यदि आप किसी कंपनी या संगठन के मालिक हैं या उसका प्रबंधन करते हैं, तो आपके ग्राहक आपकी सबसे महत्वपूर्ण संपत्ति में से हैं। यदि उनके पास शिकायतें हैं, तो आपके पास उस फीडबैक को ट्रैक करने और संभालने के लिए एक सिस्टम होना चाहिए। शिकायतों पर नज़र रखने से न केवल ग्राहक को फायदा होगा; यह आपकी कंपनी को यह भी दिखा सकता है कि ग्राहकों को खुश रखने के लिए आपके संगठन को कहां सुधार करना है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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एक्सेल
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कंप्यूटर
शिकायतों को संग्रहीत करने के लिए एक डेटाबेस स्थापित करें; एक एक्सेल स्प्रेडशीट एक विकल्प है। ग्राहक प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, जैसे "शिकायत सॉफ़्टवेयर," "मीट्रिक स्ट्रीम" और "ग्राहक अभिव्यक्तियाँ," शिकायतों को ट्रैक करने के लिए खरीदा और डाउनलोड किया जा सकता है।
यदि एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं, तो स्प्रेडशीट में श्रेणियों को परिभाषित करें जैसे कि ग्राहक की शिकायत प्राप्त होने की तारीख, शिकायत प्राप्त करने वाले व्यक्ति का नाम, विशिष्ट मुद्दा, मुद्दे के बारे में विवरण और ग्राहक द्वारा किए गए किसी भी वादे के बारे में शिकायत मिली।
शिकायतों पर एक टिकट या नंबरिंग सिस्टम असाइन करें ताकि वे डेटाबेस में आसानी से मिल सकें। ग्राहक को टिकट नंबर प्रदान करें, ताकि वह आपकी कंपनी में फोन का जवाब देने वाले किसी भी व्यक्ति के साथ उसकी शिकायत की स्थिति की जांच कर सके।
डेटाबेस में दस्तावेज़ ग्राहक की शिकायत को हल करने के लिए तारीखों की कार्रवाई शुरू की गई थी। उदाहरण के लिए, यदि किसी क्षेत्र के तकनीशियन को इंटरनेट ग्राहक के डीएसएल मॉडेम के लिए एक समस्या को हल करने के लिए भेजा जा रहा है, तो प्रेषण की तारीख का अनुरोध करने और तकनीशियन को वास्तव में भेजे जाने की तारीख का दस्तावेजीकरण करें।
ग्राहक को फॉलो-अप कॉल पर ध्यान दें। इसमें कॉल शामिल हो सकते हैं जो ग्राहक को यह बताने के लिए किए गए थे कि उसकी शिकायत का समाधान किया जा रहा है, साथ ही यह सत्यापित करने के लिए भी कॉल किया जाता है कि क्या समस्या उसकी संतुष्टि के लिए हल हो गई थी।यदि ग्राहक अपनी शिकायत की स्थिति की जांच करने के लिए कहता है, तो उस कॉल को तारीख के साथ सिस्टम में भी दस्तावेज होना चाहिए।
उन नोटों के साथ शिकायत को बंद करें जो इंगित करते हैं कि यह कैसे हल किया गया था। इसमें उस तारीख को शामिल किया जाना चाहिए, जिस पर कंपनी ने इस मुद्दे को सुलझाया और जिस तारीख को ग्राहक ने उस प्रस्ताव को सत्यापित किया। यदि ग्राहक संकल्प से संतुष्ट था, तो संकेत करें कि। यदि ग्राहक रिज़ॉल्यूशन के बाद भी परेशान था, तो उसे भी इंगित करें।
