कई पुरस्कार, पुरस्कार और अनुदान अनुप्रयोगों के लिए समर्थन पत्र की आवश्यकता होती है। सहायता के पत्र आवेदक की उत्कृष्टता या कुछ मानदंडों को पूरा करने की क्षमता को प्रदर्शित करने में मदद करते हैं। किसी को किसी कार्यक्रम या व्यक्ति के लिए समर्थन पत्र लिखने के लिए कहा जा सकता है। हालांकि, इसे प्रभावी ढंग से करने के लिए, अनुरोध करने वाली पार्टी की आवश्यकताओं को समझना और पूरा करना महत्वपूर्ण है। अधिकांश किसी विशेष समय सीमा तक बहुत विशिष्ट जानकारी की तलाश में हैं। निर्दिष्ट की गई समय सीमा के लिए और उसके द्वारा मांगी गई सभी चीज़ों को शामिल करना सुनिश्चित करें।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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समर्थन पत्र आवश्यकताओं
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समयसीमा
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कंप्यूटर
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वर्ड-प्रोसेसिंग प्रोग्राम
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मुद्रक
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टाइटिल
लिखने के लिए तैयार करें
व्यक्तिगत या संगठन से समर्थन के पत्र का अनुरोध करें, यह वही है जो उन्हें चाहिए। अधिकांश पुरस्कार या अनुदान के लिए आवेदन कर रहे हैं जिन्हें बहुत विशिष्ट जानकारी की आवश्यकता होती है। अपने पत्र में इन जरूरतों को सीधे और विशिष्ट उदाहरणों के साथ संबोधित करें।
यदि कोई प्रदान नहीं किया गया था, तो समय सीमा का अनुरोध करें। समय सीमा आमतौर पर पत्थर में सेट की जाती है और आपके समर्थन पत्र को एक निश्चित तिथि तक आवश्यक हो सकता है। यदि आप एक पत्र लिखने के लिए सहमत हैं, तो अनुरोधित समय सीमा का सख्ती से पालन करें।
यदि आपके पास अभी भी प्रश्न हैं, तो आवेदन की समीक्षा करने के लिए कहें। इससे आपको यह समझने में मदद मिल सकती है कि सबसे महत्वपूर्ण जानकारी क्या है। किसी भी प्रासंगिक आंकड़े को इकट्ठा करें जिसकी आपको आवश्यकता हो सकती है। कुछ भी आंकड़े या परिणाम साझा करें, एप्लिकेशन से बिल्कुल मेल खाते हैं।
अपना पत्र लिखें
अपना समर्थन व्यक्त करें और अपने शुरुआती पैराग्राफ में प्रोग्राम या प्रोजेक्ट के पूर्ण नाम का उपयोग करें। इस अनुभाग को छोटा और बिंदु पर रखें।
अपने पत्र के दो से तीन-पैरा शरीर का उपयोग विशेष रूप से जितना संभव हो उतना प्राप्त करने या प्राप्त करने के लिए करें, जितना संभव हो उतना समर्थन विवरण का उपयोग करके। आवेदक को अपने रिश्ते या भूमिका को शामिल करें यदि यह आपके शुरुआती पैराग्राफ से पहले से ही स्पष्ट नहीं है। बताएं कि यह आवेदक इस विशेष अवसर के लिए एक उत्कृष्ट मैच क्यों है। यदि परियोजना पहले से ही प्रगति पर है या पूरी हो गई है, तो सफलताओं को उजागर करने के लिए इस अनुभाग का उपयोग करें।
एक छोटे पैराग्राफ के साथ बंद करें जिसमें एक औपचारिक धन्यवाद शामिल है। आपको बता दें कि संगठन जरूरत पड़ने पर सवालों के जवाब देने में खुश है। अपनी संपर्क जानकारी अवश्य शामिल करें।
व्याकरण और सटीकता के लिए अपने पत्र की समीक्षा करें। अपने संपादित मसौदे को प्रिंट करें, अधिमानतः लेटरहेड पर। यदि आप अभी भी सुनिश्चित नहीं हैं कि आपने सभी सही जानकारी को शामिल किया है, तो पत्र के लिए व्यक्तिगत या संगठन से अनुरोध करें कि वह आपके लिए इसकी समीक्षा करे। वे आपको अपने लेटरहेड पर प्रिंट और साइन करने के लिए नमूना पत्र लिखने की पेशकश भी कर सकते हैं। यह आपको समय बचाता है और सुनिश्चित करता है कि सभी मुख्य बिंदुओं को संबोधित किया जाता है, जबकि अभी भी आपको अपने विवेक पर संपादित करने का अवसर प्रदान करते हुए, अपने स्वयं के व्यक्तिगत नोट्स और शैली को जोड़ते हैं।
