एक व्यक्ति को एक व्यावसायिक पत्र को संबोधित करना अपेक्षाकृत सरल है। आप यू.एस. पोस्ट ऑफिस प्रारूप का उपयोग करते हुए व्यक्ति का नाम और पता लिखते हैं, और "प्रिय श्री / श्रीमती / प्रशिक्षुओं" के साथ अनुसरण करते हैं। जब आपको एक ही व्यावसायिक पत्र में कई प्राप्तकर्ताओं को संबोधित करने की आवश्यकता होती है, तो चीजें अधिक जटिल हो जाती हैं। प्राप्तकर्ता के स्थान के आधार पर, आप या तो प्रत्येक प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करेंगे या आप पत्र के निचले भाग में "कार्बन कॉपी" अंकन - "सीसी" का उपयोग करेंगे।
एकाधिक लोग, एक ही पता
एक ही संगठन में कई प्राप्तकर्ताओं को संबोधित करते समय, कई बार पते को दोहराने की आवश्यकता नहीं होती है। बस एक कंपनी के पते के बाद प्रत्येक प्राप्तकर्ता का नाम और शीर्षक लिखें। यह कुछ इस तरह दिखना चाहिए:
सुश्री मैरी हैरिस, सीईओ
श्री रॉबर्ट मार्टिनेज, सुविधाओं के निदेशक
डॉ। फिलिप बेनेट-मूल्य, वित्त निदेशक
एक्मे लिमिटेड
123 एक्मे स्ट्रीट
लेक्सिंगटन, केवाई 40505
आपके अभिवादन को तब पते के समान क्रम में नामों को सूचीबद्ध करना चाहिए, उसके बाद एक बृहदान्त्र (":"), उदाहरण के लिए "प्रिय सुश्री हैरिस, श्री मार्टिनेज और डॉ। बेनेट-मूल्य:" लेखन "प्रिय मैरी, रॉबर्ट और फिलिप्पा: "यदि आप प्रथम-नाम की शर्तों पर हैं तो पूरी तरह से ठीक है। प्रत्येक व्यक्ति को एक अलग पत्र और लिफाफा भेजना विनम्र है, इसलिए प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए एक मूल प्रति प्रिंट और हस्ताक्षर करें।
मल्टीपल पीपल, डिफरेंट एड्रेस
जब एक ही पत्र को विभिन्न स्थानों पर कई प्राप्तकर्ताओं के पास जाना है, तो प्रत्येक व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से संबोधित पत्र प्राप्त होता है। संकेत दें कि आपने हस्ताक्षर लाइन के नीचे पत्र के नीचे "cc:" डालकर अन्य लोगों को पत्र भेजा है, इसके बाद अन्य प्राप्तकर्ताओं के नाम वर्णमाला क्रम में हैं। "CC" कार्बन कॉपी के लिए है, कार्बन पेपर का संदर्भ देते हुए जिसका उपयोग फोटोकॉपियर के आविष्कार से पहले दस्तावेजों की अतिरिक्त प्रतियां बनाने के लिए किया गया था - आज, हम "शिष्टाचार प्रति" वाक्यांश का उपयोग करते हैं। प्रत्येक पत्र में "cc:" पंक्ति को संशोधित करना सुनिश्चित करें ताकि प्रत्येक प्राप्तकर्ता को पता हो कि अन्य सभी प्राप्तकर्ता कौन हैं। यदि वे आपके प्राप्तकर्ता के लिए उपयोगी होंगे, तो उनके पते शामिल करें।
जब कई पते होते हैं
जब आपके पास कई प्राप्तकर्ता होते हैं जैसे कि एक समिति के सदस्य, तो समूह को संबोधित एक पत्र को तैयार करने के लिए अधिक उपयुक्त हो सकता है, और पत्र के अंत में एक वितरण ब्लॉक रख सकता है। लोगों के एक समूह के रूप में बड़े समूहों को बधाई देना स्वीकार्य है, उदाहरण के लिए, "प्रिय निवेशक संबंध" या "बोर्ड के प्रिय सदस्य।" यदि पत्र आपके संगठन के भीतर आंतरिक रूप से वितरित किया जा रहा है, तो अनौपचारिक ग्रीटिंग का उपयोग करना ठीक है "प्रिय सभी।"
चेतावनी
जबकि कई प्राप्तकर्ताओं को पत्र को संबोधित करने के लिए एक निश्चित शिष्टाचार है, कोई कठिन और तेज़ नियम नहीं हैं। आपकी कंपनी की अपनी शैली हो सकती है जो पारंपरिक मानकों का पालन कर सकती है या नहीं कर सकती है। संगति आपके ब्रांड की एक अच्छी छाप देती है, इसलिए जांच लें कि आपके सभी कर्मचारी हर व्यावसायिक संचार में एक ही शैली का अनुसरण कर रहे हैं।
