टीम ब्रीफिंग एक संगठन के भीतर विभिन्न विभागों और समूहों को सूचना प्रसारित करने के लिए उपयोग की जाने वाली कुशल बैठकें हैं। एक ब्रीफिंग सत्र आयोजित करने के लिए आपको यथासंभव व्यवस्थित होना चाहिए और एक सेट एजेंडा होना चाहिए, क्योंकि समय बर्बाद किए बिना सबसे प्रासंगिक जानकारी जारी की जानी चाहिए। अन्य जानकारी जो फिट नहीं होती है, उसे किसी अन्य मीटिंग के लिए सहेजा जा सकता है। ब्रीफिंग सत्र भी सदस्यों को विचारों और अपडेट की पेशकश करने की अनुमति देता है, अगर ठीक से संरचित हो।
प्रत्येक विषय पर चर्चा की जाने वाली विशिष्ट राशि के साथ एक एजेंडा ड्राफ्ट करें। एक एजेंडा हर किसी को काम पर रखने में मदद करता है, और उन्हें समय से पहले यह जानने की अनुमति देता है कि ब्रीफिंग में क्या उम्मीद की जानी चाहिए। केवल अपने एजेंडे पर महत्वपूर्ण और प्रासंगिक जानकारी सूचीबद्ध करें। समूह चर्चा के एजेंडे के अंत में समय छोड़ दें।
ई-मेल, फैक्स या फोन के माध्यम से समय से पहले उपस्थित लोगों से संपर्क करें ताकि वे बैठक में चर्चा की जाने वाली अपनी सामग्री तैयार कर सकें। आप विभिन्न सदस्यों को ब्रीफिंग के विभिन्न भागों में योगदान करने की अनुमति दे सकते हैं। उन्हें तैयारी के लिए पर्याप्त समय दें, और उन्हें एक समय सीमा भी दें ताकि वे जो जानकारी प्रदान करते हैं वह संक्षिप्त हो और आपके एजेंडे के आवंटित हिस्से को फिट बैठे।
अपनी बैठक अच्छी खबर के साथ शुरू करें, जैसे संगठन या विभाग प्रगति कर रहा है। किसी भी भविष्य की नीतियों और प्रक्रियाओं पर चर्चा करें जिन्हें लागू किया जाएगा। उन व्यक्तियों को चुनें जो भविष्य की योजनाओं में अभिन्न होंगे, जो आप प्रस्तुत करते हैं, और प्राप्य लक्ष्यों को भी सूचीबद्ध करते हैं जिन्हें अगले ब्रीफिंग से पहले मिलना चाहिए।
किसी भी खुले प्रश्न या चिंताओं के लिए अतिरिक्त मिनट आवंटित करें जिन पर चर्चा की जा सकती है। हो सकता है कि आपने अपने एजेंडे को शुरू में प्रारूपित करते समय उन विषयों का अनुमान नहीं लगाया हो। अतिरिक्त समय भी सदस्यों को आपको किसी भी दोष या मुद्दों के बारे में सूचित करने की अनुमति देता है जो उन्हें अगले ब्रीफिंग सत्र द्वारा एक निश्चित कार्य प्राप्त करने से रोक सकता है।
