ग्राहक असंतोष के मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करना सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक है जो व्यवसाय कर सकते हैं यदि वे ग्राहकों की शिकायतों को हल करने के लिए हैं। एक ग्राहक शिकायत कार्यक्रम सेवा या कंपनी के मुद्दों के ट्रैकिंग, आयोजन और अंतिम समाधान के लिए अनुमति देता है। नियमित रूप से लंबी अवधि के ग्राहक संबंधों को विकसित करने के लिए नियमित आधार पर ग्राहक शिकायतों के कार्यक्रम की निगरानी करना महत्वपूर्ण है।
एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट या अन्य दस्तावेज़ बनाएँ जहाँ ग्राहक शिकायत कार्यक्रमों के डेटा को रिकॉर्ड किया जा सकता है। इस कंप्यूटर फ़ाइल का नाम "ग्राहक शिकायतें" या एक समान शीर्षक है और इसे अपने कंप्यूटर पर सुरक्षित स्थान पर सहेजें। स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का एक उदाहरण जो उपयोग किया जा सकता है, वह Microsoft Excel है, जो दर्ज किए गए डेटा को फ़िल्टर करने और सॉर्ट करने की अनुमति देता है।
उन महत्वपूर्ण मुद्दों पर नज़र रखें, जो प्रोग्राम से डेटा एकत्र करके और इसे आपकी स्प्रैडशीट में दर्ज करके आपकी ग्राहक शिकायतों के कार्यक्रम से संबंधित हैं। जिन मुद्दों को नियमित आधार पर अद्यतन और निगरानी करने की आवश्यकता होती है, उनके उदाहरणों में ग्राहकों की शिकायतों के कारण शामिल हैं, जो ग्राहक सबसे अधिक शिकायतें दर्ज करते हैं, कितनी बार वे दायर किए जाते हैं और कितनी जल्दी और यदि समस्याओं का समाधान किया जाता है।
अपनी स्प्रेडशीट में ग्राहक शिकायतों के प्रोग्राम डेटा को सॉर्ट करें ताकि इसे स्पष्ट और संगठित तरीके से देखा जा सके। विभिन्न शिकायत प्रकारों को यह देखने के लिए वर्गीकृत करें कि किन मुद्दों को सबसे अधिक संबोधित करने की आवश्यकता है। किसी भी मौद्रिक लेन-देन के डॉलर मूल्य को सॉर्ट करें, जिसके परिणामस्वरूप ग्राहक शिकायत करते हैं।
उन नीतियों को विकसित करें जो अनसुलझे ग्राहक शिकायतों को संबोधित करते हैं और तय करते हैं कि आप किस ग्राहक की अवधारण तकनीकों का उपयोग करेंगे। ग्राहक संबंधों को बचाने के लिए विशेष ग्राहक छूट, मुफ्त आइटम, या अन्य एक बार की पेशकश, उन सभी तरीकों के उदाहरण हैं जिनमें अनसुलझे शिकायतों को संभाला जा सकता है।
संतुष्ट और असंतुष्ट ग्राहकों दोनों से ग्राहक शिकायतों के कार्यक्रमों की ग्राहक प्रतिक्रिया लें। यह प्रबंधन के एक सदस्य द्वारा किया जाना चाहिए क्योंकि अनसुलझे मुद्दे अक्सर शामिल होंगे। हालाँकि, आपके प्रोग्राम पर ग्राहकों की प्रतिक्रिया प्राप्त करना, अपने ग्राहक शिकायतों के कार्यक्रम को बेहतर बनाने के लिए एक अच्छा कदम है।
एक ग्राहक शिकायत सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को एकीकृत करें जो आपको शिकायतों को ट्रैक करने और व्यवस्थित करने के साथ-साथ समाधान करने की अनुमति देगा। ये उपकरण कंपनी के प्रतिनिधियों को उन उपकरणों को देने की अनुमति देते हैं जिनकी उन्हें शिकायत के मुद्दों को संभालने की आवश्यकता होती है। उदाहरणों में लिन्क सॉफ्टवेयर द्वारा एवरेस्ट ग्राहक शिकायत प्रबंधन और मास्टर नियंत्रण ग्राहक शिकायत सॉफ्टवेयर शामिल हैं।
