बैठक में मिनट लेने का कार्य सौंपा जाना कुछ लोगों द्वारा एक धन्यवाद कार्य के रूप में देखा जाता है।हालांकि, प्रभावी मीटिंग मिनट लेने की कला में महारत हासिल करना प्रतिभागियों के लिए न केवल मुद्दों, चर्चा और एक्शन आइटम के लिए सहमत होने के लिए सहायक है, बल्कि यह उन लोगों की भी मदद कर सकता है जो अपने निर्णय लेने में मेज पर नहीं थे। इस लेखन कौशल में महारत हासिल करने के लिए सीखने की शक्ति और प्रभावशीलता को कम मत समझो।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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बैठक की कार्यसूची
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उपस्थित लोगों की सूची
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कलम या पेंसिल
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नोटपैड या लैपटॉप
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ऑडियो रिकॉर्डिंग डिवाइस (वैकल्पिक)
बैठक, स्थान, दिनांक और समय का नाम लिखकर शीर्ष पर अपने मीटिंग मिनटों को प्रारंभ करें।
आमंत्रित किए गए उपस्थित लोगों की सूची बनाएं जो उनके नाम, शीर्षक और विभाग द्वारा प्रस्तुत किए गए हैं, वे उन आमंत्रितों के साथ प्रतिनिधित्व करते हैं लेकिन उपस्थित नहीं हैं। किसी भी आमंत्रित अतिथि वक्ताओं या प्रस्तुतकर्ताओं के नाम भी सूचीबद्ध करें।
प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए एक उपधारा बनाएं और नोट्स लें क्योंकि चर्चा उस विषय से संबंधित है। मुख्य चर्चा लिखिए और जहाँ संभव हो किसी भी मुख्य बिंदु से जुड़े व्यक्ति के नाम को इंगित करने का प्रयास करें।
विषय पर चर्चा के बाद, उस कार्यसूची मद के आसपास किए गए किसी भी सहमत-निर्णयों या निर्णयों को शामिल करें, जिनके द्वारा अनुशंसित कार्यों को शामिल करने की तिथि, नियत तारीख, जिम्मेदार व्यक्तियों या कार्यान्वयन के लिए विभाग, आदि। यह मिनट का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। प्रक्रिया क्योंकि बैठक से कोई कार्य योजना इस खंड से निकाली जाएगी।
किसी भी मुद्दे या चर्चा के बिंदुओं के लिए, लेकिन हल नहीं किए गए, उन्हें "अनट्रेस किए गए मुद्दे" लेबल वाले अपने मिनट पृष्ठों के एक अलग अनुभाग में जोड़ें। बैठक में भाग लेने वाले इन्हें बाद में देख सकते हैं और बैठक के मेजबान यह तय कर सकते हैं कि इन वस्तुओं के रिज़ॉल्यूशन को सर्वश्रेष्ठ तरीके से कैसे हल किया जाए।
मिनटों के अंत में, अगली बैठक की तैयारी में जानने के लिए उपस्थित लोगों के लिए आवश्यक किसी भी अन्य जानकारी के साथ अगली बैठक की तारीख, समय और स्थान पर सहमति लिख दें।
अंत में, सुनिश्चित करें कि सभी आमंत्रित उपस्थित हों या नहीं, मिनटों की एक प्रति प्राप्त करें। बैठक के बाद 24 से 48 घंटों के भीतर मिनटों का प्रयास करना और वितरित करना अंगूठे का एक अच्छा नियम है। इस तरह अगर कुछ गलत है या किसी को गलत ठहराया गया था, तो इसे सही किया जा सकता है जबकि यह प्रत्येक उपस्थित व्यक्ति के दिमाग में ताजा है।
टिप्स
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उपस्थिति में उन लोगों की एक सटीक सूची होना महत्वपूर्ण है क्योंकि बाद में यह जानना महत्वपूर्ण हो सकता है कि कौन मौजूद था और बैठक में महत्वपूर्ण निर्णय लेने में भाग लिया था। हमेशा याद रखें कि आपका नाम और तारीख दोनों को फ़ाइल के साथ लिखना यदि कंप्यूटर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किया जाता है तो मिनट का नाम पथ कहाँ मिल सकता है।
चेतावनी
आशुलिपि लेने के लिए ठीक है, लेकिन कोशिश करें कि आप किसी के कहे, महसूस किए गए या सोचे गए शब्दों के बारे में अपने शब्दों, टिप्पणियों या विचारों को अपने शब्दों, टिप्पणियों या विचारों के साथ जोड़कर न देखें - जैसा कि व्यक्ति ने कहा है कि मिनट लिखें।
