लेखांकन नोटों और चालानों का उपयोग लेखांकन प्रक्रिया में व्यवसायों को बिक्री में मदद करने के लिए किया जाता है। जबकि डेबिट नोट खातों की प्राप्ति के साथ सौदा करते हैं, चालान ज्यादातर पूर्ण बिक्री के साथ सौदा करते हैं जिसमें पैसे पहले ही हाथ बदल चुके हैं। डेबिट नोट या चालान का उपयोग किया जाता है या नहीं, यह महत्वपूर्ण है कि सभी प्रासंगिक जानकारी को दस्तावेज़ में शामिल किया जाए ताकि भविष्य में इसका उपयोग लेखा प्रक्रिया में किया जा सके।
डेबिट नोट
एक डेबिट नोट एक ग्राहक को उसकी पूर्व-देय राशि के बारे में सचेत करने के लिए भेजा गया नोटिस है। व्यवसाय एक डेबिट नोट का उपयोग एक अग्रदूत के रूप में संग्रह के लिए अतिदेय खातों को भेजने के लिए कर सकते हैं, एक चेतावनी के रूप में कि एक खाता देय होने वाला है, या शुरुआती भुगतान के लिए छूट का ग्राहक याद दिलाने के लिए।
बीजक
बिक्री लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए चालान का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यवसाय एक्सपो या सम्मेलन में है और बिक्री करता है, तो क्रेता और व्यवसाय प्रत्येक को चालान की एक प्रति प्राप्त होती है, इसलिए दोनों पक्षों को पता होता है कि क्या, कब और कितना बेचा गया था। इनवॉइस बिक्री आइटम के साथ भी शामिल हैं जिन्हें ग्राहकों को भेज दिया जाता है।
मतभेद
एक डेबिट नोट एक पिछले लेनदेन के बारे में जानकारी है जो अवैतनिक रहता है, जबकि एक चालान एक बिक्री लेनदेन को रिकॉर्ड करता है जो पूरा हो गया है। डेबिट नोट्स प्राप्य खातों पर आधारित होते हैं, जबकि इनवॉइस का उपयोग बिक्री के लिए किया जाता है जिसके लिए भुगतान पहले ही किया जा चुका है।
उपयोग के उदाहरण
यदि किसी ग्राहक का खाता बकाया है, तो कंपनी ग्राहक को एक डेबिट नोट भेज सकती है ताकि उसे खाते की निगरानी की जा सके। नोट में खरीदी गई वस्तु या आइटम, खरीद की तारीख, खरीद मूल्य, मूल भुगतान देय तिथि और कोई भी वित्त शुल्क शामिल होना चाहिए जो कि पिछले देय खाते पर लागू किया गया हो। चालान का एक उदाहरण है जब एक बिक्री की जाती है और ग्राहक एक आइटम की प्राप्ति का अनुरोध करता है। इनवॉइस में खरीदी गई वस्तु, बिक्री मूल्य, बिक्री की तारीख और भुगतान की विधि शामिल है।
