एक समय था जब लेखांकन लेनदेन मैन्युअल रूप से हरे कागज के बड़े स्तंभों पर दर्ज किए गए थे, जिन्हें खाता बही कहा जाता है। सौभाग्य से व्यापार मालिकों के लिए, लेखांकन सॉफ्टवेयर लेखांकन को कुशल, सटीक और आज्ञाकारी बनाने में मदद करता है। लेखांकन सॉफ्टवेयर चुनना किसी भी व्यवसाय के मालिक या प्रबंधन पेशेवर के लिए एक प्रमुख विचार है और इसे सर्वोच्च प्राथमिकता प्राप्त होनी चाहिए।
समारोह
लेखा सॉफ्टवेयर विभिन्न लेन-देन में व्यापार लेनदेन को संग्रहीत करता है जो लेनदेन और श्रेणी के प्रकार द्वारा निर्दिष्ट होते हैं। आय और व्यय लेखांकन सॉफ्टवेयर में संग्रहीत दो प्रकार के लेनदेन हैं। श्रेणियों के उदाहरणों में पेरोल लागत और कार्यालय आपूर्ति शामिल हैं। प्रकार और श्रेणी द्वारा दर्ज किए गए सभी लेनदेन की एक पूरी सूची को सामान्य खाता बही कहा जाता है।
प्रकार
लेखांकन सॉफ्टवेयर को आम तौर पर दो प्रकारों में वर्गीकृत किया जाता है। पहला प्रकार लेखा पेशेवरों के लिए अभिप्रेत है, जिनके पास सामान्य खाता बही की स्पष्ट समझ है। दूसरा प्रकार उन व्यवसाय स्वामियों के लिए है, जिनके पास बुनियादी लेखांकन ज्ञान के अलावा कुछ भी नहीं है। लेखांकन सॉफ्टवेयर भी उद्योग-विशिष्ट हो सकता है।
विशेषताएं
लेखांकन सॉफ्टवेयर उन मॉड्यूल में कार्यक्षमता को विभाजित करता है जो या तो सॉफ्टवेयर के मानक हैं या अलग से खरीदे जाते हैं। देय खाते और प्राप्य खाते दो मॉड्यूल के उदाहरण हैं जो आमतौर पर एक मानक लेखांकन पैकेज का हिस्सा होते हैं। पेरोल और इन्वेंट्री प्रबंधन अतिरिक्त मॉड्यूल के उदाहरण हैं जिन्हें आप अलग से खरीद सकते हैं। कुछ लेखांकन सॉफ़्टवेयर सीधे आपके व्यक्तिगत कंप्यूटर या नेटवर्क पर स्थापित किए जाते हैं, जबकि अन्य सॉफ़्टवेयर इंटरनेट का उपयोग करके एक्सेस किए जाते हैं।
विचार
लेखांकन सॉफ्टवेयर का चयन करते समय सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उस व्यक्ति का शिक्षा स्तर जो सॉफ्टवेयर का उपयोग करेगा। विचार करने के लिए अन्य महत्वपूर्ण चीजें कार्यक्षमता और लागत हैं। कुल निवेश लागत की गणना करते समय, रूपांतरण लागत, तकनीकी सहायता लागत और वार्षिक नवीनीकरण शुल्क की अनुमति देना न भूलें। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चुनते समय लर्निंग कर्व भी एक महत्वपूर्ण विचार है। टर्नओवर महंगा है और एक मजबूत सीखने की अवस्था के साथ सॉफ्टवेयर कारोबार लागत को नाटकीय रूप से बढ़ा सकता है।
लाभ
लेखांकन सॉफ्टवेयर अतिरेक को समाप्त करता है जो एक बार लेखांकन फ़ंक्शन में मौजूद था। उदाहरण के लिए, एक बार विक्रेता की जानकारी देय खातों में दर्ज हो जाने के बाद, उस विक्रेता को जारी किए गए कितने चेक की परवाह किए बिना, जानकारी को फिर से दर्ज नहीं करना पड़ता है। एक बटन के स्पर्श में, लेखांकन सॉफ़्टवेयर जटिल वित्तीय विवरण जैसे आय विवरण, बैलेंस शीट और नकदी प्रवाह का विवरण भी उत्पन्न कर सकता है।
विशेषज्ञ इनसाइट
कई सॉफ्टवेयर निर्माता अपने उत्पाद का परीक्षण संस्करण प्रदान करते हैं। दैनिक लेखांकन लेनदेन के परीक्षण मामले बनाएं और प्रत्येक परीक्षण संस्करण में उनका परीक्षण करें जो आप मानते हैं। यदि कोई परीक्षण संस्करण उपलब्ध नहीं है, तो लाइव प्रदर्शन के लिए बिक्री प्रतिनिधि से पूछें और उन्हें अपने परीक्षण मामलों के साथ प्रदान करें। ग्राहकों के संदर्भ के लिए निर्माताओं से पूछें, अधिमानतः आपके व्यवसाय की लाइन में।
