जब एक निगम एक रखरखाव कंपनी को काम पर रखना चाहता है, तो वह प्रतिस्पर्धी कीमतों को सुरक्षित करने के लिए प्रस्ताव मांग सकता है। एक कार्य प्रस्ताव आपके लिए एक अवसर है कि कोई व्यक्ति आपको क्यों काम पर रखे और नौकरी के कार्यों और लागत के बारे में विवरण शामिल करे। प्रस्ताव एक उम्मीद स्थापित करते हैं कि आप निगम से अनुबंध जीतने पर उसका पालन करेंगे। क्योंकि आवर्ती कॉर्पोरेट खाते के लिए बहुत प्रतिस्पर्धा है, आपको अपना प्रस्ताव बनाते समय पूरी तरह से संगठित होना होगा।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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लैपटॉप
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रिपोर्ट कवर
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मुद्रक
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प्रिंटर का कागज
प्रस्ताव के लिए अनुरोध की समीक्षा करें। निगम आपको जो कुछ भी देना चाहता है, उसकी सूची बनाएं और पोस्टमार्क और रसीद के लिए समय सीमा को चिह्नित करें।
प्रस्ताव लिखने के लिए आवश्यक सभी दस्तावेजों और शोधों को इकट्ठा करें। उदाहरण के लिए, यदि कंपनी आपके व्यवसाय लाइसेंस या ग्राहक संदर्भ की प्रतियां देखना चाहती है, तो अपने प्रस्ताव में शामिल करने के लिए उन अनुलग्नकों को संकलित करना शुरू करें।
उस इमारत का दौरा करें जिसे आपको बनाए रखने के लिए कहा जा रहा है ताकि आप यह जान सकें कि आप क्या कर रहे हैं।उन विशिष्ट क्षेत्रों की सूची बनाएं, जिनमें दूसरों की तुलना में अधिक कार्य या रखरखाव की आवश्यकता होती है।
प्रस्तावों के लिए अनुरोध जारी करने वाले निगम द्वारा आवश्यक विशिष्ट योग्यताओं को संबोधित करने के लिए अपनी व्यावसायिक जीवनी को अपडेट करें। यदि उन्हें आपको समान कंपनियों के साथ काम करने का पिछला अनुभव होना चाहिए, तो उन कंपनियों को अपनी जीवनी में सूचीबद्ध करें।
इस सुविधा के लिए आप जो काम करने का प्रस्ताव कर रहे हैं, उसका दायरा स्पष्ट कीजिए। संपत्ति के उन क्षेत्रों पर जोर दें जिन पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है। पाठक को दिखाएं कि आप विशेष रूप से उसकी जरूरतों को संबोधित कर रहे हैं और न केवल बॉयलर प्लेट का प्रस्ताव प्रस्तुत कर रहे हैं।
निवारक रखरखाव, चल रहे रखरखाव और तत्काल मरम्मत में काम के दायरे को अलग करें। प्रत्येक शीर्षक के तहत, उस कार्य का वर्णन करें जो आप करेंगे। एक पंक्ति या दो व्याख्याएं जोड़ें कि ये मरम्मत क्यों आवश्यक हैं। उदाहरण के लिए, यदि सिंचाई के पानी के पाइप को बदलने की जरूरत है, तो पाठक को बताएं कि वह बाढ़ के खतरे में है या बैक्टीरिया को अपने जल तंत्र में जाने की अनुमति देता है।
इस सेवा को प्रदान करने के लिए अपनी शर्तों को सूचीबद्ध करें। कॉन्ट्रैक्ट की लंबाई, आपको मरम्मत पूरी करने में कितना समय लगेगा और आपके कर्मचारियों की सुरक्षा के लिए निगम को क्या सावधानियां बरतनी चाहिए। विस्तृत वारंटी की जानकारी दें।
कीमत सूचीबद्ध करें और इसे सही ठहराएं। उपकरण की लागत और श्रम लागत का टूटना प्रदान करें। कुछ लचीलापन होने पर बातचीत के विकल्प बताएं। निगम को उन सेवाओं से बाहर निकलने का विकल्प दें, जिनके लिए वे भुगतान नहीं करना चाहते हैं।
अपनी कंपनी में प्रिंसिपलों और उस कंपनी के बीच संवाद करने का सबसे अच्छा तरीका निर्धारित करें जो आपको काम पर रखेगा। अपने पाठक को बताएं कि क्या आप ईमेल, फोन या अन्य माध्यमों से संपर्क करना चाहते हैं।
दोहराएं कि आपकी कंपनी इन कर्तव्यों को करने के लिए सबसे उपयुक्त क्यों है। पत्र को बंद करने से पहले अपने प्रस्ताव कार्यों और अनुसूची को सारांशित करें।
आपके द्वारा कवर किए गए सभी विषय वस्तु को सूचीबद्ध करें और वे किस पृष्ठ पर शुरू करते हैं। सामग्री की एक तालिका बनाएं ताकि पाठक जल्दी से उन अनुभागों की ओर रुख कर सकें जिनकी वे तलाश कर रहे हैं।
रिपोर्ट छपवाओ। त्रुटियों के लिए इसकी समीक्षा करें। त्रुटियों के लिए रिपोर्ट की समीक्षा करने के लिए अपनी टीम के दूसरे व्यक्ति से पूछें।
प्रस्ताव को रिपोर्ट कवर के साथ कवर करें। प्रस्ताव दस्तावेजों के अनुरोध में आवश्यक पते पर मेल करें।
