एक प्रक्रिया विवरण एक स्थापित नीति के अनुपालन या कार्य की एक इकाई को पूरा करने के उद्देश्य, गुंजाइश और निर्धारित तरीके को संक्षेप में प्रस्तुत करता है। जैसा कि पहले चरण के अनुक्रम की कठोरता और जटिलता द्वारा मांग की गई है, एक प्रक्रिया कथन एक वाक्य से लेकर कई खंडों या पैराग्राफों तक हो सकता है।
एक प्रक्रिया विवरण के रूप में एक प्रक्रिया के प्रदर्शन से संबंधित जानकारी का एक सारांश है, यह प्रक्रिया को अंतिम रूप देने के बाद तक नहीं लिखा जाना चाहिए।
प्रक्रिया की गुंजाइश और जटिलता निर्धारित करें
पूर्ण प्रक्रिया की समीक्षा करें; सामग्री सटीकता और पूर्णता सुनिश्चित करें।
प्रक्रिया प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार सभी विभागीय कर्मियों की पहचान करें।
प्रक्रिया की निगरानी और प्रवर्तन के लिए जिम्मेदार सभी विभागीय कर्मियों की पहचान करें।
सभी प्रदर्शन - चित्र, आरेख, प्रपत्र, कंप्यूटर स्क्रीन, रिपोर्ट, आदि की पहचान करें - प्रक्रिया में उपयोग किया जाता है।
प्रक्रिया में उपयोग किए गए सभी असामान्य या विशेष शब्दों को पहचानें।
प्रक्रिया के प्राथमिक उद्देश्यों और परिणामों को पहचानें।
ड्राफ्ट प्रक्रिया विवरण
प्रक्रिया की पहचान करें; नाम या शीर्षक प्रदान करें जो प्रक्रिया सामग्री या उपयोग का सूचक है (जैसे, "ग्राहक शिकायतों को संभालना")।
कार्य उद्देश्य और इच्छित दर्शकों का वर्णन करें, प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार विशिष्ट नौकरी खिताब।
उदाहरण: इस प्रक्रिया में ग्राहक सेवा विभाग के प्रतिनिधियों और पर्यवेक्षकों के लिए MS-CRM प्रणाली का उपयोग करके ग्राहकों की शिकायतों को रिकॉर्ड करने, ट्रैक करने और हल करने के निर्देश हैं।
PURPOSE ग्राहक सेवा विभाग के प्रतिनिधि और एमएस-सीआरएम सिस्टम का उपयोग करके ग्राहकों की शिकायतों की रिकॉर्डिंग, ट्रैकिंग और समाधान के लिए मानक अभ्यास का पर्यवेक्षण करना।
नाम से सूची और प्रकटन के क्रम में प्रत्येक प्रदर्शन प्रक्रिया में पाया जाता है। उदाहरण के लिए:
परीक्षाएँ: चित्र 1: MS-CRM लोगन स्क्रीन चित्र 2: MS-CRM शिकायत रिकॉर्ड स्क्रीन चित्र 3: MS-CRM शिकायत इतिहास रिपोर्ट
वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध करें और प्रक्रिया में पाए जाने वाले प्रत्येक अद्वितीय या विशेष शब्द को परिभाषित करें। उदाहरण के लिए:
GLOSSARY Assignee: कानूनी विभाग प्रतिनिधि जिसे शिकायत सौंपी गई है। CCID: ग्राहक की शिकायत की पहचान करने वाला विशिष्ट नौ अंकों का नंबर। EXT: कोड आइटम वापसी अनुग्रह अवधि का संकेत देता है।
कार्य शीर्षक से वर्णमाला के क्रम में सूची, सभी कार्य प्रभावित या प्रक्रिया से प्रभावित होते हैं, जिसमें कार्य किया जाता है। उदाहरण के लिए:
रोल्स और परिणाम 1. ग्राहक सेवा प्रबंधक: प्रक्रिया विकास, रखरखाव और अनुमोदन का निरीक्षण करता है। 2. ग्राहक सेवा प्रतिनिधि: कार्य प्रक्रियाओं को ध्यान में रखते हुए करता है। 3. ग्राहक सेवा पर्यवेक्षक: वितरण प्रक्रिया; प्रवर्तन और प्रशिक्षण की देखरेख करता है।
टिप्स
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शब्दशक्ति को खत्म करने के लिए सक्रिय आवाज लेखन शैली का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, लिखने के बजाय "इस प्रक्रिया का उद्देश्य वर्णन करना है …." या "इस प्रक्रिया का वर्णन करने का इरादा है …," इस प्रक्रिया का वर्णन करता है … "लिखें।"
चेतावनी
प्रक्रिया विवरण के लिए एक मानक टेम्पलेट पहले से ही होना चाहिए। यदि नहीं, तो एक को यह सुनिश्चित करने के लिए विकसित किया जाना चाहिए कि सभी प्रक्रिया विवरण समान हैं "देखो और महसूस करो।"
