कार्यकारी गोल्फ कोर्स की तरह, जो छोटे होते हैं और पारंपरिक पाठ्यक्रमों की तुलना में कम समय लेते हैं, एक कार्यकारी सारांश आपके द्वारा लिखी गई लंबी रिपोर्ट का संक्षिप्त रूप है। इसका मतलब यह नहीं है कि यह किसी भी कम महत्वपूर्ण है, हालांकि। सबसे प्रभावी होने के लिए, इसे एक विशिष्ट कार्यकारी सारांश प्रारूप का पालन करना चाहिए। आपका कार्यकारी सारांश उन लोगों द्वारा पढ़ा जाएगा जिनके पास बहुत समय उपलब्ध नहीं है। उन्हें अपना ध्यान खींचने और उन सभी महत्वपूर्ण बिंदुओं के माध्यम से पकड़ने की जरूरत है जो आप उन्हें जानना चाहते हैं और जब वे कर रहे हैं, तो अधिक सुनने के लिए उत्साहित रहें।
कार्यकारी सारांश परिभाषा
एक कार्यकारी सारांश आपके द्वारा लिखे गए किसी भी महत्वपूर्ण दस्तावेज का लघु संस्करण है। जैसे, यह आपकी रिपोर्ट में सब कुछ पर छूना चाहिए। आपके मुख्य, बड़े दस्तावेज़ की तरह, कार्यकारी सारांश औपचारिक है क्योंकि यह औपचारिक रिपोर्टों के साथ है। इसे तीसरे व्यक्ति में लिखा जाना चाहिए जैसे कि कोई आपके व्यवसाय के बारे में दूसरों को बता रहा है। केवल एक-से-तीन पृष्ठों में, आपको यह समझाने की आवश्यकता है कि आपका व्यवसाय क्या करता है, इसका लक्षित बाजार कौन है और आपका व्यवसाय अपनी तरह के अन्य व्यवसायों से कैसे बेहतर है।
हालांकि, एक कार्यकारी सारांश बहुत अधिक बिक्री-उन्मुख नहीं होना चाहिए। यह एक मार्केटिंग पीस नहीं है। टोन की जानकारी रखें, लेकिन तथ्यों को बढ़ा-चढ़ाकर न बताएं। कार्यकारी सारांश को अपने दम पर खड़ा करने में सक्षम होना चाहिए ताकि, इसे पढ़ने के बाद, पाठक के पास एक पूर्ण, हालांकि छोटा, आपके व्यवसाय की तस्वीर और रिपोर्ट का उद्देश्य होगा।
एक कार्यकारी सारांश का उपयोग कब करें
किसी भी औपचारिक रिपोर्ट के लिए एक कार्यकारी सारांश लिखना, आपकी लंबी रिपोर्ट को अंततः पढ़ने के लिए एक स्मार्ट रणनीति है। हालांकि इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हमेशा एक की जरूरत है। आप एक बजट पर काम करने में दिन बिता सकते हैं, जो निश्चित रूप से महत्वपूर्ण है और इसे औपचारिक माना जा सकता है। लेकिन आपको इसके साथ एक कार्यकारी सारांश की आवश्यकता नहीं है। कार्यकारी सारांश जटिल, लंबे दस्तावेजों के लिए हैं जो लोग पूरी तरह से नहीं पढ़ सकते हैं।
निवेशकों को आकर्षित करने, ऋण प्राप्त करने या भागीदारी को प्रोत्साहित करने के लिए लिखी जाने वाली रिपोर्टें अक्सर लंबी होती हैं। इससे पहले कि कोई भी व्यक्ति, बैंक या उद्यम पूंजीपति आपके साथ निवेश या साझेदार करने के लिए सहमत होगा, वे आपके व्यवसाय के बारे में सब कुछ जानना चाहेंगे। इसके लिए आपसे एक लम्बा दस्तावेज़ चाहिए। लेकिन उनके पास अपनी डेस्क को पार करने वाली हर लंबी रिपोर्ट को पढ़ने का समय नहीं है।
वे कार्यकारी सारांश को स्कैन करेंगे, हालांकि। यदि यह दिलचस्प लगता है और समझने में आसान है, तो वे पूरे सारांश को पढ़ेंगे। इसे पढ़ने के बाद, उन्हें आपके व्यवसाय, आपके लक्ष्यों और आप उनसे क्या पूछ रहे हैं, का पूरा स्नैपशॉट होना चाहिए। फिर, वे रिपोर्ट के पन्नों को देख सकते हैं जो कि उनकी रुचि को पकड़े हुए फुलर संस्करण के लिए है।
कार्यकारी सारांश टेम्पलेट
कार्यकारी सारांश को आपकी बड़ी रिपोर्ट के आदेश का पालन करना चाहिए। यह प्रारूप पाठकों को उन जानकारियों को खोजना आसान बनाता है, जिनके बारे में वे और अधिक जानने में रुचि रखते हैं। एक नमूना कार्यकारी सारांश टेम्पलेट का पालन करना है:
रिपोर्ट का उद्देश्य: यह एक वाक्य या एक छोटा पैराग्राफ हो सकता है।
कंपनी विवरण: पूर्ण कंपनी का नाम, कंपनी का उद्देश्य, संक्षिप्त इतिहास (यानी 2017 में…) के लिए और व्यवसाय के लिए क्या जाना जाता है।
लक्षित बाजार: अब आपके उत्पादों या सेवाओं का उपयोग कौन करता है, और आप भविष्य में उनका उपयोग करना चाहते हैं।
कंपनी का संगठन: C- स्तर और टीम के अन्य सदस्यों का संक्षिप्त विवरण इस रिपोर्ट का अभिन्न अंग है।
उत्पादों या सेवाओं का विवरण: उत्पाद लाइनों या सेवा श्रेणियों की संक्षिप्त रूपरेखा। प्रमुख, प्रसिद्ध या सबसे लाभदायक उत्पादों या सेवाओं को हाइलाइट करें। नए उत्पादों या उन विचारों का वर्णन करें जिन्हें आप पेश करना चाहते हैं यदि कोई लक्ष्य है या वित्तपोषण का अनुरोध करना है।
विपणन के प्रयास: आप कंपनी का विपणन कैसे कर रहे हैं, इसका सारांश, विज्ञापन, पीआर, ईवेंट और बिक्री टीम जैसे सभी रास्ते शामिल हैं। जिसे आप बदलना या बढ़ाना चाहते हैं।
समस्याएं / समाधान: समस्याओं का अवलोकन, अब तक के समाधान और धन के बाद प्रस्तावित समाधान।
वित्तीय स्नैपशॉट: धन, प्रत्याशित वृद्धि और दीर्घकालिक लक्ष्यों के साथ आपकी वर्तमान वित्तीय स्थिति और भविष्य के अनुमानों का विवरण।
लपेटें: संक्षेप में, कुछ वाक्यों में, रिपोर्ट से निष्कर्ष।
बाहरी राय प्राप्त करें
व्याकरण, टाइपो, अन्य त्रुटियों और समग्र स्पष्टता के लिए अपने कार्यकारी सारांश को प्रमाणित करने के लिए, अन्य व्यावसायिक लोगों से पूछें, जिनकी राय आप महत्व देते हैं। किसी भी सलाह के लिए पूछें कि उन्हें इसे बेहतर बनाना है। एक खुला दिमाग रखें और व्यक्तिगत रूप से सलाह या आलोचना न करें।
विशिष्ट उद्देश्यों के लिए संशोधन
विभिन्न उद्देश्यों के लिए कार्यकारी सारांश के थोड़ा अलग संस्करण होने पर विचार करें। निवेशकों के लिए, इस बात पर ध्यान दें कि आपकी कंपनी में निवेश करना क्यों उचित होगा। ऋणों के लिए, पिछले ऋणों और आपकी साख के साथ आपने जो पूरा किया है, उसके बारे में अधिक बात करें। संभावित भागीदारों के लिए, ध्यान दें कि आप दोनों एक साथ क्या पूरा कर सकते हैं।
