चालान कंपनियों को अपनी सेवाओं के लिए भुगतान करने का एक तरीका प्रदान करते हैं और उपभोक्ताओं को बजट और कर उद्देश्यों के लिए उपयोग करने के लिए उचित रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। सही जानकारी और अनुभागों सहित आपके इनवॉइस को प्रारूपित करते समय, समय, धन और भ्रम सभी को बचाया जा सकता है।
चालान बनाने के लिए आप क्या उपयोग करेंगे, इस पर निर्णय लें। वर्ड प्रोसेसिंग या स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर दोनों काम कर सकते हैं। यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आपके लिए अधिक आरामदायक क्या है। Microsoft Word और Excel और इंटरनेट के माध्यम से उपलब्ध टेम्पलेट्स की एक बहुतायत भी है जो आप अपनी कंपनी की जरूरतों के अनुसार कर सकते हैं।
अपनी कंपनी की जानकारी और चालान से संबंधित तारीखों को शामिल करें। यदि आपका ग्राहक कभी आश्चर्य करता है कि आपके संपर्क में कैसे आना है, तो आपका चालान वह सब कुछ प्रदान करता है जो उसे जानना चाहिए। अपना नाम, पता, फ़ोन नंबर, वेब पता और ईमेल पता शामिल करें। यह भी बताएं कि जिस तारीख को चालान जारी किया गया था, उसी तारीख को शामिल करना न भूलें।
अपने उपभोक्ता के बारे में जानकारी शामिल करें: नाम, पता, फोन नंबर, ईमेल पता और ग्राहक आईडी नंबर, यदि लागू हो। यह आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि सही व्यक्ति चालान प्राप्त कर रहा है और आवश्यक होने पर ग्राहक को अपनी व्यक्तिगत जानकारी अपडेट करने की याद दिलाता है।
उपभोक्ता के लिए महत्वपूर्ण जानकारी जैसे कि एक संदर्भ संख्या, लघु विवरण के साथ शुल्क की एक मदबद्ध सूची, शामिल कर, और कुल राशि शामिल करें। न केवल यह ग्राहक को दिखाती है कि उसने क्या खरीदा है, बल्कि यह ग्राहक की दावों के मामले में आपकी सुरक्षा करता है कि आपने एक विशिष्ट सेवा पर अपना वादा पूरा नहीं किया।
भुगतान विकल्प सूचीबद्ध करें। भुगतान के लिए आपकी अपेक्षाओं और ग्राहक के विकल्पों के बारे में स्पष्ट रूप से बताकर, संभावना है कि चालान का भुगतान जल्दी और ठीक से किया जाएगा। यह समय भी बचाता है क्योंकि यह उन सवालों के जवाब देता है जो सामान्य रूप से फोन या ईमेल पर पूछे जाते थे।
