दानकर्ताओं को धन्यवाद कार्ड भेजना महत्वपूर्ण है क्योंकि इससे दाता को व्यक्तिगत रूप से मान्यता प्राप्त होती है और संभावना बढ़ जाती है कि वह व्यक्ति फिर से दान करेगा। दान प्राप्त करने के तुरंत बाद इन्हें भेजें, दो दिनों के बाद नहीं। यह शीघ्र वितरण दिखाता है कि आपका संगठन कितना कुशल है और यह भी कि आप दाता को कितना धन्यवाद कहना चाहते हैं।
सुर
पत्र लिखते समय एक व्यक्तिगत, लेकिन पेशेवर स्वर का उपयोग करें। आप दाता को यह महसूस नहीं करना चाहते हैं कि यह सरकार का एक पत्र है, कठोर और अवैयक्तिक है, लेकिन आप उसे ऐसा महसूस नहीं करना चाहते हैं जैसे उसने सिर्फ एक कंपनी को दान दिया है जो पेशेवर नहीं है। एक स्वर में लिखें जो काम, व्यक्तिगत लेकिन पेशेवर के पहले दिन आपके बॉस से बात करने के तरीके से मिलता-जुलता है।
स्वरूप
पत्र का प्रारूप एक व्यावसायिक पत्र के प्रारूप के समान है। प्रत्येक नया पैराग्राफ एक नई लाइन पर जाता है और बीच में एक रेखा को छोड़ दिया जाता है। किसी इंडेंटेशन का उपयोग नहीं किया जाता है। तिथि के साथ शुरू करें, फिर दूसरी पंक्ति पर दाता का पता, फिर आपका सलाम और संदेश। आप प्रत्येक दाता के लिए एक ही पत्र का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन प्रत्येक पत्र में दाता का नाम बदलकर इसे व्यक्तिगत बना सकते हैं, इसलिए उसे लगता है कि यह उसके लिए लिखा गया था, न कि उसे एक सामूहिक मेल-आउट भेजा गया था।
सामग्री
हर संगठन अपनी सामग्री अलग-अलग चुनता है। कुछ लोग इस बारे में बात करना पसंद करते हैं कि कितना पैसा जुटाया गया था, जबकि अन्य लोगों को ऐसा लगता है कि वह बहुत ही ज्यादा डींग मार रहा है। इसे प्राप्त करने का एक तरीका यह है कि आपके संगठन ने अपने धन उगाहने वाले लक्ष्य को लाभ पर प्राप्त किया और यदि यह पार हो गया या नहीं। एक संक्षिप्त पुनरावर्तन जहां धन जा रहा है वह सामग्री में शामिल करने का एक और विकल्प है। इसके अलावा, संक्षेप में बात करें कि लाभ कुल मिलाकर कैसे हुआ। इसे छोटा रखें।एक संक्षिप्त पैराग्राफ दाता का शुक्रिया अदा करता है और दूसरा बताता है कि फंडराइजर कैसे गया और फंड कैसे आवंटित किया जाता है इसकी जरूरत है।
ख़ाका
धन्यवाद कार्ड के लिए लेआउट सरल होना चाहिए। घंटी और सीटी के साथ अलंकृत कार्ड दाता को आश्चर्यचकित कर सकते हैं कि उसका दान वास्तव में कहां जा रहा है। यदि आप अपने संगठन से कलाकृति का उपयोग कर सकते हैं, तो इसे कार्ड के सामने एक साधारण धन्यवाद, और संदेश के साथ रखें। इस तरह की कलाकृति का एक उदाहरण है यदि आपका संगठन बच्चों के साथ काम करता है, तो कार्ड के सामने उनके चित्र में से एक की तस्वीर लगाएं।
