प्रबंधक की नौकरी का एक हिस्सा उन कर्मचारियों को अनुशासित करना है जो नियमों का पालन करने में विफल रहते हैं। जबकि एक साधारण मौखिक चेतावनी पहली बार, मामूली उल्लंघन के लिए पर्याप्त होगी, एक दस्तावेज, लिखित चेतावनी के लिए अधिक गंभीर या दोहराए गए उल्लंघन कॉल। इससे कर्मचारी को न केवल यह समझाने में मदद मिलेगी कि उसने क्या गलत किया और उससे क्या उम्मीद की जाती है, बल्कि आपको कर्मचारी की फ़ाइल के लिए चेतावनी की एक प्रति रखने की अनुमति देता है, जो बाद में उपयोगी हो सकती है। इस तरह की चेतावनी लिखना एक कठिन काम लग सकता है, लेकिन लिखित चेतावनी टेम्पलेट के साथ, प्रक्रिया वास्तव में काफी सरल हो सकती है।
टिप्स
-
एक लिखित चेतावनी को एक मानक टेम्पलेट का पालन करना चाहिए और इसमें ऐसी जानकारी शामिल होनी चाहिए जैसे कि कौन से नियम टूट गए थे, अपराध का विस्तृत विवरण और कर्मचारी को कैसे सुधार करना होगा।
क्यों एक लिखित चेतावनी का उपयोग करें
एक लिखित चेतावनी कर्मचारी और कंपनी दोनों के लिए उपयोगी हो सकती है। कर्मचारी के लिए, चेतावनी इस बात पर स्पष्ट मार्गदर्शन और निर्देश प्रदान कर सकती है कि कंपनी को उससे क्या उम्मीद है और आगे की चेतावनियों से बचने के लिए अपने कार्य प्रदर्शन में सुधार कैसे करें। कंपनी के लिए, लिखित चेतावनी यह साबित करने में मदद कर सकती है कि यदि समस्या जारी रहती है तो आगे कदम उठाए जा सकते हैं। यह मामले में समस्या के प्रलेखन के रूप में भी काम करता है जब कर्मचारी बाद में किसी तरह के कानूनी विवाद को दर्ज करता है, जैसे कि एक गलत समाप्ति का मामला।
इन चेतावनियों का उपयोग कब करें
प्रत्येक व्यवसाय में कंपनी के अपने नियमों और वहां काम करने वाले लोगों के प्रकार के आधार पर विभिन्न कर्मचारियों के साथ अलग-अलग समस्याएं होंगी। यह कहा जा रहा है, सभी उद्योगों में सबसे आम कारण कर्मचारियों द्वारा लिखा जाता है, अत्यधिक थकान है।
आमतौर पर मौखिक चेतावनी दिए जाने के बाद किसी कर्मचारी को चेतावनी पत्र जारी किया जाता है, लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता है। यदि एक बार गंभीर अपराध हुआ है, तो यह एक शाब्दिक चेतावनी को बायपास करने के लिए समझ में आता है और तुरंत एक लिखित चेतावनी है जो कर्मचारी की फ़ाइल में जा सकती है। यह ध्यान देने योग्य है कि सभी मौखिक चेतावनियों को इस तथ्य के बाद प्रलेखित किया जाना चाहिए, जिसमें चेतावनी का समय और तारीख भी शामिल है, और इन्हें कर्मचारी फ़ाइल में दर्ज किया जाना चाहिए ताकि कोई भ्रम न हो कि कर्मचारी को चेतावनी दी गई है या नहीं एक विशेष समस्या।
विद्रोह पत्र का उपयोग करना
इससे पहले कि आपको उनकी आवश्यकता हो, एक लिखित चेतावनी और एक कर्मचारी अनुशासन पत्र दोनों के लिए टेम्पलेट देखना एक अच्छा विचार है। ये आपकी कंपनी के लिए अनुकूलित होना चाहिए और वास्तव में एक कर्मचारी को लिखने से पहले आपको उपयोग के लिए तैयार किया जाना चाहिए। प्रत्येक कर्मचारी जो चेतावनी या अनुशासन नोटिस प्राप्त करता है, उसे उसी प्रपत्र को प्राप्त करना चाहिए जो विशिष्ट समस्या से संबंधित जानकारी के साथ भरा हुआ हो। यह सुनिश्चित करेगा कि सभी कर्मचारियों के साथ उचित और समान व्यवहार किया जाए।
हमेशा पूर्व चेतावनी वाले पत्र पर हर रिक्त स्थान भरें।यदि कुछ लागू नहीं होता है, तो आप "एन / ए" लिख सकते हैं, इसलिए यह स्पष्ट है कि यह लागू नहीं था और आपको फॉर्म भरने में लापरवाही नहीं हो रही थी। यदि आप वास्तव में टेम्पलेट का उपयोग करते हुए एक पत्र लिखते हैं, तो आपको ऐसा करने की आवश्यकता नहीं है लेकिन फिर भी जितना संभव हो उतना विवरण के साथ पत्र को अच्छी तरह से लिखें। यदि बाद में कानूनी समस्याएं उत्पन्न होती हैं तो ये कदम उठाना आपकी रक्षा कर सकता है। इस कारण से, हमेशा औपचारिक भाषा का उपयोग करें और शॉर्टहैंड या शब्दजाल का उपयोग करने से बचें।
जब आपको एक टेम्पलेट के साथ काम करना चाहिए, तो फटकार के पत्र में उपयोग किए जाने वाले विशिष्ट टोन को उल्लंघन की गंभीरता के आधार पर भिन्न होना चाहिए। यदि कर्मचारी को कुछ समय देर हो चुकी थी, उदाहरण के लिए, आप बस व्यवहार को ठीक करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और उसे समय पर दिखाने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए अधिक सकारात्मक स्वर सेट कर सकते हैं। यदि कोई कर्मचारी किसी ग्राहक को शाप देता है, हालांकि, आप एक और अधिक गंभीर स्वर रखना चाहते हैं जो संभावित दंड पर ध्यान केंद्रित करे, उसे फिर से करना चाहिए।
पत्र को कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से दें, न कि ईमेल के माध्यम से और न केवल कर्मचारी के डेस्क पर छोड़ने से। आप एक गवाह को उपस्थित होने या न चुनने का विकल्प चुन सकते हैं, लेकिन बाकी कर्मचारियों के सामने सार्वजनिक रूप से मामले को न संभालें। यह मुश्किल और असुविधाजनक हो सकता है, लेकिन ऐसा करना महत्वपूर्ण है। स्थिति के बारे में कर्मचारी से बात करना वास्तव में फायदेमंद हो सकता है, हालांकि, जैसा कि वह विश्वास कर सकती है कि पत्र आपको लगता है कि आपके इरादे से अधिक या कम सख्त है, और यहां तक कि आपकी उपस्थिति उस स्वर पर जोर देने में मदद कर सकती है जिसे आप पत्र में लेने का इरादा रखते हैं। । आप कर्मचारी को कुछ सकारात्मक प्रतिक्रिया देकर पत्र के प्रहार को नरम कर सकते हैं लेकिन ऐसा कभी न करें यदि यह चेतावनी जारी करने की गंभीरता के बारे में कोई भ्रम पैदा करता है।
हमेशा मौजूद रहने पर कर्मचारी से एक हस्ताक्षर प्राप्त करें। यदि वह इस पर हस्ताक्षर करने से इनकार करता है, तो उसे एक पत्र पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें, जिसमें उसने चेतावनी पर हस्ताक्षर करने से इनकार कर दिया हो। कर्मचारी के रिकॉर्ड के लिए हस्ताक्षरित प्रति रखें। यदि कर्मचारी ने यह कहते हुए एक पत्र पर हस्ताक्षर किए कि वह चेतावनी पर हस्ताक्षर करने से इंकार कर देता है, तो पत्र को यह स्टेपल कर दें। अपने रिकॉर्ड के लिए कर्मचारी को एक प्रति भी प्रदान करें।
कर्मचारी लिखावट उदाहरण
एक लिखित चेतावनी पत्र मूल औपचारिकताओं, जैसे कि विषय, तिथि, समय, आपका नाम, आपकी नौकरी का शीर्षक, कर्मचारी का नाम और नौकरी का शीर्षक और मेमो की एक प्रतिलिपि प्राप्त करने वाले किसी भी अन्य लोगों के नाम के साथ शुरू होना चाहिए। आप अपनी कंपनी के लोगो को फॉर्म के शीर्ष पर शामिल करना चाह सकते हैं, लेकिन यह वैकल्पिक है।
यदि आपके पास एक कर्मचारी पुस्तिका है, तो आपको पहले यह बताना चाहिए कि कंपनी की नीति के किस हिस्से का उल्लंघन किया गया था। आप या तो विशिष्ट नीति लिख सकते हैं या बस हैंडबुक के संबंधित अनुभाग का संदर्भ शामिल कर सकते हैं। यदि आपके पास एक हैंडबुक नहीं है, तो बस लागू होने वाले कंपनी नियमों का एक संक्षिप्त सारांश लिखें।
यह शामिल करें कि क्या यह पहली या अंतिम चेतावनी है, और यदि यह एक गंभीर उल्लंघन है, तो इस पर भी ध्यान दें। चेतावनी में एक समय सीमा होनी चाहिए, जिसका अर्थ है कि यदि पर्याप्त समय बीत जाता है, तो चेतावनी को कर्मचारी के रिकॉर्ड से हटा दिया जाएगा और पूर्व चेतावनी के रूप में नहीं गिना जाएगा। दूसरे शब्दों में, अगर वह तीन साल बाद देर से आना शुरू करता है, तो उसके बारे में पिछले लिखित चेतावनी को कर्मचारी के खिलाफ नहीं गिना जाना चाहिए। पत्र को अभी भी संदर्भ के लिए कर्मचारी के कार्मिक फ़ाइल में रहना चाहिए। आम तौर पर, पहली बार की चेतावनी छह महीने तक होनी चाहिए, गंभीर अपराध आठ महीने तक चलने चाहिए और अंतिम चेतावनी एक साल तक होनी चाहिए, लेकिन यह आपकी कंपनी की नीतियों के अनुसार भिन्न हो सकती है।
इसके बाद, वास्तव में जितना संभव हो उतना वर्णन करें, जिसमें शामिल सभी लोगों की तारीख, समय और नाम शामिल हैं। यह कहते हुए व्यक्तिपरक विवरण शामिल न करें कि कर्मचारी किसी अन्य कर्मचारी के लिए था। इसके बजाय, ठीक वही समझें जो कर्मचारी ने किया था, जिसका अर्थ समझा जा सकता है। यदि आप इन खातों में भिन्नता रखते हैं, तो आप घटनाओं का विवरण, कर्मचारी का विवरण और घटनाओं के किसी भी साक्ष्य विवरण को लिखना चुन सकते हैं। यदि आप पहले से तैयार फ़ॉर्म का उपयोग करते हैं और सभी प्रासंगिक विवरण लिखने के लिए पर्याप्त जगह नहीं है, तो यदि आवश्यक हो तो कागज का दूसरा टुकड़ा संलग्न करना ठीक है।
कर्मचारी को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए, कर्मचारी के व्यवहार को बदलने की आवश्यकता के साथ क्या हुआ और उसे इस तरह के बदलाव कैसे करने चाहिए, इसके विवरण का पालन करें। यदि वह अपने व्यवहार को सही करने में विफल रहती है तो इसके परिणाम के बारे में स्पष्ट रूप से विस्तृत जानकारी के साथ इसका पालन करें। याद रखें कि लिखित चेतावनी एक अनुशासनात्मक कार्रवाई नहीं है, इसलिए यह बताना सुनिश्चित करें कि समस्या को जारी रखने के लिए अनुशासनात्मक कार्रवाई क्या होगी। अंत में, पत्र पर हस्ताक्षर करें और तिथि दें, इसे कर्मचारी को प्रस्तुत करें और उसे और किसी भी गवाह को बैठक में हस्ताक्षर करने और तारीख करने के लिए कहें।
