जब आप एक उत्पाद या सेवा प्राप्त करने में विफल रहे, जैसा कि वादा किया गया है, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने असंतोष को ज्ञात करें। कुछ कंपनियों के पास ग्राहकों को आगे बढ़ाने के लिए एक स्थापित शिकायत प्रक्रिया है। अन्य लोग केवल एक पते या टोल-फ्री नंबर को प्रकाशित करते हैं, जो संतुष्टि की गारंटी देता है। इस प्रकार, यह आपसे संपर्क बनाने, अपने असंतोष और आपके द्वारा मांगे जा रहे संकल्प की व्याख्या करना है। कुछ सरल रणनीतियों का पालन करने से आपके अनुकूल परिणाम प्राप्त करने की संभावना में सुधार होगा।
अपनी शिकायतों की सूची बनाएं। निर्दिष्ट करें कि आपके द्वारा प्राप्त उत्पाद या सेवा में क्या गलत था।
आप जिस संकल्प की इच्छा रखते हैं उसे घोषित करें, चाहे वह विनिमय हो, धन वापस हो या नि: शुल्क परीक्षण हो। उचित बनो। उदाहरण के लिए, यदि आपके भोजन में आपके द्वारा दिए गए फ्रेंच फ्राइज़ शामिल नहीं हैं, तो मुफ्त भोजन मांगना अनुचित है। एक और अधिक उचित अनुरोध दो फ्री फ्रेंच फ्राइज़ या तो अब या अपने अगले आदेश के साथ प्राप्त करना है।
शिकायत का पता लगाने के लिए किससे संपर्क करें। आमतौर पर आप ग्राहक सेवा को कॉल कर सकते हैं और वहां शुरू कर सकते हैं।
यदि आप इसे लिखित रूप में करना चाहते हैं, तो एक शिकायत पत्र लिखें। अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें ताकि कंपनी आसानी से जवाब या अधिक जानकारी के लिए अनुरोध के साथ जवाब दे सके। अपने असंतोष का कारण और अपनी वांछित प्रतिक्रिया शामिल करें। हमेशा विनम्र और पेशेवर रहें। यदि आपको कोई प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, तो फ़ोन कॉल का अनुसरण करें।
ग्राहक सेवा को कॉल करें, समस्या और अनुरोध समाधान की व्याख्या करें। विनम्र रहें। चिल्लाहट और अपवित्रता इस समय कुछ बेहतर महसूस करा सकती है, लेकिन आगे नहीं बढ़ेगी। यदि ग्राहक सेवा प्रतिनिधि थोड़ी मदद करता है, तो एक पर्यवेक्षक से अनुरोध करें। यदि आवश्यक हो, तो पर्यवेक्षकों से अनुरोध करना जारी रखें, जब तक आप संकल्प प्राप्त नहीं कर सकते। अक्सर, हालांकि, यदि आप ग्राहक सेवा प्रतिनिधि के साथ तालमेल स्थापित करते हैं और दयालु, विनम्र और उचित हैं, तो अपने पारस्परिक लाभ के लिए मुद्दे को हल करने में मदद के लिए पूछें, तो आप उस संकल्प को प्राप्त करेंगे जो आप चाहते हैं। दया से मारें, लेकिन उल्लेख करें कि यदि आवश्यक हो, तो आप अपने व्यवसाय को कहीं और ले जाएंगे। हालांकि, केवल यह कहें कि यदि व्यक्ति में जवाबदेही की कमी है।
