संपर्क रिपोर्ट में मीटिंग, कॉन्फ्रेंस कॉल और फोन कॉल के दौरान चर्चा किए गए सभी विषयों के दस्तावेज़ हैं। एक संपर्क रिपोर्ट का एक उदाहरण धन उगाहने के दौरान उपयोग किया जाता है; यह उन विषयों को सारांशित करता है जो एक संभावित दाता के साथ निधि विकास पेशेवर चर्चा करते हैं। रिपोर्ट आपको किसी भी गलतफहमी या सवालों के बारे में स्पष्ट करने में मदद करती है कि किस पक्ष ने क्या जानकारी साझा की। संपर्क रिपोर्ट लिखना मुश्किल और बेकार लग सकता है, लेकिन लंबे समय में यह समय बचा सकता है और निराशा को कम कर सकता है।
मीटिंग, कॉन्फ्रेंस कॉल या फोन कॉल में सभी के नाम पूछें। अपने पेपर के शीर्ष पर उन्हें लिखें, साथ ही बैठक शुरू होने और समाप्त होने की तारीख और समय।
बैठक, फोन कॉल या सम्मेलन कॉल के सभी महत्वपूर्ण पहलुओं पर ध्यान दें।
अपने मीटिंग नोट्स का संदर्भ देते हुए अपनी संपर्क रिपोर्ट लिखें। कंपनी का नाम और कंपनी का प्रतिनिधित्व करने वाले व्यक्ति के साथ-साथ अन्य कंपनी के नाम या उसके प्रतिनिधि को भी शामिल करें।
दिनांक और संपर्क के साधन लॉग करें। व्यवसाय के मामलों में, उन सभी कर्मचारियों या लोगों के नामों का दस्तावेज़ दें जो बैठक में शामिल थे; बैठक में क्या हुआ महत्व; किसने क्या कहा; क्या जानकारी पर चर्चा की गई और क्या पूरा किया गया; अगले आइटम के बारे में बोलने के लिए या क्या सब कुछ तय हो गया था; और पूर्व मामले में, अगली बैठक की तारीख।
संपर्क रिपोर्ट देखें और सुनिश्चित करें कि कुछ भी गायब नहीं है। कोई गुम विवरण जोड़ें।
संपर्क रिपोर्ट, या तो ईमेल, फैक्स या डाक से भेजें।
