क्रय आदेश प्रपत्र आपूर्ति, उपकरण या सामग्री भेजने के लिए एक कंपनी से दूसरी कंपनी के लिए एक अनुरोध है। एक खरीद ऑर्डर फॉर्म एक कानूनी दस्तावेज है जो खरीदार और विक्रेता दोनों को बचाता है। एक खरीद ऑर्डर फॉर्म उन नियमों और शर्तों को इंगित करता है, जिनके तहत किसी उत्पाद को खरीदने वाली कंपनी तक पहुंचाया जाएगा। खरीद आदेश प्रपत्र मैन्युअल रूप से या कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर के साथ बनाए जा सकते हैं। खरीद ऑर्डर फॉर्म बनाने के लिए कोई सेट टेम्प्लेट या मानकीकृत तरीका नहीं है, लेकिन ऐसे विशिष्ट तत्व हैं जिन्हें शामिल किया जाना चाहिए। यहां खरीदारी ऑर्डर फॉर्म को मैन्युअल रूप से बनाने का तरीका बताया गया है।
क्रय आदेश प्रपत्र बनाना
अपने खरीद ऑर्डर फॉर्म के लिए एक शीर्षक बनाएं। उस विक्रेता का नाम सूचीबद्ध करें जिसे आप खरीद ऑर्डर फॉर्म के शीर्ष से सामान खरीद रहे हैं। विक्रेता की सभी संपर्क जानकारी, जैसे फ़ोन नंबर, ईमेल पते और विक्रेता का भौतिक पता शामिल करें।
अपनी कंपनी के वेंडर से जो आइटम खरीदना चाहते हैं, उन्हें सूचीबद्ध करें। मात्रा को बाएं मार्जिन में दर्ज किया जाना चाहिए, उसके बाद उत्पाद का नाम या विवरण। यह आपको और आपके विक्रेता को आंशिक शिपमेंट जैसे मुद्दों से निपटने से बचाता है।
क्रय आदेश फ़ॉर्म पर स्पष्ट रूप से भुगतान की शर्तें लिखें। अधिकांश विक्रेता आपकी आपूर्ति प्राप्त करने के समय से 30 दिनों या उससे कम समय में भुगतान की उम्मीद करते हैं। यदि विक्रेता आपको जल्दी भुगतान करने के लिए छूट प्रदान करता है, तो खरीद आदेश फॉर्म पर छूट का लाभ लेने के लिए समय सीमा निर्धारित करें। यह भुगतान के मुद्दों के संबंध में भ्रम को रोकता है।
आइटम विवरण के दाईं ओर आपके द्वारा अनुरोधित प्रत्येक आइटम की कीमत की सूची बनाएं। मूल्य प्रति यूनिट के आधार पर सूचीबद्ध किया जाना चाहिए, और आदेशित मात्रा से गुणा किया जाना चाहिए। यदि आप $ 1.00 पर 4 विगेट्स ऑर्डर करते हैं, तो विजेट्स की आपकी कुल लागत $ 4 के बराबर होती है। अपने खरीद आदेश के उप-कुल की गणना करने के लिए प्रत्येक पंक्ति वस्तु का कुल जोड़ दें।
क्रय आदेश प्रपत्र पर वितरण की विधि इंगित करें। कुछ मामलों में, आप व्यक्तिगत रूप से अपना आदेश देंगे, या इसे आपके व्यवसाय के स्थान पर भेज दिया जा सकता है। यदि आपका ऑर्डर भेज दिया जाता है, तो आपके माल को शिप करने के लिए उपयोग किए जा रहे वाहक को इंगित किया जाना चाहिए।
