यदि आप एक व्यवसाय के मालिक हैं, तो आपको क्रेडिट पर आपूर्ति खरीदने की क्षमता की आवश्यकता है। ऐसा करने का एकमात्र तरीका एक खरीद आदेश प्रस्तुत करना है जो इंगित करता है कि कौन खरीद को मंजूरी देता है। खरीद आदेश के बिना, आप अपने नकदी प्रवाह में कटौती करने या अपने ऋण को बढ़ाने का जोखिम उठाते हैं क्योंकि आपको नकदी या क्रेडिट के साथ खरीदारी करनी होगी। खरीदारी ऑर्डर बनाने से आप 90-दिवसीय विंडो में भुगतान कर सकते हैं। यह लचीलापन आपको व्यवसाय में बने रहने में मदद करता है।
अपने पसंदीदा दस्तावेज़ संपादन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके एक नया दस्तावेज़ खोलें। एमएस वर्ड, एमएस एक्सेल, पीच ट्री अकाउंटिंग या क्विकबुक में खरीद ऑर्डर बनाने के लिए उपकरण होते हैं। यदि आप एक मुफ्त विकल्प चाहते हैं, तो Google डॉक्स आपको अपने ऑनलाइन वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करने की अनुमति देता है, और Open Office.org MS Office उत्पादों के लिए मुफ्त विकल्प प्रदान करता है।
दस्तावेज़ के ऊपरी बाएँ कोने में अपनी कंपनी का नाम, पता, फ़ोन नंबर, फ़ैक्स नंबर और ई-मेल पता टाइप करें। यदि आपके पास एक लोगो है, तो इसे आयात करें और इसे अपनी कंपनी के नाम और पते के बाईं ओर स्थित करें। आपके पते की जानकारी के नीचे की पंक्ति में, अपनी खुदरा बिक्री कर संख्या शामिल करें, ताकि आप कुछ प्रकार की व्यावसायिक आपूर्ति के लिए बिक्री-कर छूट के लिए गुणवत्ता कर सकें।
"खरीद आदेश" लिखकर खरीद आदेश संख्या के लिए एक स्थान बनाएं **** दस्तावेज़ के ऊपरी मध्य भाग में ____ "। जब आप सामान खरीदने के लिए अपने खरीद आदेश का उपयोग करते हैं, तो इस स्थान पर एक नंबर असाइन करें, ताकि यह कुछ ऐसा दिखे" खरीद आदेश 00012। यदि आप क्विकबुक या पीच ट्री में काम करते हैं, तो सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से एक निरंतर संख्या निर्दिष्ट करेगा।
दस्तावेज़ के ऊपरी-दाएं कोने में एक 'नियत दिनांक' अनुभाग बनाएँ। इस जानकारी के लिए फ़ॉन्ट को 20 या 22 बिंदुओं पर सेट करें, इसलिए विक्रेता को पता है कि आपको डिलीवरी की आवश्यकता कब होगी।
जिस उत्पाद को आप खरीदना चाहते हैं, उसके प्रत्येक विवरण के लिए अलग-अलग कॉलम बनाएँ। सामान्य कॉलम में दिनांक, मात्रा, आइटम विवरण और उत्पाद की कीमत शामिल होती है। हालाँकि, कुछ विक्रेताओं को UPC नंबर या कैटलॉग नंबर जैसी अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता होती है। अद्वितीय उत्पाद पहचानकर्ताओं को समायोजित करने के लिए तीन 'विविध' कॉलम बनाएं।
संपूर्ण खरीद को पूरा करने वाले स्तंभों के नीचे एक उप-योग, कर और भव्य कुल स्थान बनाएँ।
पृष्ठ के निचले भाग के पास एक 'डिलीवरी निर्देश' अनुभाग बनाएँ जिसमें डिलीवरी पते के लिए स्थान (यदि कंपनी के पते से अलग हो) और डिलीवरी ड्राइवर को उत्पादों को कहाँ ले जाना चाहिए, इसके विशेष निर्देश शामिल हैं।
अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता के हस्ताक्षर के लिए एक हस्ताक्षर लाइन बनाएं। आप व्यक्ति को प्रत्येक खरीद आदेश पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, लेकिन कई वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम आपको ग्राफिक हस्ताक्षर आयात करने और इसे दस्तावेज़ में रखने की अनुमति देंगे।
फ़ॉर्म के निचले भाग में, खरीदारी की शर्तों जैसे कि डिलीवरी की स्वीकृति, क्षतिग्रस्त सामान, चालान की आवश्यकताएं और भुगतान की शर्तें बताएं।
