एक ऑडिट के दौरान, व्यवसाय प्रबंधन महसूस कर सकता है कि उनके पास प्रक्रिया या ऑडिट परिणाम पर बहुत कम शक्ति है। लेकिन एक बार आंतरिक लेखा परीक्षा विभाग, कॉर्पोरेट लेखा परीक्षकों या बाहरी लेखा परीक्षकों द्वारा एक ऑडिट पूरा हो जाने के बाद, व्यवसाय प्रबंधन कार्यभार संभाल लेता है और रिपोर्ट की प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करने के लिए जिम्मेदार होता है। ऑडिट प्रतिक्रियाएं विशिष्ट, समय पर होनी चाहिए और आवश्यक बजट उपलब्ध होना चाहिए।
एक ठोस ऑडिट प्रतिक्रिया लिखना महत्वपूर्ण है, क्योंकि ऑडिटर और कार्यकारी प्रबंधन व्यवसाय प्रबंधन को उनके द्वारा किए जाने वाले किसी भी नियंत्रण में सुधार के लिए जवाबदेह ठहराएगा।
एक ऑडिट रिपोर्ट पर प्रतिक्रिया
ऑडिटर्स द्वारा पहचानी गई नियंत्रण की कमजोरी के लिए विशिष्ट उपायों के लिए प्रतिबद्ध हैं और अपने इरादों की व्याख्या के लिए जगह की अनुमति नहीं देते हैं। ऑडिटर आपकी ऑडिट प्रतिक्रिया की समीक्षा करेंगे और निर्धारित करेंगे कि यह उन नियंत्रण कमजोरियों को हल करेगा जो उन्होंने पहचानी हैं। यदि ऑडिटर के साथ आपका संबंध अनुमति देता है, तो उन्हें संपर्क करें क्योंकि आप प्रत्येक प्रतिक्रिया को प्रारूपित कर रहे हैं और उनकी प्रतिक्रिया प्राप्त कर रहे हैं। अपनी प्रतिक्रिया में जितना संभव हो उतना स्पष्ट रहें क्योंकि ऑडिटर यह सत्यापित करने के लिए वापस आ जाएंगे कि आपने अपने द्वारा किए गए कार्यों को ले लिया है।
अपने नियंत्रण सुधारों को लागू करने के लिए यथार्थवादी तिथियां निर्धारित करें, जैसा कि न्यूयॉर्क राज्य कार्यालय नियंत्रक द्वारा अनुशंसित है, और अत्यधिक होने के बिना उदार रहें। नियंत्रण कमजोरियों, विशेष रूप से सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियों से संबंधित, मूल योजना की तुलना में हल करने में अधिक समय ले सकते हैं। अधिकांश ऑडिट डिपार्टमेंट्स और एग्जीक्यूटिव बिज़नेस मैनेजर आपके द्वारा तय किए गए शेड्यूल में सुधार करने की उम्मीद करेंगे। समय-सीमा में संशोधन की अनुमति दी जा सकती है, लेकिन जब तक आपके व्यवसाय में परिवर्तन की आवश्यकता नहीं होती है, तब तक इसे रोक दिया जाएगा।
पुष्टि करें कि आपके पास बजट है या आपके पास अपनी ऑडिट प्रतिक्रिया में आपके द्वारा किए गए नियंत्रण परिवर्तन करने के लिए जगह होगी। सभी लागतों की पहचान करें, जिसमें उपकरण और सिस्टम अपग्रेड, प्रक्रिया मैनुअल री-राइट और अतिरिक्त हेडकाउंट शामिल हैं जिन्हें नियंत्रण कमजोरी को हल करने के लिए आवश्यक होगा। अपने बजट की जरूरतों को अपने प्रबंधक तक बढ़ाएँ और यह सुनिश्चित करें कि अन्य क्षेत्रों से धनराशि की वसूली की जाए या आपके समय-समय पर सुधारों की डिलीवरी की अनुमति देने के लिए नए फंड जारी किए जाएं। आम तौर पर, कार्यकारी प्रबंधन लेखा परीक्षकों द्वारा सुझाए गए नियंत्रण सुधारों की आवश्यकता को समझेगा और परिवर्तनों के लिए धन प्राप्त करेगा। यदि आप अपनी ऑडिट प्रतिक्रिया में सुधार को नियंत्रित करने के लिए प्रतिबद्ध हैं और बजट की कमी के कारण उन्हें वितरित करने में असमर्थ हैं, तो ऑडिटर इसे बहाना नहीं मानेंगे।
एक व्यक्ति या व्यक्तियों को नामित करें जो नियंत्रण परिवर्तनों को लागू करने के लिए जिम्मेदार होंगे। एकाधिक व्यक्ति जिम्मेदार हो सकते हैं यदि परिवर्तन में एक से अधिक विभाग शामिल हों, जैसे कि संचालन, प्रौद्योगिकी और मानव संसाधन। सुनिश्चित करें कि नामित व्यक्तियों को परिवर्तन करने का अधिकार है।
टिप्स
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कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप ऑडिट प्रक्रिया या उसके परिणाम से कितने निराश हैं, ऑडिटरों के साथ अपनी बातचीत और आपके जवाबों को व्यवसाय की तरह रखने की कोशिश करें। जब आप भविष्य में ऑडिटरों के साथ बातचीत करेंगे तो आपका पेशेवर व्यवहार लाभांश का भुगतान करेगा।
