नियमित रूप से निर्धारित स्टाफ ब्रीफिंग सत्र एक आवश्यक संचार उपकरण है। मेमो या ईमेल पर निर्भर होने के बजाय, आप आमने-सामने आ रहे हैं। यह न केवल प्रासंगिक जानकारी प्रदान करने के लिए, बल्कि सवालों के जवाब देने और संभावित गलतफहमी को स्पष्ट करने के लिए अवसर प्रदान करता है। हालांकि, अन्य प्रकार की बैठकों के विपरीत, ब्रीफिंग सत्र आम तौर पर व्यवसाय या परियोजना के संचालन पर केंद्रित होते हैं और 15 मिनट से 30 मिनट तक नहीं रहते हैं।
बुनियादी नियम
भले ही ब्रीफिंग सत्र अक्सर अनौपचारिक होते हैं, अच्छे आचरण और संचार के लिए जमीनी नियम अभी भी लागू होने चाहिए। एक छोटी समय सीमा नियमों को स्थापित करने के लिए महत्वपूर्ण है जो यह सुनिश्चित करती है कि जब कोई व्यक्ति बोल रहा है तो दूसरों को सुनें, जो कि बिंदु और पेशेवर के लिए संचार बनाए रखते हैं, और जो प्रश्नों और उत्पादक प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करते हैं। इसके अलावा, क्योंकि ब्रीफिंग सत्र अपडेट और अन्य प्रासंगिक जानकारी प्रदान करने पर केंद्रित है, स्टाफ के सदस्यों को यह समझना चाहिए कि यह कंपनी की नीतियों या निर्णयों पर बहस करने का स्थान नहीं है।
एक पूर्व निर्धारित एजेंडा से काम करें
ब्रीफिंग शुरू होने से ठीक पहले एक एजेंडा तैयार करें। यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि ब्रीफिंग में मानक आइटम और कोई भी ब्रेकिंग न्यूज दोनों शामिल हैं। उदाहरण के लिए, प्री-शिफ्ट स्टाफ ब्रीफिंग के एजेंडे में नौकरी असाइनमेंट, शेड्यूलिंग समायोजन और पिछली शिफ्ट के दौरान होने वाली घटनाओं की जानकारी शामिल हो सकती है। आप या तो एजेंडा वितरित कर सकते हैं या स्टाफ के सदस्यों को नोट्स लेने के लिए कह सकते हैं। लक्ष्य आपको ट्रैक पर रखना है और यह सुनिश्चित करना है कि ब्रीफिंग फायदेमंद है।
एक बंग के साथ शुरू करो
हर ब्रीफिंग के शुरुआती दो मिनट बिताएं और स्टाफ के सदस्यों को प्रेरित करें। अच्छी खबर की घोषणाओं के साथ शुरू करें, जैसे कि पिछले दिन बिक्री लक्ष्यों को पूरा करने के लिए टीम को बधाई देना, एक नए कर्मचारी का स्वागत करना या कर्मचारी प्रशंसा दिवस की तारीख की घोषणा करना। एक पेशेवर कोच और लेखक अल्बर्ट मेन्सा के अनुसार, आप जो भी बात करते हैं, वह उतना महत्वपूर्ण नहीं है जितना कि यह एक प्रेरक प्रभाव पैदा करता है।
अंत के लिए रिजर्व प्रश्न
जानकारी के वितरण के लिए समय की भारी मात्रा को आरक्षित करें। स्टाफ के सदस्यों को बताएं कि आप सवाल उठाएँ और जानकारी को अंत में दें, ब्रीफिंग के दौरान नहीं। यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप समय सीमा के भीतर रहें और सभी का ध्यान हाथ की जानकारी पर केंद्रित रखें। यदि आप किसी प्रश्न का तुरंत उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो ब्रीफिंग समाप्त होने के बाद उत्तर प्राप्त करें और जितनी जल्दी हो सके, विशेष रूप से समय-संवेदनशील प्रश्नों का पालन करें।
