कभी-कभी लोगों को प्रबंधित करने का अर्थ है कि नियम उल्लंघन के बारे में चेतावनी जारी करना, जैसे कि तनाव। एक औपचारिक, लिखित चेतावनी एक कर्मचारी के व्यवहार को बदलने के लिए पर्याप्त हो सकती है जिसकी टाइम शीट देर से काम करने के लिए आने की आदत दिखाती है। यदि समस्या बनी रहती है और आपको अनुशासनात्मक कार्रवाई करने के लिए मजबूर किया जाता है, तो लिखित चेतावनी एक कागजी निशान के रूप में काम करती है जो संतोषजनक व्यवहार से कम कर्मचारी को सूचित करने और समस्या को हल करने का अवसर प्रदान करने के लिए एक प्रयास साबित होती है।
अपनी चेतावनी पर प्रासंगिक जानकारी प्रदान करें, जैसे कि कर्मचारी का पहला और अंतिम नाम, शीर्षक, विभाग और अनुशासन की तारीख। इसे कंपनी लेटरहेड पर प्रिंट करें या कंपनी का नाम और पता शामिल करें। इसके अलावा, अपना पूरा नाम, शीर्षक और विभाग लिखें। कर्मचारी को सीधे चेतावनी को संबोधित करें।
बता दें कि कर्मचारी को समय पत्रक या समय कार्ड द्वारा दिखाए गए अनुसार गड़बड़ी के लिए लिखा जा रहा है। उस विशिष्ट तिथि (राशियों) का उल्लेख करें, जिस पर उल्लंघन हुआ था। कर्मचारी के प्रारंभ समय को निर्दिष्ट करें, साथ ही प्रत्येक उल्लंघन के लिए समय पत्रक पर सूचीबद्ध समय।
कंपनी के विनियमन का हवाला देते हैं जिसके लिए सभी कर्मचारियों को अपने निर्धारित समय पर काम करने के लिए तैयार होना चाहिए। यदि यह जानकारी किसी कर्मचारी पुस्तिका या अन्य दस्तावेज़ में प्रकाशित होती है, तो इसे इंगित करें और चेतावनी के साथ संलग्न करने के लिए एक प्रति बनाएँ।
यह बताएं कि दस्तावेज़ कर्मचारी को लिखित चेतावनी के रूप में कार्य करता है। यदि कर्मचारी को उसी मुद्दे के लिए पिछली मौखिक या लिखित चेतावनी मिली है, तो इनमें से तिथियां भी शामिल करें।
विस्तार से जानिए क्या होगा अगर टरडनेस बनी रहे। कुछ कंपनियों की एक सख्त प्रक्रिया होती है, जैसे "तीन-स्ट्राइक" नियम, जबकि अन्य मामले-दर-मामला आधार पर निर्णय लेते हैं। सभी संभावनाओं को समाहित करने के लिए, कथन को शामिल करें, "जारी रहने के लिए रोजगार के समापन के साथ अनुशासन भी जारी है।"
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें। यह इंगित करने के लिए कि आप कर्मचारी की फ़ाइल में औपचारिक अनुशासन के रूप में एक प्रति रख रहे हैं, नीचे दिए गए अंकन "cc: फ़ाइल" को शामिल करें। इसके अलावा, किसी अन्य व्यक्ति या विभागों पर ध्यान दें, जो एक प्रति प्राप्त करेंगे, जैसे कि मानव संसाधन या आपका विभाग प्रमुख। कमरे या कर्मचारी के हस्ताक्षर और तारीख को छोड़ दें। यदि आपका अधीनस्थ दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से इंकार करता है, तो हस्ताक्षर रेखा पर बताएं। यह इंगित करेगा कि कर्मचारी उपस्थित था और चेतावनी की सामग्री से अवगत कराया।
चेतावनी
कर्मचारी की समाप्ति के बारे में प्रत्येक राज्य के अपने कानून हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका शब्दांकन कानूनी है, एक वकील या अपने कॉर्पोरेट कानूनी विभाग से सलाह लें।
