जब यह मशीनरी के एक जटिल टुकड़े की बात आती है, जैसे कि कार, गलतियाँ होती हैं। हालाँकि, एक ग्राहक के रूप में, आप उन गलतियों को सुधारने के लायक हैं। कार मरम्मत कंपनी के साथ संघर्ष को हल करने के लिए एक औपचारिक तरीके के रूप में एक शिकायत पत्र लिखें। आपके द्वारा प्राप्त किए गए परिणामों को प्राप्त करने के लिए आपको भावनात्मक या नाटकीय नहीं होना चाहिए। उपाय की तलाश में उद्देश्यपूर्ण और निष्पक्ष होकर व्यवसाय के साथ सौहार्दपूर्ण संबंध रखने पर ध्यान दें।
पत्र को सही व्यक्ति को संबोधित करें। आपके द्वारा देखे गए स्थान के स्टोर मैनेजर से शुरू करें। यदि आपको स्टोर मैनेजर से कोई उपाय नहीं मिलता है, तो क्षेत्रीय प्रबंधक की तलाश करें। आप कंपनी की संगठनात्मक संरचना को इसकी वेबसाइट पर जाकर या मुख्यालय को कॉल करके और प्रबंधक की संपर्क जानकारी का अनुरोध कर सकते हैं।
घटनाओं की समयरेखा बताकर अपना पत्र शुरू करें। विस्तृत तरीके से, समझाएँ कि क्या हुआ, कब हुआ और किससे बात की। उदाहरण के लिए: "शुक्रवार 30 जून को, मैंने 123 मेपल स्ट्रीट में लोकेशन देखी। सेल्स एसोसिएट जिम के साथ बात करने के बाद, मैं एक धुन और तेल बदलने के लिए सहमत हुआ। मुझसे कुल $ 100 का शुल्क लिया गया।"
समस्या के बारे में बताएं। जितना संभव हो वर्णनात्मक हो। उदाहरण के लिए: "दुकान से बाहर निकलने के बाद, मैंने देखा कि कार की सुस्ती के समय हुड के नीचे एक कर्कश आवाज थी।"
कंपनी को बताएं कि आप क्या चाहते हैं कि वह स्थिति को ठीक करने के लिए क्या करे। उदाहरण के लिए: "मैं आपकी दुकान पर सेवाओं के लिए एक पूर्ण वापसी के साथ-साथ $ 45 की आवश्यकता को अपनी दुकान पर हुई क्षति की मरम्मत के लिए चाहूंगा।" उस उपाय के बारे में निष्पक्ष रहें जो आप सुझाते हैं। यदि आप दुकान पर प्राप्त मरम्मत से सीधे संबंधित नहीं हैं, तो अपने फ्रंट बम्पर को ठीक करने की कोशिश न करें।
वस्तुनिष्ठ भाषा का प्रयोग करें। पत्र लिखते समय, उस भाषा का उपयोग न करें जो भड़काऊ है। कर्मचारियों या कंपनी का अपमान न करें। इसके अलावा, कंपनी या कर्मचारियों के लिए खतरा नहीं है। बस तथ्यों को बताएं, और जो उपाय आपको लगता है वह उचित है।
प्रलेखन शामिल करें। स्टोर पर आपके द्वारा किए गए कार्य के लिए चालान की एक फोटोकॉपी शामिल करें। उन चित्रों को शामिल करें जो आपके दावे का समर्थन करते हैं। इसके अलावा, यदि आप किसी अन्य मैकेनिक से मिलते हैं, और नया मैकेनिक यह लिख सकता है कि यह सेवा पिछले दोषपूर्ण मरम्मत का परिणाम थी, तो उस दस्तावेज को शामिल करें। बस फोटोकॉपी को शामिल करना सुनिश्चित करें, और मूल को सुरक्षित स्थान पर रखें।
सकारात्मक रहें। अगर आपको कंपनी के बारे में कुछ पसंद है, या आपके पास ग्राहक होने का इतिहास है, तो उस जानकारी को शामिल करें। कंपनी के ग्रहणशील होने की अधिक संभावना है यदि वह आपको ग्राहक के रूप में रख सकती है।
अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें ताकि कंपनी आप तक पहुंच सके। सबसे त्वरित प्रतिक्रिया के लिए एक फोन नंबर और ईमेल पता शामिल करें।
टिप्स
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कंपनी को लिखते समय व्यवसाय पत्र प्रारूप का उपयोग करें।
