शायद कार्यकारी सारांश बनाने से जुड़ी सबसे बड़ी चुनौती यह है कि जब आप बहुत कुछ कहना चाहते हैं तो इसे कम रखा जा रहा है।सारांश के पीछे का विचार आपके पाठक को विवरणों से अभिभूत करने के लिए नहीं है बल्कि आपकी परियोजना या प्रस्ताव को बेचने से पहले वह लंबी रिपोर्ट पढ़ना शुरू करता है। यह एक संक्षिप्त दस्तावेज़ पर बहुत अधिक महत्व रखता है, और कभी-कभी दृश्य अपील आपके वास्तविक शब्दों के रूप में ज्यादा गिन सकती है।
यह तय करना कि आपको सारांश की आवश्यकता है या नहीं
आपकी परियोजना को कार्यकारी सारांश की आवश्यकता नहीं हो सकती है। यदि आपको कोई प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए आमंत्रित किया गया है, तो प्रस्ताव के अनुरोध से संकेत मिल सकता है कि सारांश आवश्यक नहीं है। यदि यह एक सारांश पूछता है, तो यह विस्तृत हो सकता है कि आपको क्या शामिल करना चाहिए और इससे प्रारूपण और लेखन बहुत आसान हो जाएगा।
लंबाई का निर्धारण
इससे पहले कि आप लिखना और प्रारूपित करना शुरू करें, इससे आपको यह पता लगाने में मदद मिलती है कि आपके प्रमुख बिंदुओं को प्राप्त करने के लिए आपके पास कितने पृष्ठ हैं। कोलोराडो राज्य विश्वविद्यालय सलाह देता है कि एक सारांश आपकी पूरी रिपोर्ट या प्रस्ताव की लंबाई का 10 पेज या 10 प्रतिशत से अधिक नहीं होना चाहिए। लेकिन टेक्सास ए एंड एम विश्वविद्यालय आपके प्रस्ताव या रिपोर्ट के 5 प्रतिशत से अधिक नहीं होने की सलाह देता है। यह आपके प्रोजेक्ट की प्रकृति पर कुछ हद तक निर्भर करेगा, लेकिन आपकी रिपोर्ट के कुल पन्नों को टाल देता है और 5 से 10 प्रतिशत के बीच कहीं आने की योजना बनाता है।
आयोजन सामग्री
यदि आपके पास काम करने के लिए 10 से कम पृष्ठ हैं, तो सर्वोत्तम प्रभाव के लिए आपकी जानकारी को व्यवस्थित करना सर्वोपरि है। अपनी रिपोर्ट या प्रस्ताव के उद्देश्य की व्याख्या करते हुए एक परिचय के साथ शुरू करें। अपने परिचय में उठाए गए मुद्दों पर अपने उद्देश्य या समाधान की व्याख्या करने के लिए वहाँ से हटें। यदि उचित हो, तो अपने उद्देश्यों का समर्थन करने वाले शोध निष्कर्षों के लिए एक अनुभाग समर्पित करें। बताएं कि आप अपनी परियोजना को कैसे लागू करने जा रहे हैं। यदि इसमें कई चरण शामिल हैं, तो उन्हें बुलेट बिंदुओं के साथ तोड़ दें। फिर अपनी सिफारिशें करें और एक संक्षिप्त बिक्री पिच के साथ लपेटें।
स्वरूपण सामग्री
यद्यपि आपके सारांश की लंबाई महत्वपूर्ण है, अपने प्रोजेक्ट के लक्ष्य को घर ले जाने के प्रयास में जितना संभव हो सके उतने शब्दों को अपने पृष्ठों में रटने के प्रलोभन से बचें। अपने पाठक को अभिभूत करने के लिए पर्याप्त सफेद स्थान न छोड़ें, जब वह पहली बार सारांश को देखता है - शब्दों के साथ crammed पृष्ठ कठिन हो सकता है। हेडर और बुलेट बिंदुओं से टूटे हुए छोटे पैराग्राफ का उपयोग करें। प्रत्येक अनुभाग में एक से अधिक पैराग्राफ शामिल न करने का प्रयास करें। प्रत्येक शीर्ष लेख के अलावा, आप एक संदर्भ शामिल कर सकते हैं कि आपकी रिपोर्ट के किन पृष्ठों में उस अनुभाग के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी है, जो उस अनुभाग पर चर्चा करता है। अपनी संपर्क जानकारी को सबसे अंत में शामिल करें - यदि आपका पाठक आपसे तुरंत संपर्क करना चाहता है, तो आप नहीं चाहते कि उसे इस जानकारी के लिए आपकी रिपोर्ट के माध्यम से खुदाई करनी पड़े। आप इसे केंद्र में रख सकते हैं ताकि यह बाहर खड़ा हो।
