कुछ लोगों को एक कर्मचारी को फायरिंग या एक परियोजना छोड़ने के लिए कहने में मज़ा आता है। किसी को समाप्त करने का सबसे अच्छा तरीका है कि वह व्यक्ति से बात करे, लेकिन वह हमेशा दूरी के कारण या आपकी कंपनी द्वारा समाप्ति के आधिकारिक दस्तावेज की आवश्यकता के कारण हमेशा संभव नहीं होता है। उस उदाहरण में, आपको एक पत्र लिखना होगा जो व्यक्ति को परियोजना समूह छोड़ने के लिए कहेगा। कर्मचारियों को खारिज करने वाले पत्रों को यह सुनिश्चित करने के लिए सावधानीपूर्वक लिखा जाना चाहिए कि टोन स्पर्शपूर्ण और पेशेवर है, फिर भी आवश्यक संदेश को बताता है।
पत्र लिखकर तिथि प्रारंभ करें। एक लाइन छोड़ें, और प्राप्तकर्ता का नाम और पता अलग-अलग लाइनों पर लिखें। एक अतिरिक्त पंक्ति छोड़ें, और "प्रिय श्री / एम। एस। (अंतिम नाम)" टाइप करें और उसके बाद एक कॉलोन।
उस व्यक्ति को तुरंत बताएं कि उसे परियोजना समूह से निकाल दिया गया है। एक स्पर्शपूर्ण टोन का उपयोग करें; याद रखें, स्थिति कितनी भी गंभीर क्यों न हो, यह पत्र अभी भी आपको और आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करता है, इसलिए आपको पेशेवर रहना चाहिए।
उन्हें टीम से क्यों निकाला गया है, इसका संक्षिप्त विवरण दें, लेकिन विशिष्ट टिप्पणी न करें। संभावना है कि उसे इस बात का अच्छा अंदाजा है कि क्यों उसे टीम से निकाल दिया गया है, और वह टेलीफोन या ईमेल के जरिए सवाल पूछ सकता है। लिखित में विशिष्टताओं को रखने से बचें क्योंकि वे प्राप्तकर्ता को आपके तर्क पर सवाल उठाने या आपके निर्णय को चुनौती देने का अवसर देते हैं।
समूह या कंपनी के साथ उसके कार्यकाल के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद। उसे बताएं कि आप उसके काम की सराहना करते हैं और आप भविष्य में उसके अच्छे होने की कामना करते हैं।
"ईमानदारी से" पत्र पर हस्ताक्षर करें और तीन पंक्ति स्थान छोड़ें। अपना पूरा नाम लिखें। कंपनी के लेटरहेड पर पत्र को प्रिंट करें और प्रमाणित मेल के माध्यम से मेल करें ताकि आपको पुष्टि हो कि उसे पत्र मिला है।
