व्यावसायिक बैठकों में शेड्यूलिंग, संगठन, नेतृत्व, रिकॉर्ड रखने और अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता होती है। आपकी परियोजना आय निर्णय लेने और कार्रवाई पर निर्भर करेगी जो बैठक से संभव सहयोगात्मक प्रयास से प्रवाहित होगी।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कार्यसूची
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बैठक का कमरा
मीटिंग का एजेंडा ड्राफ़्ट करें। एजेंडा उन सभी मुद्दों की रूपरेखा पर है, जिन्हें उन निर्णयों के लिए चर्चा की आवश्यकता होती है जो आपकी परियोजना या लक्ष्यों को आगे बढ़ाने के लिए आवश्यक हैं। बुलेट अंक के साथ संक्षिप्त रूपरेखा प्रारूप में सभी ज्ञात मुद्दों को सूचीबद्ध करें। एक बार जब आपके पास एजेंडा का मसौदा तैयार हो जाता है, तो आपको मुद्दों का पता चल जाएगा, और फिर आपको पता चल जाएगा कि बैठक में भाग लेने के लिए कौन है।
एक सामूहिक ईमेल भेजें या उन सभी लोगों को फोन कॉल करें जिन्हें बैठक में भाग लेने की आवश्यकता है और यदि आपके पास कई उपस्थित हैं तो एक सप्ताह की अवधि के माध्यम से तारीखों और समय के साथ उनकी उपलब्धता पूछें। यह अकेले व्यस्त कार्यक्रम को देखते हुए एक चुनौतीपूर्ण चुनौती हो सकती है। एक बार जब आपके पास सभी की उपलब्धता हो, तो उपलब्ध तारीख और समय के लिए समय-सारिणी का संदर्भ लें। बैठक आयोजित करने के लिए पर्याप्त समय की योजना बनाएं, और एजेंडे की एक प्रति के साथ, तिथि, प्रारंभ समय, समाप्ति समय और बैठक के स्थान के सभी सहभागियों को एक नोटिस भेजें।
बैठक की तैयारी के लिए, सभी सहभागियों को एक साथ किसी भी दस्तावेज़ के साथ वितरित किए गए एजेंडे की प्रतियां हैं जो चर्चा का विषय होगा। डिस्प्ले बोर्ड और पावर प्वाइंट प्रेजेंटेशन चित्रफलक और किसी भी आवश्यक प्रोजेक्टर, लैपटॉप और स्क्रीन के साथ प्रदर्शन के लिए तैयार होना चाहिए। साथ ही, मीटिंग का नेतृत्व करने के लिए मीटिंग आयोजक को तैयार किया जाना चाहिए और नोट्स लेने के लिए रिकॉर्ड कीपर मीटिंग में भाग लेना चाहिए।
बैठक के आयोजक / नेता को चर्चा को ट्रैक पर रखने की आवश्यकता है। चर्चा अनिवार्य रूप से मूर्त मुद्दों और ऑफ-टॉपिक चर्चा का नेतृत्व करेगी, इसलिए नेता को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि चर्चा अंततः एजेंडा आइटम पर लौट आए। नेता को समय का ध्यान भी रखना चाहिए और चर्चा को सभी एजेंडा आइटम को हिट करने के लिए बहते रहना चाहिए। नेता को चर्चा शुरू करने के लिए एजेंडा आइटम का संक्षिप्त विवरण प्रदान करना चाहिए और आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए उपस्थितियों से प्रश्न या अनुरोध इनपुट भी पूछना चाहिए। नेता को आइटम के पूरा होने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के साथ प्रत्येक कार्य आइटम को पूरा करना चाहिए और पूरा करने के लिए एक अनुमानित समय निर्धारित करना चाहिए।
एक बार जब सभी एजेंडा आइटम समाप्त हो जाते हैं, तो समूह को एक अनुवर्ती बैठक का समय निर्धारित करना चाहिए यदि आवश्यक हो या नियमित रूप से दिन और समय पर एक बैठक में होने वाली अनुसूची।
रिकॉर्ड कीपर को रूपरेखा प्रारूप में आयोजित बैठक के मिनट में अपने नोट्स संकलित करने चाहिए। ड्राफ्ट मिनटों को मीटिंग अटेंडरों को टिप्पणी, सुधार या परिवर्तन की तलाश में भेजा जाना चाहिए। अंतिम बैठक के मिनटों को उपस्थित लोगों को वितरित किया जाना चाहिए और यदि आवश्यक हो तो अगली बैठक के एजेंडे के लिए कार्रवाई के लिए और आधार के रूप में उपयोग किया जाना चाहिए।
