एक चेतावनी पत्र एक कर्मचारी को एक दस्तावेज भेजा जाता है, जिसमें कर्मचारी फ़ाइल में प्रतियां रखी जाती हैं। पत्र को यह स्पष्ट करना चाहिए कि नियम क्या तोड़े गए, या आपके कार्य प्रदर्शन को कैसे और क्यों माना जाता है। कुछ पत्र आरोपों का जवाब देने के लिए एक रिक्त स्थान प्रदान करते हैं लेकिन, यदि नहीं, तो एक काउंटर पत्र प्रस्तुत करें जो आपके कार्य प्रदर्शन की आलोचना को विवादित करता है।
कर्मचारी चेतावनी पत्र को ध्यान से पढ़ें। पत्र को आपके व्यवहार के विशिष्ट उदाहरणों को संबोधित करना चाहिए जो आपके नियोक्ता को समस्याग्रस्त लगता है। यह सुनिश्चित करें कि इससे पहले कि आप इसे विवादित करते हैं, आप ठीक-ठीक जानते हैं कि आप पर क्या आरोप लगाया जा रहा है।
अपने विवाद पत्र को लिखें। आपको घटना के बारे में बारीकियों का उल्लेख करना चाहिए और यदि संभव हो तो यह दिखाएं कि आपके कार्य कंपनी की नीति के अनुसार हैं। कंपनी के नियमों का उल्लेख करें जो आपको लगता है कि आप पीछा कर रहे थे या आपके व्यवहार को नियमों से छूट दी गई थी जिस स्थिति में व्यवहार हुआ था। विवरण का उपयोग करते हुए विस्तृत करें, और सुनिश्चित करें कि आप केवल चेतावनी पत्र में उल्लिखित आरोपों का जवाब देते हैं।
विवाद के अपने पत्र को जमा करें, इसे अपने तत्काल पर्यवेक्षक को दें या घटना को संभालने वाले व्यक्ति को दें। आपके पत्र में अतिरिक्त साक्षात्कार और प्रश्न हो सकते हैं, इसलिए तैयार रहें।
टिप्स
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अपने प्रतिक्रिया पत्र में विनम्र और पेशेवर बनें। यहां तक कि अगर आप व्यक्तिगत रूप से आरोप से आहत हैं या आपको लगता है कि आपके साथ अन्याय हुआ है, तो एक पक्षपाती और उचित तरीके से जवाब दें।
