ज्यादातर बार अगर किसी किरायेदार को निवास में कुछ मरम्मत की आवश्यकता होती है, तो मकान मालिक के लिए या तो मरम्मत करना मुश्किल नहीं होता है या कोई पेशेवर काम करता है। यदि आप किसी ऐसे मकान मालिक पर आते हैं जो यह नहीं सोचता है कि मरम्मत की आवश्यकता है, या अनुरोधित मरम्मत करने से इनकार कर दिया है, तो आपके पास एक कानूनी विकल्प है। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि मरम्मत के इरादे से पत्र लिखने से पहले समस्या लागू कानून के तहत निवासियों के स्वास्थ्य और सुरक्षा से संबंधित है।
पत्र में जाने के लिए आवश्यक सभी चीज़ों के नोट्स बनाएं। संपर्क की तारीखों, समय और जो आप से बात की नीचे लिखें। इस तरह आपके पास सूचनाओं की आसान पहुँच होती है जब आप पत्र की रचना कर रहे होते हैं और मरम्मत करने के इरादे से पत्र लिखने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
व्यावसायिक प्रारूप का उपयोग करके पत्र लिखें। इसमें एक ब्लॉक शैली पत्र का उपयोग करना शामिल है, जिसमें पैराग्राफ के लिए कोई इंडेंटेशन नहीं है। अपने मकान मालिक का पूरा नाम और पता लिखें जैसे कि आप किसी व्यवसाय को लिख रहे थे। श्री या श्रीमती (उपनाम के बाद) का उपयोग करें। नीचे अपना पहला और अंतिम नाम लिखें और नीचे अपना नाम लिखें।
पत्र लिखो। पत्र में अपना नाम, पता और संपर्क नंबर शामिल करें। मरम्मत की एक सूची शामिल करें जिसे बनाने की आवश्यकता है, मरम्मत की अवधि की आवश्यकता है, और वास्तविक समस्या के कारण होने वाले मुद्दे। नलसाजी समस्या होने पर हाथ से सूखा जाने की जरूरत वाले सिंक के बारे में लिखें; अगर घर के बाहर की दीवार में छेद हो तो घर में प्रवेश करने वाले ततैया के बारे में लिखें। आपको यह लिखने की आवश्यकता नहीं है कि आप कितनी बार सिंक को सूखा देते हैं या आपने कितने ततैया को मार डाला है। तथ्यों पर टिके रहें।
पत्र में मकान मालिक से कहें कि या तो एक निश्चित समय सीमा के भीतर स्वीकार्य मरम्मत करें (आमतौर पर 14 दिन) या जितनी जल्दी हो सके अगर समस्या एक आपातकालीन स्थिति बन गई है। पत्र में बताएं कि यदि मकान मालिक को समस्या को सुधारने का इरादा नहीं है, तो उसे आपको लिखित रूप में बताना होगा; इस पद्धति का उपयोग किरायेदार को लेनदेन और तथ्यों का एक पेपर निशान देता है।
पत्र को यह कहते हुए बंद कर दें कि यदि मकान मालिक ने समय अवधि के भीतर मरम्मत नहीं की है तो आप मरम्मत की व्यवस्था खुद करेंगे। मकान मालिक को सूचित करें कि आप मरम्मत की राशि अगले महीने के किराए के भुगतान से काट लेंगे।
अपने लिए पत्र की एक प्रति बनाएँ। पंजीकृत मेल का उपयोग करके अपने मकान मालिक को मूल प्रति भेजें। इस पद्धति का उपयोग करने के लिए आपके मकान मालिक को पत्र पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है और यह सत्यापित करता है कि पत्र आपके मकान मालिक के पते पर किसी व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया गया था।
