क्या कर्मचारियों, विक्रेताओं या ग्राहकों के साथ संवाद करना, यह सुनिश्चित करना कि आप प्रभावी संदेश दे रहे हैं, आपके व्यवसाय की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका व्यावसायिक संचार लक्ष्य पर है, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि इसमें पाँच विशेषताएँ हैं जो सबसे प्रभावी संदेशों के लिए सामान्य हैं।
स्पष्ट उद्देश्य
प्रभावी संदेशों में इच्छित दर्शकों को सूचित करने, मनाने या सहयोग करने का एक स्पष्ट उद्देश्य शामिल है। संदेश को दर्शकों की समझ, संभावित प्रतिक्रिया और संगीतकार के साथ संबंधों के स्तर के अनुसार डिज़ाइन किया जाना चाहिए। आम तौर पर, प्रत्येक संदेश में केवल एक मुख्य विचार को शामिल करना सबसे अच्छा होता है, जब तक कि निकट से संबंधित मुद्दे न हों, जिन्हें एक साथ संबोधित किया जाना चाहिए। व्यावसायिक संचार में एक स्पष्ट उद्देश्य होने से संदेश देने के लिए उपयोग किए जाने वाले माध्यम को निर्धारित करने में भी मदद मिलेगी।
उपयुक्त चैनल
संदेश देने के लिए उपयुक्त चैनल चुनना भी महत्वपूर्ण है। ईमेल संचार का उपयोग बड़े दर्शकों को वितरण के लिए किया जा सकता है, जबकि आमने-सामने संचार छोटे समूहों के लिए अधिक उपयुक्त है। औपचारिक संचार जिसे दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है, जैसे कि कर्मचारी समीक्षा या नीति परिवर्तन, लिखित रूप में सबसे अच्छा होगा। किसी विशेष संदेश के लिए कौन सा आउटलेट सबसे उपयुक्त है यह निर्धारित करने के लिए प्रेषक पर निर्भर है। उदाहरण के लिए, कंपनी को सामाजिक घोषित करने वाली वीडियो प्रस्तुति कर्मचारियों को उत्साहित करने का एक रचनात्मक और मजेदार तरीका है, जबकि सीईओ के परिवार में मृत्यु की घोषणा करने के लिए वीडियो का उपयोग करना असंवेदनशील हो सकता है। माध्यम को पूरक होना चाहिए, विकृत नहीं, संदेश का उद्देश्य।
सही तथ्य
व्यवसाय संचार को सूचना की रिपोर्टिंग में उच्च स्तर की सटीकता की आवश्यकता होती है। प्रभावी व्यावसायिक संदेशों की विशेषताओं में स्पष्ट तिथियां, तथ्य, संसाधन और शेड्यूल शामिल हैं जिन्हें पूर्णता और स्पष्टता के लिए डबल-चेक किया जाना चाहिए। प्रभावी संदेश भी शब्दजाल, स्लैंग और "कॉर्पोरेट बोल" से मुक्त हैं। उदाहरण के लिए, यह कहने के बजाय कि, "निगम रणनीतियों पर विस्तार करने के लिए प्रीमियम अवसरों का उपयोग करता है," यह कहकर इसे सरल करें, "हमारी टीम हमारे व्यापार को बढ़ने में मदद करने के लिए सर्वोत्तम संसाधनों का उपयोग करती है।"
पूर्ण संदेश
लिखित और मौखिक संचार केवल तभी प्रभावी होगा जब इसके संदेश पूर्ण हों। व्यावसायिक संदेश जो कहानी का केवल हिस्सा बताते हैं, प्राप्तकर्ता को भ्रमित करने के लिए उपयुक्त हैं और उन्हें इच्छित तरीके से संलग्न करने में विफल रहते हैं। एक अच्छा परीक्षण यह पूछना है कि क्या कोई संदेश निम्नलिखित सभी प्रश्नों का उत्तर देता है: कौन, क्या, कब, कहां, क्यों और कैसे। कर्मचारियों, विक्रेताओं या व्यावसायिक भागीदारों के लिए एक संदेश पर कार्य करने में सक्षम होने का एकमात्र तरीका यह है कि यदि उन्हें इसके पूर्ण दायरे के साथ प्रदान किया जाए।
रचनात्मक विशेषताएं
भले ही व्यावसायिक संचार उद्यम पूंजीपतियों या सुरक्षा कर्मियों के लिए हो, लोग केवल उन हितों पर ध्यान देते हैं। सबसे प्रभावी संदेश लघु, आकर्षक और बिंदु पर हैं। अधिकांश लोगों को हर संदेश दिलचस्प नहीं लगेगा, इसलिए व्यावसायिक संचार में प्रभावी संदेश में रचनात्मकता का एक सा समावेश होना चाहिए। संदेशों को संक्षेप और संघनित करने से यह संभावना बढ़ जाएगी कि उन्हें पढ़ा जाएगा, जबकि महान हित के विचारों पर जोर देने से प्रतिक्रिया और कार्रवाई को बढ़ावा मिलेगा।
