आमतौर पर सार्वजनिक क्षेत्र में उपयोग किया जाता है, ब्रीफिंग पेपर छोटे दस्तावेज होते हैं जिनमें किसी विशेष मुद्दे का सारांश और कार्रवाई का सुझाव दिया जाता है। एक कारोबारी माहौल में, एक कार्यकारी अधिकारी द्वारा एक ब्रीफिंग पेपर का उपयोग सीईओ को एक ऐसे मुद्दे के बारे में सूचित करने के लिए किया जा सकता है, जिस पर अगली बोर्ड बैठक में चर्चा की जाएगी। इस मामले में, सीईओ मुद्दे की पृष्ठभूमि और संदर्भ और किसी भी अगले कदम को जानना चाह सकते हैं ताकि वह बोर्ड के सदस्यों के साथ बारीकियों पर चर्चा कर सकें। यदि आप अपने व्यवसाय में किसी व्यक्ति के लिए एक ब्रीफिंग पेपर लिखना चाहते हैं, तो इसे सटीक और संक्षिप्त रखें।
एक ब्रीफिंग पेपर का प्रारूप
जैसा कि नाम से पता चलता है, ब्रीफिंग पेपर छोटे होने के लिए होते हैं। आम तौर पर, आपको अपने पेपर को दो पृष्ठों के नीचे रखना होगा ताकि पढ़ना और अवशोषित करना आसान हो। एक ब्रीफिंग पेपर का उद्देश्य प्राप्तकर्ता को एक जटिल मुद्दे के बारे में सूचित करना है, एक उच्च स्तर पर संदर्भ प्रदान करना और आगे क्या करना है, इसके लिए सिफारिशें शामिल करना। यह उसे किसी भी आवश्यक निर्णय लेने या किसी भी संबंधित कार्यों को पूरा करने के लिए हाइलाइट्स के बारे में पता करने में मदद करता है। ब्रीफिंग पेपर स्पष्ट, सादे भाषा में लिखे गए हैं, और अक्सर घने पैराग्राफ के बजाय बुलेट पॉइंट शामिल होते हैं ताकि उन्हें स्कैन करना आसान हो।
द ब्रीफिंग ऑफ द ब्रीफिंग डॉक्यूमेंट
उस व्यक्ति का नाम शामिल करें जिसके लिए आप ब्रीफिंग दस्तावेज़, वर्तमान तिथि और शीर्ष पर ब्रीफिंग नोट का विषय लिख रहे हैं। कई ब्रीफिंग नोट्स एक "उद्देश्य" खंड के साथ शुरू होते हैं, जिसका उपयोग नोट के कारण की पहचान करने के लिए किया जाता है। यह पाठक को सतर्क करने में मदद करेगा कि यह जानकारी उनके लिए महत्वपूर्ण क्यों है।
इस दस्तावेज़ का उद्देश्य 3 सितंबर को हमारे सेंट लुइस कार्यालय में पुलिस घटना से संबंधित विवरण के अध्यक्ष को सूचित करना है। घटना के राष्ट्रीय समाचार बन जाने के बाद, अध्यक्ष को मीडिया के सदस्यों से प्रश्न प्राप्त हो सकते हैं।
वैकल्पिक रूप से, कुछ ब्रीफिंग नोट्स एक "इश्यूज" सेक्शन के साथ शुरू होते हैं, जहां आप किसी भी समस्या को शामिल कर सकते हैं जिसे हल करने की आवश्यकता होती है।
ब्रीफिंग पेपर का मुख्य अंग
ब्रीफिंग पेपर के मुख्य भाग में "मुख्य विचार" पर एक खंड शामिल होना चाहिए, जहां आप इस मुद्दे के संदर्भ या पृष्ठभूमि को नोट कर सकते हैं, और पाठक को किसी भी प्रासंगिक जानकारी के बारे में पता होना चाहिए।
विचार करने योग्य बातें: अपराधी नहीं है, और कभी भी इस कंपनी का कर्मचारी नहीं रहा है। उन्होंने हमारी सुविधा में किसी की मदद के बिना, अकेले अभिनय किया। जबकि कर्मचारियों ने सुरक्षित दरवाजे खोल दिए, उन्होंने ऐसा ड्यूरेस के तहत किया, और सुरक्षा प्रक्रियाओं के अनुसार। अपराधी को वश में करने में मदद करने के लिए उनकी बहादुरी के लिए सेंट लुइस पुलिस विभाग द्वारा तीन कर्मचारियों को सजाया जाएगा।
अगला, "अगले चरण" अनुभाग में कार्रवाई के सुझाए गए पाठ्यक्रम को रेखांकित करें। यहां, आप उपलब्ध समाधानों के आधार पर संभावित परिणामों और परिदृश्यों को शामिल कर सकते हैं।
रिस्पांस देने में मदद करें
कुछ ब्रीफिंग पेपर्स में "स्पीकिंग नोट्स" भी शामिल हैं। यह वह जगह है जहाँ आप विशिष्ट बिंदुओं को शामिल कर सकते हैं जो पाठक को संबोधित करना चाहिए, यदि वे भाषण दे रहे हों या विषय से संबंधित बैठक आयोजित कर रहे हों। एक भाषण लिखने के बजाय जो उन्हें पढ़ना चाहिए, उन विषयों के साथ छोटी बुलेट बिंदुओं को शामिल करना बेहतर है, जिनका उन्हें उल्लेख करना चाहिए। इससे उन्हें अपने शब्दों में बात समझाने में मदद मिलेगी।
अपने ब्रीफिंग पेपर के अंत में, अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें ताकि पाठक आसानी से आप तक पहुँच सकें अगर उनके कोई प्रश्न हों।
