रिक्वेस्ट फॉर प्रपोजल (RFP) एक दस्तावेज है जिसमें आप ठेकेदारों को आपके द्वारा किए गए कार्य पर बोली लगाने के लिए विनती करते हैं। यह कार्यों के विवरण, आवश्यक योग्यता, अनुबंध की शर्तों, समय सीमा प्रस्तुत करने और कैसे जवाब देने के निर्देश पर रूपरेखा देता है। आप आमतौर पर RFP को वास्तविक प्रतिक्रिया प्रस्ताव से कुछ सप्ताह पहले आशय पत्र भेजते हैं। यह RFP जारीकर्ता को यह अनुमान लगाने के लिए देता है कि कितने प्रतिक्रियाओं की उम्मीद है। यद्यपि आप गुणवत्ता आरएफपी और आशय के टेम्पलेट के पत्र ऑनलाइन पा सकते हैं, पहले यह समझदारी है कि आपको किस तरह का जवाब देना चाहिए और क्या शामिल या छोड़ना चाहिए।
विवरण की व्याख्या करें
RFP पर प्रतिक्रिया देने से पहले, इसे अच्छी तरह से पढ़ें। अंत में, आपके प्रतिक्रिया प्रस्ताव में यह विवरण शामिल होना चाहिए कि आप आवश्यकताओं को पूरा करने वाले परिणामों का उत्पादन कैसे करेंगे। अगर RFP आवश्यकताएं स्पष्ट रूप से वांछित कार्य नहीं करती हैं या किसी भी तरह से अस्पष्ट हैं, तो सतर्क रहें। आप परियोजना के अंत में आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए खुद को कम नहीं करना चाहते हैं। ऐसे मेट्रिक्स देखें जो परिभाषित करते हैं कि आपका अनुपालन कैसे मापा जाएगा। गैर-अनुपालन के लिए दंड का आकलन करें और जोखिम का वजन करें। समझें कि किसी भी परिणामी अनुबंध को दस्तावेज, निगरानी और समझौते को लागू करने में कैसे प्रबंधित किया जाएगा। यदि जारीकर्ता प्रश्नों के लिए खुला है, तो अस्पष्ट कुछ भी हल करने के लिए उनसे संपर्क करें। फिर, आप अपने पत्र को आत्मविश्वास के साथ भेज सकते हैं।
आशय का एक RFP पत्र का मूल उदाहरण और रूपरेखा
एक बार जब आप जवाब देने का निर्णय लेते हैं, तो तुरंत कंपनी को आशय का एक आरएफपी पत्र भेजना चाहिए जो आपको एक प्रस्ताव प्रस्तुत करने की योजना बनाते हुए आरएफपी जारी करता है। यह सुनिश्चित करता है कि आपको मूल RFP में कोई भी अपडेट या परिवर्तन प्राप्त होंगे। जब तक स्पष्ट रूप से ऐसा करने का निर्देश न दिया जाए, तब तक हस्तलिखित पत्र के साथ जवाब न दें या ईमेल का उपयोग न करें। आपकी रुचि क्यों है, यह इंगित करके अपने पत्र की शुरुआत करें। समय सीमा को स्वीकार करें। अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें। आपके पत्र के मुख्य भाग के उदाहरण के रूप में, यह उतना ही सरल हो सकता है:
"हम प्रस्ताव के लिए संदर्भित अनुरोध (RFP) में अपनी रुचि को इंगित करना चाहते हैं और आवश्यक तिथि पर जमा करने से पहले किसी भी अपडेट के बारे में सूचित किया जाना चाहिए।"
आप निश्चित रूप से अधिक विवरण शामिल कर सकते हैं। स्पष्ट प्रश्न पूछने से बचें, जो आपके इरादे को अस्पष्ट बना सकते हैं।
बातचीत के समय के बारे में क्या?
मूल्य वार्ता आमतौर पर बाद में शुरू होती है, जैसे कि प्रारंभिक बोली चरण में, यदि आप शॉर्टलिस्ट करते हैं। हालाँकि, आप इस आशय के पत्र में एक पैराग्राफ या दो को शामिल करना चुन सकते हैं, जो परियोजना की वित्त पोषण आवश्यकताओं को रेखांकित करता है। लेकिन इस बात से अवगत रहें कि इस प्रक्रिया में बहुत जल्दी वित्तीय मामलों को लाने से आपके अनुबंध को समाप्त करने की संभावना प्रभावित हो सकती है।
इसे सुरक्षित रूप से भेजें
आप अपने पत्र को सुनिश्चित करना चाहते हैं; इसे प्रमाणित मेल के माध्यम से भेजें ताकि आपको डिलीवरी रिकॉर्ड के साथ एक रसीद मिल जाए। (यह यूनाइटेड स्टेट्स पोस्टल सर्विस कम शुल्क में यह सेवा प्रदान करती है। वर्तमान मूल्य निर्धारण के लिए उनकी वेबसाइट देखें।) आप ऑनलाइन वितरण जानकारी भी ट्रैक कर सकते हैं। फिर आपको संविदात्मक अधिकारों और दायित्वों को परिभाषित करने के लिए अपना वास्तविक प्रस्ताव लिखने के लिए तैयार होना चाहिए।
