व्यापार पत्र लिखना मुश्किल हो सकता है। आप एक त्वरित पत्र बंद करने के लिए बैठते हैं और उछाल, आप अभिवादन में सही स्टम्प्ड हैं। एक व्यक्ति के पास लिखने के लिए पर्याप्त मुद्दे हैं यदि आप उस व्यक्ति का नाम या लिंग नहीं जानते हैं। जब आप कुछ लोगों को जोड़ते हैं, तो प्रश्न कई गुना बढ़ जाते हैं। आप कितने लोगों को लिख रहे हैं? दो, तीन या भीड़? क्या आप उन्हें नाम से जानते हैं? क्या वे आपके करीबी दोस्त हैं, या परिचित हैं? सौभाग्य से, इन सभी स्थितियों के लिए नियम और दिशानिर्देश हैं।
दो या तीन को लेखन
यदि आप दो या तीन लिख रहे हैं, तो यह एक आसान जवाब है: बस उनके नाम लिखें। यदि आप उन्हें अच्छी तरह से जानते हैं और पहले नाम के आधार पर हैं, तो आप उनके पहले नामों का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि "डियर विल, केंस्टन और पैट।"
यदि आप उन्हें अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, या आप सुनिश्चित नहीं हैं कि पहले नाम उपयुक्त होंगे, तो अधिक औपचारिकता का उपयोग करें: "प्रिय श्री मदर्स, सुश्री थॉम्पसन और सुश्री क्रम्प।" आम तौर पर, आप बहुत औपचारिक होने के लिए दोषपूर्ण नहीं होंगे, लेकिन यदि आप बहुत अधिक अनौपचारिक हैं, तो भौहें बढ़ेंगी।
एक समूह को लिखना
जब आप तीन से अधिक लोगों को लिख रहे होते हैं, तो नामों की वर्तनी बोझिल लगती है। लोग महसूस करते हैं कि वे सिर्फ एक लंबी सूची में से एक हैं। "प्रिय टीम" या "प्रिय साथियों" जैसे समूह शब्द का उपयोग करना बेहतर है। यह मजेदार है कि समूह के नामों की वर्तनी कैसे उन्हें भीड़ में से एक की तरह महसूस कर सकती है, लेकिन "प्रिय टीम" उन्हें ऐसा महसूस कराती है जैसे वे समूह के हैं; वे टीम का हिस्सा हैं। "प्रिय सहकर्मियों," आप उन्हें एक सहकर्मी, एक समान और एक मूल्यवान भागीदार होने के योग्य मानते हैं।
हालांकि, ऐसे लोगों के लिए लिखते समय "प्रिय सहकर्मियों" का उपयोग न करें, जो आपसे वरिष्ठ हैं। तकनीकी रूप से, वे आपके वरिष्ठ हैं, आपके सहयोगी नहीं। लेकिन अगर वे टीम में हैं, तो भी, "प्रिय टीम" अच्छा काम करेगी।
नाम कैसे रखे
यदि संभव हो तो नाम से लोगों को लिखें। उदाहरण के लिए, यदि कई लोगों ने किसी विषय के बारे में आपको लिखा है और आप वापस लिखना चाहते हैं, तो उनके नामों को खोजने और उनका उपयोग करने का प्रयास करें। यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, या आप किसी अन्य स्थिति में हैं, जहां आप किसी को प्रभावित करना चाहते हैं, तो उनके नामों का पता लगाने से पता चलता है कि आप अपनी नौकरी में अतिरिक्त प्रयास करेंगे, यदि किराए पर लिया गया हो। क्या आप कंपनी में किसी ऐसे व्यक्ति को जानते हैं जो मानव संसाधन कर्मियों के नाम का पता लगा सकता है?
एक अन्य विचार यह है कि संगठन की वेबसाइट पर जाएं और देखें कि क्या विभाग के निदेशक या प्रबंधक सूचीबद्ध हैं। यदि वह एकमात्र नाम है जिसे आप देखते हैं, तो आप पत्र को इस रूप में संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय श्री बर्न्स और सहयोगी" या "प्रिय श्री बर्न्स और चयन समिति के सदस्य।" यदि आपको विशिष्ट नाम नहीं मिलते हैं, तो "चयन समिति के प्रिय सदस्य" लिखना ठीक रहेगा। जबकि आप लिख सकते हैं, "प्रिय चयन समिति," के "सदस्यों को जोड़ने" यह एक विशेष स्पर्श देता है। "सदस्य" स्वीकार करते हैं कि आप उन्हें व्यक्तियों के रूप में देखते हैं, न कि केवल एक बड़ी अनाम समिति के रूप में।
चारों ओर लिंग हो रहा है
जॉन, मैरीन, वेन और डेज़ी जैसे नामों के साथ, उनके लिंग को बताना आसान है। अन्य नाम आपको अनुमान लगा सकते हैं, जैसे कि कैरी, एड्रियन, पैट, सैम, क्रिस, ड्रू और एलेक्स। कभी-कभी उनकी वर्तनी उन्हें दूर कर देती है। उदाहरण के लिए, एड्रियन आमतौर पर एक पुरुष है, जबकि एड्रिएन एक महिला है। लेकिन नाम वर्तनी के सामान्य नियमों की अवहेलना करते हैं, इसलिए यदि आप नहीं जानते हैं, तो ग्रहण न करें।
यदि आपको पता है कि कोई व्यक्ति प्रश्न में व्यक्ति को जान सकता है, तो आप यह पता लगाने में सक्षम हो सकते हैं। इसके अलावा, यह देखने के लिए वेबसाइट देखें कि क्या उस व्यक्ति के बारे में लिखा गया है या नहीं। नाम के लिए एक सामान्य इंटरनेट खोज भी जवाब दे सकती है। अगर यह सब लिंग के सवाल का जवाब नहीं देता है, तो यह "प्रिय क्रिस ट्रेनर" लिखने के लिए स्वीकार्य है।
किससे या नहीं
जबकि "किससे यह चिंता हो सकती है" कठोर और बहुत औपचारिक लगता है, यह अभी भी उपयोग करने के लिए एक स्वीकृत सलामी है जब आपके पास कोई सुराग नहीं है कि आप किसको लिख रहे हैं।
दूसरी ओर, "प्रिय सिरस" पुराना है। यह एक व्याकरणिक जाल है जो उन दिनों से बचा हुआ है जब व्यवसाय एक व्यक्ति का डोमेन था। "प्रिय सिरस" आज अनुचित है जब आपका पत्र एक महिला द्वारा बहुत अच्छी तरह से प्राप्त किया जा सकता है। "प्रिय सिरस या मैडम" कम से कम स्वीकार करता है कि एक महिला एक प्राप्तकर्ता हो सकती है, लेकिन यह अभी भी पुराने जमाने की आवाज़ लगती है। सबसे पहले, किसी को सर या मैडम के रूप में संबोधित नहीं किया जाता है, सिवाय शायद उनके बटलर या चाफ़र के। यदि आपके पास नाम नहीं हैं और उनके लिंग का कोई पता नहीं है, तो कुछ अलग करने की कोशिश करें, जैसे "अभिवादन" या "नमस्ते।" ये ध्वनि के अनुकूल हैं और लिंग के अनुकूल हैं।
ईमेल, बहुत में मैनर्स मैटर
सभी लेकिन सबसे औपचारिक मामलों में, यह पत्र भेजने के बजाय ईमेल पत्र भेजने के लिए स्वीकार्य है। कई नौकरी पोस्टिंग एक ईमेल उत्तर का सुझाव देती हैं। ईमेल संचार का एक अधिक सुकून भरा रूप है, लेकिन एक कवर पत्र के रूप में, व्याकरण और शिष्टाचार के नियम अभी भी लागू होते हैं। त्रुटियों और गलत वर्तनी पर ध्यान दिया जाएगा और आपको उनके द्वारा आंका जाएगा।
दो या तीन लोगों या एक समूह को लिखते समय समान दिशानिर्देश लागू होते हैं। हालांकि, एक ईमेल भेजते समय, ईमेल पते को "टू" फ़ील्ड के बजाय "बीसीसी" फ़ील्ड में रखना महत्वपूर्ण है। बहुत से लोग चाहते हैं कि उनका ईमेल पता सार्वजनिक ज्ञान न हो, खासकर जब यह इतना आसान है कि सभी को ईमेल की संपर्क जानकारी को सादे दृष्टि से अग्रेषित करना आसान है। "बीसीसी," जो "अंधा कार्बन कॉपी" के लिए खड़ा है, इसका मतलब है कि आप पते देख सकते हैं लेकिन अन्य प्राप्तकर्ता नहीं कर सकते।
