आप विभिन्न कारणों से एक अवांछित जांच पत्र लिख सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप नौकरी खोलने के बारे में पूछताछ करने वाली किसी कंपनी को पत्र लिख सकते हैं, या किसी अकादमिक लेख के लेखक को अपने काम में अनुभागों का उपयोग करने के लिए अधिक जानकारी या अनुमति मांग सकते हैं। अनचाही जांच पत्र अनिवार्य रूप से अवांछित नहीं हैं, लेकिन आपको जांच करने के लिए सामान्य प्रक्रियाओं और शिष्टाचार के नियमों का पालन करना चाहिए क्योंकि यह प्रतिक्रिया देने के लिए प्राप्तकर्ता के दिन से समय लगता है।
अपने मार्जिन को चारों तरफ से 1 इंच पर सेट करें। यह व्यावसायिक पत्रों के लिए मानक प्रारूप है। पेशेवर होना महत्वपूर्ण है क्योंकि इस पत्र को हल नहीं किया गया था, और आपको एक अच्छा पहला प्रभाव बनाने की आवश्यकता होगी।
अपनी लाइन स्पेसिंग को 1.0 पर सेट करें, जो कि सिंगल-स्पेस है। कई वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम्स में 1.15 का डिफॉल्ट लाइन स्पेस होता है।
फ़ॉन्ट को गारमोंड, टाइम्स न्यू रोमन, कम्ब्रिया या एक समान सेरिफ़ टाइपफेस में बदलें। सेरिफ़ टाइपफेस में "पैर," या ऊपर और नीचे के सेरिफ़ होते हैं जो प्रिंट किए गए पृष्ठ पर आँख को निर्देशित करने में मदद करते हैं। इन टाइपफेस को प्रिंट में उपयोग करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और वे एक पत्र में सबसे अधिक पेशेवर दिखते हैं।
अपना पता टाइप करें, अपने नाम के बिना। फिर, एक स्पेस छोड़ें और डेट टाइप करें। किसी अन्य स्थान को छोड़ दें और प्राप्तकर्ता का नाम, नौकरी का शीर्षक, कंपनी का नाम और पता टाइप करें, या "मानव संसाधन" टाइप करें यदि आप नौकरी के लिए अवांछित जांच कर रहे हैं और संपर्क व्यक्ति का नाम नहीं है।
टाइप करें "प्रिय (व्यक्ति का नाम):"। यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं, जैसा कि मानव संसाधन निदेशक के मामले में, "मानव संसाधन का प्रिय प्रमुख:" या "प्रिय महोदय या महोदया:" लिखें। दूसरी पंक्ति छोड़ें।
अपना परिचय दें और उस कारण को स्पष्ट करें जो आप लिख रहे हैं। अपनी इच्छित जानकारी के बारे में विशिष्ट रहें। यह प्राप्तकर्ता को आपके अनुरोध का बेहतर जवाब देने की अनुमति देगा।
प्रश्न या आइटम लिखें जिन्हें आपको सूची प्रारूप में आवश्यक है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि प्राप्तकर्ता किसी भी जानकारी को याद नहीं करता है।
यदि आप मेल द्वारा जांच भेज रहे हैं तो एक स्व-संबोधित, मुद्रांकित लिफाफा शामिल करें। यदि आप आइटम मेल करने के लिए कह रहे हैं, तो डाक के लिए प्राप्तकर्ता को क्षतिपूर्ति करने की पेशकश करें या कहें कि पैकेज कैश ऑन डिलीवरी (सीओडी) के माध्यम से भेजा जाए, जिस स्थिति में आप इसे भुगतान करते हैं।
उसके समय और परेशानी के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद दें। प्राप्तकर्ता को एक प्रोत्साहन प्रदान करें, जहां लागू हो, जैसे कि आपके लेख में उल्लेख किया गया है।
"साभार," टाइप करें और तीन लाइन स्पेस छोड़ें। फिर, अपना पूरा नाम लिखें। पत्र को प्रिंट करें और नीली या काली स्याही में अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर हस्ताक्षर करें।
टिप्स
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जब भी संभव हो, विभाग प्रमुख का नाम प्राप्त करने के लिए मानव संसाधन विभाग या अन्य लागू विभाग को कॉल करें। यदि आप नौकरी के शीर्षक के बजाय किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करते हैं, तो आपको उत्तर प्राप्त करने का एक बेहतर मौका मिलता है।
