किसी कंपनी के कारोबारी महीने के दौरान, लेखाकार लेखांकन प्रणाली में कई प्रविष्टियाँ करते हैं। इनमें से कुछ प्रविष्टियाँ "जर्नल प्रविष्टियाँ" नामक साधारण प्रविष्टियों के रूप में होती हैं, जो सीधे सामान्य खाता-बही के लिए बनाई जाती हैं। इनमें से कुछ प्रविष्टियां, जब एक महीने में दर्ज की जाती हैं, तो खाते को खाली करने के लिए अगले महीने में रिवर्स करना होगा। एक क्षेत्र जिस पर यह लागू होता है वह मासिक उपादान है।
प्रविष्टियाँ उलट देना
एक प्रविष्टि जिसे उलटने की आवश्यकता होती है, इसमें दो लेखांकन अवधि के खर्चों को आवंटित करने के लिए लेखांकन प्रणाली में दर्ज राशि शामिल होती है। उदाहरण के लिए, यदि ब्याज-केवल ऋण भुगतान के लिए चालान का भुगतान हर महीने 15 तारीख को होता है, तो प्रवेश का केवल आधा हिस्सा चालू माह पर लागू होता है, जबकि प्रवेश का अन्य आधा भाग अगले महीने पर लागू होता है। इस लेनदेन को समायोजित करने के लिए, लेखाकार चालू माह में आधी राशि खर्च करेगा और राशि के दूसरे भाग के लिए समायोजन प्रविष्टि करेगा। अगले महीने की शुरुआत में, अकाउंटेंट को अकाउंट क्लियर करने के लिए एडजस्टिंग एंट्री को रिवर्स करना होगा। प्रतिवर्ती प्रविष्टियों का उपयोग करने का लाभ यह है कि यह लेखाकार को होने वाली अवधि में खर्चों को प्रतिबिंबित करने की अनुमति देता है।
स्त्रोतों
लेखाकार प्राप्त नहीं किए गए व्यय आइटम के लिए प्रविष्टियाँ बनाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने किसी ग्राहक को $ 500 का बिल दिया है, लेकिन उस चालान के लिए काम पूरा करने के लिए एक विक्रेता को $ 100 का भुगतान करने की आवश्यकता है और विक्रेता चालान प्राप्त नहीं करता है, तो आपको इसके लिए शुल्क जमा करना होगा। इसका उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि उत्पन्न राजस्व के लिए, खर्च भी दर्ज किए जाएं। जिस महीने आपने ग्राहक को $ 500 का बिल दिया, उस वेंडर के लिए आप $ 100 का खर्च वहन करेंगे, जिसके लिए अगले महीने में उलट प्रवेश की आवश्यकता होती है। हालाँकि, जब आप प्रविष्टियों को उलटते और उलटते हैं, तो आप उलटा प्रविष्टि करना नहीं भूल सकते हैं या आपका व्यय खाता समाप्त हो जाएगा। उलटा प्रविष्टियों का उपयोग करने का एक नुकसान यह संभावना है कि आप उन्हें बनाने के लिए भूल जाएंगे।
दोहरा काम
उलट प्रविष्टियों को बनाने के लिए उन्हें सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए उन्हें ट्रैक करने के लिए एक प्रणाली की आवश्यकता होती है। स्प्रेडशीट पर उलट प्रविष्टियों को ट्रैक करने के बिना, आपको पता नहीं होगा कि अगली अवधि में क्या उल्टा करना है। लेखांकन प्रणाली जिन्हें आपको मैन्युअल रूप से उलट प्रविष्टियां दर्ज करने की आवश्यकता होती है, लेखाकार को दोहरा काम करने की आवश्यकता होती है। अगली प्रविष्टि में बनाई गई प्रत्येक प्रविष्टि के लिए, अगली अवधि में एकाउंटेंट को दो प्रविष्टियाँ करनी होंगी, प्रत्येक अवधि में एक। यह एक बोझिल कार्य हो सकता है और किसी भी त्रुटि को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है, क्योंकि एक अवधि में दर्ज की गई मात्रा और अगले में उलट शून्य के समान होना चाहिए।
ओवरस्टेटेड या अंडरस्टेटेड अकाउंट्स
उलट प्रविष्टियों का उपयोग करने के लिए एक और दोष यह है कि त्रुटियां खाते को ओवरस्टेट या समझ सकती हैं। हालांकि, एक लेखाकार को सही तरीके से ट्रैक करने की अनुमति मिलती है, लेकिन आय या व्यय प्राप्त नहीं होता है, प्रविष्टि को उलटने की भूल करने से खाते में एक ओवरस्टेटेड या समझी गई राशि समाप्त हो सकती है, क्योंकि उलट प्रवेश अनुपस्थित होगा।
अधिक प्रविष्टियाँ, अधिक त्रुटियाँ
उलट प्रविष्टियों का उपयोग करना एकाउंटेंट के काम को दोगुना कर देता है, और मैन्युअल काम बढ़ने पर त्रुटियों के लिए मौका बढ़ जाता है। एक प्रणाली जो अर्जित प्रविष्टियों के स्वत: उलटने के लिए प्रदान करती है, सबसे अधिक कुशल हो सकती है, क्योंकि मूल प्रविष्टि को केवल एक बार बनाया जाना चाहिए। हालाँकि लेखाकार अभी भी उलटी प्रविष्टियों की समीक्षा करेगा, लेकिन उसे अपना काम दोगुना नहीं करना होगा।
