किसी भी व्यावसायिक सेटिंग में, बैठकें अपरिहार्य हैं। अधिक बार नहीं, इन बैठकों में भाग लेने के लिए आवश्यक लोगों को, उन्हें भय के साथ देखना। शायद यह इसलिए है क्योंकि वे बहुत लंबे समय तक चलते हैं, क्योंकि बैठक के लिए कोई स्पष्ट कारण नहीं है या शायद इन बैठकों से कुछ भी हल नहीं होता है। वे स्पष्ट रूप से प्रभावी बैठकों के पांच पीएस को पूरा नहीं कर रहे हैं: उद्देश्य, उत्पाद, प्रतिभागियों, संभावित मुद्दे और प्रक्रिया।
उद्देश्य
बैठक के उद्देश्य को इस कारण से परिभाषित किया जाता है कि बैठक आयोजित करने के लिए क्या कारण है, एजेंडा या प्रमुख उद्देश्य जिन्हें उपस्थितियों द्वारा चर्चा करने की आवश्यकता है। यदि चर्चा करने के लिए कोई मुद्दे नहीं हैं, तो बैठक बुलाने का कोई कारण नहीं है। बिना किसी स्पष्ट उद्देश्य के साथ बैठक करना हर किसी के समय की बर्बादी है।
उत्पाद
एक बैठक का उत्पाद वांछित परिणाम का वर्णन करता है जिसे सब कुछ कहा और किया जाने पर प्राप्त किया जाना चाहिए। यह केवल बैठक का वांछित परिणाम नहीं है, बल्कि भविष्य की किसी भी कंपनी के प्रोजेक्ट्स और मर्चेंडाइज के वांछित परिणाम भी हैं, जो बैठक के दौरान चर्चा करते हैं। मीटिंग के उत्पाद को सामने रखते हुए मीटिंग को ट्रैक पर रखता है, मीटिंग के उद्देश्य को पूरा नहीं करने वाले विषयों में भटकाव से वार्तालाप करता रहता है।
प्रतिभागियों
बैठक में भाग लेने वालों में केवल वे लोग शामिल होते हैं जिन्हें शामिल होने की आवश्यकता होती है, जिन लोगों के दृष्टिकोण या कार्य सीधे बैठक के उद्देश्य और उत्पाद को प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, अस्पताल के कंप्यूटर कर्मचारी अस्पताल के कंप्यूटर सिस्टम के बारे में एक बैठक में भाग नहीं लेंगे। हालांकि, नर्स और डॉक्टर स्वास्थ्य और बीमारी के मुद्दों या बैठकों में भाग लेते हैं जो उन्हें अपने लाइसेंस को बनाए रखने के लिए आवश्यक सतत शिक्षा इकाइयां, सीईयू, प्राप्त करने में मदद करेंगे।
संभावित मुद्दे
संभावित मुद्दे वे चिंताएं हैं जो प्रतिभागियों के बीच उत्पन्न होने की संभावना है, वे जिन समस्याओं को एजेंडे पर वस्तुओं की वर्तमान स्थिति के साथ देखते हैं या संभावित समस्याओं के साथ बैठक के दौरान लाए गए किसी भी समस्या को देखते हैं। संभावित मुद्दों में किसी भी गलती को पकड़ना भी शामिल है जो बैठक की तैयारियों के दौरान नोटिस से बच सकता है। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति कार्यसूची में सूचीबद्ध समस्याओं के संभावित समाधान पर एक प्रस्तुति दे रहा है। बैठक में कोई यह देख सकता है कि एक या दो तथ्य गायब हैं, और ये तथ्य बैठक के परिणाम, या समाधान पर गहरा प्रभाव डाल सकते हैं। परियोजना की लागत या किसी परियोजना को पूरा करने में लगने वाले समय के साथ समस्याएँ हो सकती हैं।
प्रक्रिया
बैठक की प्रक्रिया में बैठक को ट्रैक पर रखने और बैठकों के उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदम शामिल हैं। इसमें भविष्य की परियोजनाओं को प्राप्त करने के लिए एक योजना बनाना और उन्हें पूरा करने के लिए ट्रैक पर रखना शामिल हो सकता है। प्रक्रिया को समय से पहले चरणों में सूचीबद्ध करने से सभी को यह सुनिश्चित करने का एक तरीका मिल जाता है कि वे बैठक, परियोजना या बिक्री के उद्देश्य और परिणाम प्राप्त कर रहे हैं। यह बैठक की प्रगति का अनुसरण करने का एक साधन है।
