प्रभावी व्यवसाय रिपोर्ट लेखन के लिए कई विशेषताएं हैं। उदाहरण के लिए, प्रबंधकों को अग्रिम में अपनी रिपोर्ट को रेखांकित करना चाहिए ताकि वे सभी आवश्यक जानकारी शामिल करें। इसके अतिरिक्त, प्रबंधकों को ऐसे विशेष शब्दों या शब्दों की व्याख्या करनी चाहिए जो विशिष्ट पाठक के ज्ञान के आधार से बाहर हैं। हालांकि, पांच प्रमुख विशेषताएं सबसे प्रभावी व्यावसायिक रिपोर्टों को रेखांकित करती हैं।
संपूर्णता
जो वे बताने की कोशिश कर रहे हैं, उसमें रिपोर्ट पूरी होनी चाहिए। संपूर्ण रिपोर्ट लेखन सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप अपने सभी उद्देश्यों को सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, विपणन अनुसंधान रिपोर्ट के उद्देश्य उत्पादों, कीमतों और ग्राहक सेवा के साथ ग्राहकों की संतुष्टि के स्तर को निर्धारित करना हो सकता है। इसके अतिरिक्त, आपके उद्देश्य में यह पता लगाना शामिल हो सकता है कि कुछ ग्राहकों ने आपके उत्पादों या सेवाओं को खरीदना क्यों बंद कर दिया है। एक विशिष्ट व्यवसाय रिपोर्ट की संरचना में एक परिचय, निकाय और निष्कर्ष शामिल हैं। आपको उन प्रबंधकों या सहयोगियों के लिए एक कार्यकारी सारांश भी शामिल करना चाहिए जिनके पास केवल आपकी रिपोर्ट के परिणामों को स्कैन करने का समय है। अपने कार्यकारी सारांश में बुलेट बिंदुओं का उपयोग करें, और केवल सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं या निष्कर्षों को उजागर करें।
शुद्धता
तथ्य या आंकड़े बताते समय आपकी रिपोर्ट हमेशा सटीक होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, विपणन प्रबंधक अपनी रिपोर्ट में वित्तीय जानकारी को अंतरित करना चाह सकते हैं। वित्त प्रबंधक विपणन अनुसंधान प्रबंधक को दो अलग-अलग वर्षों के लिए त्रैमासिक बिक्री और लाभ के आंकड़े प्रदान कर सकता है। यह विपणन अनुसंधान प्रबंधक पर निर्भर है कि जब वे किसी रिपोर्ट में शामिल हों तो उन बिक्री और मुनाफे की सही-सही जानकारी दें। इसी तरह, आपको अपने कुछ बयानों को संदर्भों के साथ बैकअप लेना होगा। इसलिए, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आप किसी भी संदर्भ को बनाने से पहले किसी अन्य लेखक के बयानों को पूरी तरह से समझ लें।
सरल भाषा का उपयोग करना
वेबसाइट उद्यमी के अनुसार, आपकी रिपोर्ट में संदेश सरल होना चाहिए। आपको अपनी रिपोर्टें लिखनी चाहिए जैसे कि आप किसी जूनियर उच्च शिक्षा के साथ किसी को संबोधित कर रहे हैं। अमूर्त विचारों या विषयों के लिए सरल शब्दों और स्पष्टीकरण का उपयोग करें। एक प्रबंधक को तकनीकी शर्तों का उपयोग करने से भी बचना चाहिए जब दर्शकों के सदस्यों को उसके क्षेत्र के बाहर से संबोधित किया जाए। उदाहरण के लिए, मार्केटिंग रिसर्च प्रोफेशनल्स को मार्केटिंग रिसर्च के शब्दों "ओपन-एंड" और "क्लोज-एंड" के बदले क्रमशः "मल्टीपल चॉइस" और "फिल-इन-द-ब्लैंक" जैसे शब्दों का इस्तेमाल करना चाहिए। इसके अलावा, वाक्यों को छोटा और बिंदु पर रखें।
सही वर्तनी, विराम चिह्न और क्रिया काल
वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियों के साथ रिपोर्टों को बाहर निकालने का कोई बहाना नहीं है। हमेशा अपने कंप्यूटर पर वर्तनी परीक्षक के माध्यम से अपनी रिपोर्ट चलाएं। किसी और ने संभावित व्याकरण त्रुटियों या गलत क्रिया काल के उपयोग के लिए अपनी रिपोर्ट को प्रूफरीड किया है। सुनिश्चित करें कि आप सभी रिपोर्टों के उचित स्थानों में अल्पविराम, अवधि, प्रश्न चिह्न और विस्मयादिबोधक बिंदु शामिल करें।
एक सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें
निष्क्रिय आवाज़ के विपरीत, सक्रिय आवाज़ आपको अपनी रिपोर्ट में अधिकार के साथ लिखने की अनुमति देती है। अपने निष्क्रिय समकक्षों के बजाय निष्पादित, प्रबंधित और सर्वेक्षण किए गए शब्दों या वाक्यांशों का उपयोग करें: निष्पादन, प्रबंधन और सर्वेक्षण। "एड" में समाप्त होने वाले शब्दों का उपयोग करें क्योंकि वे अधिक सक्रिय आवाज का प्रतिनिधित्व करते हैं।
