कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप उनसे बचने की कितनी कोशिश करते हैं, संचार की बाधाएं कर्मचारियों, प्रबंधकों और ग्राहकों के बीच पॉप अप करेंगी। संचार की विफलता अनावश्यक देरी, हताशा और संभावित रूप से खोए हुए व्यवसाय का कारण बन सकती है। अच्छी खबर यह है कि आपके व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने के लिए संचार की बाधाओं को दूर करने के तरीके हैं।
व्यापार में संचार बाधाएं क्या हैं?
संचार बाधाओं को व्यापार में हर जगह पाया जा सकता है, ऊपर से नीचे तक मध्य प्रबंधन से बाहरी संबंधों तक। संचार ब्रेकडाउन संगठनात्मक रूप से होता है, जैसे कि जब टीम के सदस्यों को अलग-थलग किया जाता है, या व्यक्तिगत रूप से, जब कोई व्यक्ति गलत कहता है या उपेक्षा करता है कि दूसरा क्या कह रहा है। वे काम पर बहुत अधिक विक्षेप से उत्पन्न हो सकते हैं या किसी परियोजना के बारे में पर्याप्त स्पष्टता नहीं कर सकते हैं। संचार के सामान्य अवरोधों के कुछ उदाहरण आप अपने व्यवसाय में देख सकते हैं:
- व्याकुलता। यदि आप किसी वार्तालाप में उपस्थित नहीं होते हैं, तो इसके गलत परिणाम होने की संभावना है। चाहे कई रुकावटों से, मल्टीटास्किंग या अपनी अगली बैठक में भाग लेने से, विचलित होना संचार की एक बाधा है जो कई समस्याओं का कारण बन सकता है। यदि आप ध्यान केंद्रित करना सीखते हैं और पल में मौजूद रहते हैं, तो यह भी आसान है।
- बुरा प्रबंधन। जब कर्मचारी अपने प्रबंधकों को पसंद नहीं करते हैं या महसूस नहीं करते हैं कि वे उनसे खुलकर बात कर सकते हैं, तो संचार चैनल जल्दी से बंद हो जाते हैं। प्रबंधक जो प्रतिक्रिया देने में विफल रहते हैं, समस्याओं को नहीं सुनते हैं, संबंधित कंपनी के व्यवसाय के बारे में खुलकर बात नहीं कर सकते हैं या अपने कर्मचारियों के प्रश्न संचार के लिए बाधाएं नहीं पैदा करेंगे जो मौजूद नहीं हैं।
- बातचीत का अभाव। बेशक, संवाद करने का सबसे अच्छा तरीका बातचीत करना है। इन दिनों, हालांकि, लोगों को पाठ या ईमेल की संभावना अधिक होती है जब उनके पास चर्चा करने के लिए एक मुद्दा होता है। इस तरह की एकतरफा बातचीत से अक्सर गलतफहमी और गलतफहमी पैदा होती है और समय की बर्बादी हो सकती है। एक मुद्दा जिसे प्रत्यक्ष, 15-मिनट में सामना किया जा सकता है, इसके बजाय आमने-सामने बात एक दिन की चिंता-उत्प्रेरण मुद्रा बन जाती है जिसका कोई संकल्प नहीं है।
- वास्तविक बाधाएं। जब प्रबंधन खुद को बाकी कर्मचारियों की संख्या से इमारत की एक अलग मंजिल पर अलग कर देता है या काम की टीमों को अलग-अलग कार्यालयों को सौंपा जाता है, तो शारीरिक बाधाएं पैदा होती हैं जो खराब संचार की ओर ले जाती हैं।
- व्यक्तित्व का अंतर। संभावना है कि आपके पास अपने व्यवसाय के आसपास कई प्रकार के व्यक्तित्व हैं। इस बात का भी अच्छा मौका है कि उन व्यक्तित्वों में से कुछ केवल जाली नहीं रखते हैं और विभिन्न संचार शैलियाँ हैं, जो गलतफहमी, रूढ़िवादिता और चुप्पी का कारण बनती हैं।
- स्पष्टता की कमी। हितधारकों, ग्राहकों और कर्मचारियों के साथ काम करते समय, कंपनी की स्पष्ट नीतियों का होना महत्वपूर्ण है। ऐसा न करना अक्सर भ्रम और हताशा पैदा करता है जो लोगों को आपके साथ व्यापार नहीं करने के लिए प्रेरित करता है।
यदि आप अपने कार्यस्थल का आकलन करने के लिए कुछ समय लेते हैं, तो यह जानने के लिए कि लोग कैसे संवाद करते हैं, तो संभवतः आपको संचार के लिए अवरोधों के ये और अन्य सामान्य उदाहरण मिलेंगे। कुछ को दूसरों की तुलना में अधिक तेज़ी से हल किया जा सकता है, लेकिन उन सभी को आपकी टीम से इच्छुक भागीदारी और अच्छे संचार कौशल की आवश्यकता होती है।
संचार बाधाओं के उदाहरण
संचार के सभी अवरोध स्पष्ट नहीं हैं। ऐसा प्रतीत हो सकता है कि आप बातचीत कर रहे हैं और उत्पादक बन रहे हैं, लेकिन यह तब तक नहीं है जब तक आपको एहसास न हो कि वास्तव में कुछ भी पूरा नहीं हुआ है। यहां बताया गया है कि एक प्रबंधक के साथ एक टीम मीटिंग को संचार बाधाओं से कैसे रोका जा सकता है:
आगामी नेटवर्किंग इवेंट में जाने के लिए मैनेजर के साथ टीम सुबह 10:00 बजे मिलती है। टीम के सदस्य तुरंत पहुंचते हैं, लेकिन प्रबंधक से फोन पर बातचीत हो रही है। हर कोई अजीब तरह से कमरे में बैठता है, न जाने कब बातचीत खत्म हो जाएगी और बैठक वास्तव में कब शुरू होगी।
दस मिनट बाद, प्रबंधक कमरे में लोगों पर अपना ध्यान केंद्रित करता है और बैठक के लिए एक एजेंडा पूछता है। किसी के पास एक नहीं है, इसलिए किसी ने जल्दी से एक लिखने के लिए हाथापाई की। ऐसा करते समय, प्रबंधक एक अन्य फोन कॉल से विचलित हो जाता है, किसी को उसे किसी भी ऑफसाइट के साथ मिलने के लिए 15 मिनट में कार्यालय छोड़ने की आवश्यकता होती है। इसका परिणाम यह हुआ कि भरी सभा में लोग बहुत सारे सवाल नहीं पूछते क्योंकि वे अब उपलब्ध सीमित समय में अधिक से अधिक सामग्री को कवर करना चाहते हैं।
एक बार जब बैठक समाप्त हो जाती है और हर कोई अपने कार्यालयों में वापस आ जाता है, तो टीम को कुछ चीजों का एहसास हो सकता है: उन्होंने कुछ महत्वपूर्ण वस्तुओं को कवर नहीं किया, जिन पर चर्चा करने की आवश्यकता थी, उन्होंने प्रबंधक द्वारा घेरने और नजरअंदाज करने की कोशिश की जबकि उन्होंने क्या किया और वे बैठक से पहले आने वाली नेटवर्किंग घटना के लिए अपनी योजना में आगे नहीं थे। संचार में बाधाएं समय की बर्बादी और सभी शामिल उत्पादकता के लिए कमी थी।
संचार के लिए अन्य बाधाएं कम होती हैं, जैसे कि टीम का सदस्य जो आपको बिना कारण बताए आपके असाइनमेंट की समय सीमा को याद करता रहता है या वह प्रबंधक जो हर बार आपके फोन पर बातचीत करने और बातचीत करने की कोशिश करता है। यह संगठनात्मक लालफीताशाही हो सकती है जो नए विचारों को वास्तव में फलने-फूलने या व्यापार में विभिन्न स्तरों के श्रमिकों के बीच अंतःशिरा सामाजिकता की कमी से बचाती है।
बाहरी संचार समस्याएँ
यदि आप एक ऐसे व्यवसाय में हैं जो ग्राहकों की सेवा करता है, तो बाहरी संचार महत्वपूर्ण हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप स्पष्ट रूप से विज्ञापन नहीं देते हैं कि बिक्री मूल्य कितनी देर तक प्रभाव में रहते हैं, तो आप अनियमित ग्राहकों से आग्रह कर सकते हैं कि वे केवल वही भुगतान करें जो बिक्री मूल्य एक महीने बाद है। यदि आप अपनी वेबसाइट पर ग्राहक सेवा की जानकारी प्रदान करते हैं, लेकिन अपने ग्राहक सेवा विभाग से संपर्क करने का कोई सीधा तरीका नहीं है, तो आप एक शिकायत के बजाय अपने सोशल मीडिया पेजों पर सार्वजनिक शिकायतों के साथ समाप्त हो सकते हैं, जिन्हें जल्दी और निजी रूप से नियंत्रित किया जा सकता था।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि संचार के लिए बाधाएं स्पष्ट या सूक्ष्म हैं, वे एक व्यवसाय को सफल होने में मदद करने के लिए कुछ भी नहीं करते हैं। वास्तव में, वे बहुत अधिक समस्याओं का कारण बन सकते हैं जो आप अनुमान लगाते हैं।
संचार बाधाओं के पतन
आप सोच सकते हैं कि आपको अपने व्यवसाय पर संचार पर काम करने में समय बिताने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन संचार समस्याओं की अनदेखी करने के कई परिणाम हैं। संचार में बाधाएं निराश कर्मचारियों और ग्राहकों को ले जाती हैं जो ऐसा महसूस नहीं करते कि उन्हें सुना जा रहा है। जब ऐसा होता है, तो कर्मचारी कम प्रेरित होते हैं, जिससे उत्पादकता, रचनात्मकता और नवीनता की कमी होती है। प्रभावी ढंग से ग्राहकों और ग्राहकों के साथ संवाद करने में विफलता भी खो व्यापार को जन्म दे सकती है।
यदि कर्मचारियों को यह महसूस नहीं होता है कि वे क्या कहते हैं या कोई प्रभाव पड़ता है, तो वे पूरी तरह से बात करना बंद कर सकते हैं और कुछ गलत होने पर या जब कोई समय सीमा समाप्त होने जा रही है तो संवाद नहीं करेंगे। यह अक्षमता, गलतियों और एक कंपनी संस्कृति का परिणाम है जो टीम वर्क के बजाय अलगाव को प्रोत्साहित करता है।
जब लोगों को ऐसा महसूस होता है कि उनके पास संचार करने के लिए खुले चैनल हैं, तो कई बंद हो जाते हैं और बस अपनी नौकरी की गति से गुजरते हैं। यह संभवत: वह नहीं है जो आप अपनी कंपनी में करना चाहते हैं, यही कारण है कि आपके कर्मचारियों और बाहरी ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों के बीच अच्छे संचार को प्राथमिकता देना आवश्यक है।
संचार बाधाओं को कैसे दूर किया जाए
संचार बाधाओं को दूर करने का सबसे अच्छा तरीका उन्हें पहले स्थान पर रोकना है। यह आपके व्यवसाय के लिए एक स्पष्ट रूप से परिभाषित नीति निर्धारित करके किया जाता है जो संचार को प्रोत्साहित करता है। यह मुद्दों और परियोजनाओं या एक अधिक जटिल पदानुक्रम को संबोधित करने के लिए एक छोटी सुबह की बैठक सेट करने के रूप में सरल हो सकता है जो किसी समस्या के होने पर बात करने के लिए किसको सेट करता है। इस तरह, हर कोई जानता है कि उनके पास सुनने का मौका है।
इस संचार नीति को सभी नई पट्टियों के साथ लिखा और समीक्षा किया जाना चाहिए, साथ ही साथ वर्तमान प्रौद्योगिकी और कंपनी प्रथाओं को प्रतिबिंबित करने के लिए नियमित रूप से समीक्षा और अद्यतन किया जाना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो संचार कौशल में प्रशिक्षण और आपकी विशिष्ट संचार नीतियां उपयोगी हो सकती हैं, खासकर उन लोगों के लिए जो सर्वश्रेष्ठ संचारक नहीं हैं।
यहां तक कि जब लोग जानते हैं कि उनके पास सुनने के लिए एक आउटलेट है, तब भी कर्मचारियों के लिए कंपनी में संचार में सुधार करने में सक्रिय रूप से भाग लेना महत्वपूर्ण है। अपने कर्मचारियों को इसके लिए प्रोत्साहित करें:
- व्यक्ति में बात करें। जब संभव हो, व्यक्तिगत रूप से बातचीत करें। इस तरह से टोन या अर्थ के बारे में कोई भ्रम नहीं है। अगर वहाँ है, तो निराशाओं और गलतफहमी को दूर करते हुए, इससे तुरंत निपटा जा सकता है। कर्मचारियों को फोन लेने के लिए प्रोत्साहित करें और बात करें कि क्या वे व्यक्ति में नहीं मिल सकते हैं, खासकर अगर समस्या जटिल है। केवल ईमेल और पाठ का उपयोग करें जब यह एक अंतिम उपाय या त्वरित प्रश्न के लिए हो।
- विक्षेप को सीमित करें। वार्तालाप में बात करने और सुनने दोनों की आवश्यकता होती है। सुनिश्चित करें कि आप वास्तव में रुकावट को सीमित करके सुन रहे हैं, अपना फोन नीचे रख रहे हैं और इस पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं कि दूसरा व्यक्ति क्या कह रहा है। यह संचार बाधाओं को दूर करने और दूसरे व्यक्ति को सुनने और मूल्यवान महसूस करने में मदद करेगा। व्यवहार व्यक्ति में या फोन पर सीमित होना चाहिए।
- एक खुली दरवाजा नीति है। एक खुली दरवाजा नीति को प्रोत्साहित करें ताकि लोगों को पता हो कि वे किसी भी समय प्रबंधकों या अन्य टीमों से बात कर सकते हैं। इस नीति को हितधारकों और ग्राहकों तक विस्तारित किया जाना चाहिए, जिन्हें यह महसूस करना चाहिए कि वे आपकी कंपनी में किसी उपयुक्त व्यक्ति तक कभी भी पहुंच सकते हैं, जब भी उनके पास कोई मुद्दा या चिंता है।
- सामाजिक अवसर पैदा करें। लोगों को उन लोगों के साथ जुड़ने की अधिक संभावना है जिन्हें वे जानते हैं। आपकी कंपनी के भीतर सामाजिक अवसरों का निर्माण और बाहरी ग्राहकों के लिए नेटवर्किंग की घटनाओं से लोगों को एक-दूसरे को जानने और संचार की लाइनें खोलने में मदद मिल सकती है। एक बार लोगों से मिलने और बातचीत करने के बाद, वे भविष्य में बात करने में अधिक सहज महसूस करेंगे।
- इसे सरल रखें। संचार के लिए एक और सामान्य बाधा एक अच्छा प्रभाव बनाने की कोशिश कर रही है। वास्तविक बने रहें। व्यक्तिगत कहानियों और स्पष्ट, संक्षिप्त भाषा के बदले में शब्दजाल या औपचारिक शब्दावली को खोदें। दोस्ताना, गर्म और वास्तविक रहें। यदि यह एक पेशेवर संबंध है, तो अपनी सीमाओं को बनाए रखें, जबकि अभी भी मुद्दे पर संवेदनशील बने हुए हैं।
- पुष्टि हो। अन्य लोगों के अनुभवों को स्वीकार करना और तदनुसार प्रतिक्रिया देना महत्वपूर्ण है। बॉडी लैंग्वेज और इमोशन के लिए देखें और साथ ही साथ शब्दों का आदान-प्रदान करें। आपके द्वारा प्राप्त की जाने वाली जानकारी और उससे उत्पन्न होने वाली भावनाओं के प्रति सम्मान रखें। प्रश्न पूछें, सकारात्मक रहें और जब आप कर सकते हैं तब सहायक और सहायक प्रतिक्रिया प्रदान करें।
- संस्कृति पर विचार करें। विभिन्न संस्कृतियों के साथ जुड़े हुए भाव, हावभाव और धार्मिक और राजनीतिक विश्वास के प्रति सचेत रहें क्योंकि आप ऐसा संदेश देते हैं ताकि आपका संदेश गलत न हो। निष्कर्ष पर कूदने से पहले सांस्कृतिक समूहों के बारे में किसी भी सामान्यीकरण और रूढ़ियों की जांच करना भी महत्वपूर्ण है। संस्कृति के कारण लोग कैसे सोचते हैं, प्रतिक्रिया करते हैं और देखते हैं कि दुनिया अलग-अलग हो सकती है।
- को प्राथमिकता दें। सूचना डंप करने के बजाय केवल उन सूचनाओं पर ध्यान दें जिन्हें आप बताना चाहते हैं। एक बार में बहुत अधिक जानकारी से श्रोता अभिभूत हो सकता है, जिसके परिणामस्वरूप निष्क्रियता हो सकती है। केवल प्रासंगिक जानकारी प्रस्तुत करके, आप और अधिक स्पष्ट रूप से संवाद करते हैं कि प्राप्तकर्ता को क्या करना है और क्या करने की आवश्यकता है।
- अपनी बॉडी लैंग्वेज को ठीक करें। संचार केवल शब्दों से नहीं आता है। यह आपके शरीर से भी आता है। जब आप किसी के साथ बातचीत करते हैं तो आप कैसे बैठते और चलते हैं, यह कभी-कभी कहे जाने वाले शब्दों से बहुत अधिक होता है। आंखों से संपर्क बनाना और उचित अशाब्दिक इशारों का उपयोग करना एक लंबा रास्ता तय करता है। किसी से बात करने से रोकने के लिए परेशान, तनावग्रस्त या विचलित दिखने से बचें।
कुछ स्पष्ट रूप से परिभाषित नीतियों, प्रशिक्षण और अभ्यास के साथ, आप संचार बाधाओं को अपने व्यवसाय को धीमा करने से रोक सकते हैं, जिससे दक्षता में वृद्धि होगी।
