प्रबंधकों को व्यावसायिक पत्र उन्हें व्यापार के महत्वपूर्ण विवरणों के बारे में सूचित करने के लिए लिखे जाते हैं। वे आम तौर पर कंपनी के मालिकों, निदेशक मंडल के सदस्यों, ग्राहकों या अन्य व्यवसायों द्वारा लिखे जाते हैं। व्यावसायिक पत्र लेखन एक अद्वितीय उद्देश्य को दर्शाता है और विशिष्टता को बल देता है। व्यवसाय पत्र को औपचारिक और पेशेवर रूप से लिखें, और हमेशा सीधे बिंदु पर पहुंचें।
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एक व्यावसायिक पत्र लिखना
पत्र लिखने के लिए अपने कारण का निर्धारण करें। किसी व्यवसाय के प्रबंधकों को पत्र लिखते समय, पत्र लिखने के लिए एक स्पष्ट, संक्षिप्त कारण निर्धारित करें और इसे एक विशिष्ट बिंदु या बिंदुओं के सेट तक सीमित करें। व्यवसाय प्रबंधक आमतौर पर समय पर सीमित होते हैं और एक पत्र को पढ़ते समय नीचे की रेखा को जानना चाहते हैं।
पत्र को संबोधित करें। पत्र के शीर्ष पर, दिनांक और व्यवसाय का नाम और पता शामिल करें। यदि कोई विशिष्ट प्रबंधक के लिए पत्र है तो संपर्क नाम शामिल करें। इस जानकारी के नीचे एक विषय पंक्ति शामिल करें। इससे प्रबंधक को यह समझने में मदद मिलती है कि उसे पढ़ने से पहले पत्र क्या है।
प्रणाम लिखो। शब्द "डियर" से शुरू करें और श्री या श्रीमती जैसे औपचारिक शीर्षक का उपयोग करें, या यदि कोई नाम ज्ञात नहीं है या एक पूरे विभाग के लिए "टू व्हॉट इट मे मई कंसर्न" लिखना है।
अपनी बातों को संबोधित करें। स्पष्ट रूप से पत्र का उद्देश्य बताएं। पत्र के कारण का समर्थन करने वाले आवश्यक तथ्यों को बताएं। यदि आप सुझाव दे रहे हैं, तो उन कारणों को शामिल करें जिनके कारण आप ये सुझाव दे रहे हैं और आपके सुझावों का लाभ उठा रहे हैं।
सर्वनामों का उपयोग करते हुए लिखें और निष्क्रिय आवाज़ से बचें। यदि कोई व्यक्ति पत्र लिख रहा है, तो व्यक्ति "I." का उपयोग करता है यदि पत्र व्यवसाय से है, तो व्यवसाय को "हम" के रूप में संदर्भित करें। एक सक्रिय आवाज़ के साथ पत्र लिखें, आपके द्वारा संबोधित किए जाने वाले बिंदुओं के बारे में बहुत स्पष्ट है। ।
विशिष्ट मानकों के साथ पत्र टाइप करें। ब्लॉक स्टाइल लेटर का उपयोग करें क्योंकि यह अधिक पेशेवर लगता है। एकल पैराग्राफ के भीतर के वाक्य और अलग पैराग्राफ के बीच डबल स्पेस।
"धन्यवाद" या "ईमानदारी से" के साथ पत्र को बंद करें और अपना नाम लिखें।
