दराज के आकारों में आपूर्ति की जाती है।
पार्श्व फाइलिंग सिस्टम
पार्श्व फाइलें लंबवत फाइलों पर कुछ अलग फायदे प्रदान करती हैं। वे दोनों पत्र और कानूनी आकार के दस्तावेजों को समायोजित कर सकते हैं। पार्श्व फाइलें आमतौर पर ऊर्ध्वाधर फ़ाइल दराज की तुलना में एक तिहाई अधिक फाइलिंग रूम प्रदान करती हैं। क्योंकि वे डेस्क हाइट्स में उपलब्ध हैं, वे फ़ाइल और क्रेडेंज़ा के दोहरे उद्देश्य की सेवा करते हैं। दोनों दराज आसानी से बैठे हैं। जहां कार्य स्टेशन को कुछ फ़ाइलों की तैयार और बार-बार उपलब्धता की आवश्यकता होती है, पार्श्व फ़ाइल एक आदर्श फाइलिंग समाधान है। अकेले इस कार्य के कारण वे अधिकारियों और पेशेवरों के लिए पसंदीदा फाइलिंग सिस्टम हैं।
फाइलिंग टिप्स
अपने व्यवसाय के लिए फ़ाइल अलमारियाँ चुनने में, सावधानीपूर्वक विचार करें कि फ़ाइलों का उपयोग कैसे और किन कर्मियों द्वारा किया जाएगा। बिक्री प्रतिनिधियों या तकनीकी सहायता वाले लोगों के लिए जिन्हें दस्तावेज़ों के लिए तेज़ पहुंच की आवश्यकता होती है, उन्हें पार्श्व फाइलिंग सिस्टम के साथ सबसे अच्छी सेवा दी जाएगी। किसी भी लेटरल या वर्टिकल फाइलिंग के लिए कमिटमेंट करने से पहले प्रोफेशनल्स से सलाह लेना सबसे अच्छा होता है। बड़े कार्यालय उपकरण आपूर्तिकर्ताओं ने किसी दिए गए व्यावसायिक उद्यम के लिए सबसे कुशल प्रकार के दाखिलों की सिफारिश करने के लिए कर्मचारियों को प्रशिक्षित किया है। वे बिक्री प्रक्रिया के हिस्से के रूप में योजना और लेआउट योजनाओं की पेशकश करेंगे।
विचार करने के लिए विकल्प
फ़ाइल सिस्टम पर विचार करते समय कई कार्यालय आपूर्ति फर्मों के साथ परामर्श करें सुनिश्चित करें कि आप अपने पैसे के लिए सबसे अधिक मिलते हैं। डीलरों या नीलामी से इस्तेमाल की गई वस्तुओं को खरीदकर संभावित बचत पर विचार करें। यदि वित्त तंग हैं, तो आवश्यक उपकरण को पट्टे पर देने के विकल्प पर गौर करें।
