एक समूह या किसी अन्य व्यवसाय को एक व्यावसायिक पत्र लिखना व्यवसाय के बारे में अधिक जानकारी के लिए पूछताछ करने, एक प्रायोजन का अनुरोध करने, या अपनी जरूरतों के आधार पर साझेदारी का प्रस्ताव करने का एक तरीका है। व्यावसायिक पत्रों को उन कंपनियों से प्रतिक्रिया के लिए अपने अवसरों को बेहतर बनाने के लिए विशेष स्वरूपण और ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
अपने व्यावसायिक पत्र के लिए एक लेटरहेड बनाएं जो आपकी कंपनी या आपके मिशन और उद्देश्य का पेशेवर और प्रतिनिधि है। अपने व्यवसाय पत्र के शीर्ष पर लेटरहेड संलग्न करें इससे पहले कि आप व्यवसाय पत्र टेम्पलेट के शेष भाग को प्रारूपित करना शुरू करें।
अपने पत्र को पेशेवर-दिखने वाले और संभावित समूहों या कंपनियों के प्रति विश्वसनीय रखने के लिए एक मानक व्यवसाय पत्र टेम्पलेट का उपयोग करके अपने व्यावसायिक पत्र को प्रारूपित करें। पहले अपने लेटरहेड के नीचे एक तारीख जोड़कर पत्र को प्रारूपित करें, उसके बाद प्रेषक के पते के साथ-साथ अंदर का पता (जिसे पत्र व्यक्तिगत रूप से निर्देशित किया गया है)।
अपने पत्र को अपने उद्देश्य या आवश्यकताओं को बताने से पहले, व्यवसाय पत्र प्रारूप को ध्यान में रखते हुए, उचित सलामीकरण (जैसे श्री, श्रीमती, या सुश्री) जोड़कर लिखना शुरू करें।
अपने पत्र के शरीर को उस समूह या कंपनी में लिखें जिसे आप संपर्क करना चाहते हैं। आपके मिशन क्या है, या कंपनी में आपकी रुचि क्या है, इसके साथ सीधे और सीधे रहें। अपने प्रस्ताव के लिए योजनाओं और समाधानों के साथ-साथ कंपनी के साथ आप जिस संबंध की तलाश कर रहे हैं (साथ ही वह दीर्घकालिक है या नहीं) की स्थापना करें।
"कॉल टू एक्शन" के साथ पत्र को समाप्त करें, कंपनी या समूह को सूचित करें कि आप के साथ कैसे पालन करें, या आप उनके साथ कैसे पालन करेंगे।
अपने संदेश को व्यक्तिगत स्पर्श देने के लिए व्यक्तिगत रूप से नीली या काली स्याही का उपयोग करके अपने पूरे नाम के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें।
पत्र को उस समूह या कंपनी के पास भेजने या भेजने से पहले उसका संपर्क करने का इरादा रखें।
