एक नियोक्ता या प्रबंधक के रूप में आप कर्मचारियों से यौन उत्पीड़न, कार्यस्थल में मुद्दों या अन्य समस्याओं के बारे में शिकायत प्राप्त कर सकते हैं। व्यवसाय के स्वामी कंपनी से संबंधित सेवाओं, उत्पादों और अन्य समस्याओं के बारे में ग्राहकों की शिकायतों का समाधान करते हैं। कंपनी की अखंडता को बनाए रखने के लिए, एक नियोक्ता या प्रबंधक पाएंगे कि कार्यस्थल और ग्राहक सेवा में सुधार के लिए शिकायतों को संबोधित करना आवश्यक है।
कार्यस्थल की शिकायतें
निर्णय के बिना कर्मचारी के साथ शिकायत पर चर्चा करें। यदि इसमें कोई अन्य व्यक्ति शामिल है, जैसे अपमानजनक व्यवहार या यौन उत्पीड़न, तो पूछें कि क्या हुआ और कब हुआ।
सुनिश्चित करें कि आपने यौन उत्पीड़न के संबंध में एक कंपनी नीति पोस्ट की है; नीति में श्रमिकों को सलाह देने वाला एक बयान शामिल होना चाहिए कि किसी भी शिकायत को बर्दाश्त नहीं किया जाएगा और जांच की जाएगी।
शिकायत करने वाले कर्मचारी के साथ बात करें और समझाएं कि कर्मचारी प्रतिशोध से मुक्त है और आप कथित स्थिति की जांच करेंगे - चाहे वह कर्तव्यों का असंतुलन हो, सहकर्मियों के साथ उत्पीड़न या समस्याएं।
कर्मचारी के साथ बोलते समय नोट्स लें; उसकी शिकायत के बारे में किसी भी प्रासंगिक तथ्य को लिखें। आपकी कंपनी की नीति और स्थिति की गंभीरता के आधार पर, आप पूछ सकते हैं कि वह लिखित रूप में औपचारिक शिकायत कर सकती है।
शिकायत में शामिल किसी और को बताएं कि शिकायत दर्ज की गई है और अनुचित व्यवहार बर्दाश्त नहीं किया जाएगा। पूछें कि प्रत्येक पक्ष धैर्य रखें, जबकि एक जांच चल रही है।
शिकायत की जांच करें। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारी चिंतित है कि उसके पास आवश्यक कार्यभार को संतुष्ट करने के लिए पर्याप्त घंटे नहीं हैं, तो पूछें कि वह इस बात की रूपरेखा तैयार करने के लिए एक रिपोर्ट को पूरा करता है कि वह अपना समय कैसे व्यतीत कर रहा है। यदि शिकायत यौन उत्पीड़न के बारे में है, तो उन अन्य लोगों का साक्षात्कार करें जो कथित दुर्व्यवहार के गवाह हो सकते हैं और इसमें शामिल प्रत्येक व्यक्ति को सुन सकते हैं।
शिकायत की अपनी जांच से आपको मिली जानकारी ले लें और किसी निर्णय पर पहुँचें। शिकायत के आधार पर मानव संसाधन, आपकी कंपनी के वकील या अन्य के साथ परामर्श आवश्यक हो सकता है।
उचित कार्रवाई करें और शिकायत के बारे में निर्णय लें, जैसे कि व्यक्ति को अधिक घंटे देना, कार्यस्थल में संघर्ष पर बातचीत करना, या किसी कर्मचारी को आवश्यकतानुसार निकाल देना। कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल में शिकायत के संबंध में प्रलेखन बनाए रखें।
ग्राहक सेवा शिकायतें
ग्राहक से शिकायत लें और निर्णय के बिना ग्राहक को पढ़ें या सुनें।
निर्धारित करें कि शिकायत के लिए एक विशिष्ट कर्मचारी जिम्मेदार था या नहीं। उदाहरण के लिए, यदि ग्राहक ने कंपनी को किसी उत्पाद के बारे में पूछने के लिए बुलाया और कर्मचारी को कथित रूप से अचानक या अशिष्ट कहा गया, तो पूछें कि क्या उसने कर्मचारी का नाम लिया है।
आश्वासन दें कि आप इस तरह की स्थिति की संभावना को कम करने के लिए कर्मचारी के साथ उचित उपाय करेंगे और प्राप्त उपचार के लिए माफी माँगेंगे।
पूछें कि ग्राहक द्वारा प्राप्त उत्पाद या सेवा में क्या गलत था।
ग्राहक से माफी माँगें; उसे बताएं कि आपको खेद है कि उसे वर्णित उत्पाद या उत्पाद नहीं मिला।
ग्राहक को आपकी कंपनी की नीतियों के आधार पर धनवापसी, विनिमय, मरम्मत या अन्य विकल्प प्रदान करें।
ग्राहक के साथ फॉलो-अप करें यदि उसने यह सुनिश्चित करने के लिए एक्सचेंज या मरम्मत का अनुरोध किया है कि सब कुछ काम करने के क्रम में है। उसके आदेश के लिए उसे धन्यवाद दें और उसे आपके व्यवसाय में वापस आमंत्रित करें।
चेतावनी
अपनी शिकायतें सुनते समय कर्मचारियों और ग्राहकों को परेशान करने से बचें।
