मानक संचालन प्रक्रिया को कैसे बदलें। मानक परिचालन प्रक्रियाओं (एसओपी) में परिवर्तन एक विशिष्ट विधि का पालन करते हैं जो एक कंपनी की गुणवत्ता और नियामक मामलों का विभाग स्थापित करता है। जैसे ही संबंधित कर्मी संशोधन पर विचार करते हैं, एक एसओपी में अनुरोधित परिवर्तनों का दस्तावेजीकरण शुरू करें। दिनांक और प्रतिभागियों द्वारा इन परिवर्तनों के बारे में बातचीत की एक सूची रखें। फिर, SOP बदलने के लिए अपने प्रारंभिक अनुरोध के भाग के रूप में इस रिकॉर्ड को शामिल करें।
एसओपी में बदलाव की आवश्यकता को लिखित रूप में पहचानें। इस दस्तावेज़ को उस विभाग के पर्यवेक्षक को अग्रेषित करें जो परिवर्तन को प्रभावित करता है और दस्तावेज़ नियंत्रण विभाग को।
एक परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म को पूरा करें। तय करें कि अनुरोध किया गया परिवर्तन प्रशासनिक है या लिपिक है। प्रशासनिक परिवर्तन कंपनी द्वारा अनुसरण की जाने वाली प्रक्रिया को संशोधित करना चाहती है। लिपिक परिवर्तन मौजूदा एसओपी की वर्तनी, व्याकरण, प्रारूप और स्पष्टता को संशोधित करना चाहते हैं।
दस्तावेज़ नियंत्रण विभाग से एक परिवर्तन प्राधिकरण संख्या का अनुरोध करें। इस नंबर को परिवर्तन अनुरोध फॉर्म के मुख पृष्ठ पर लिखें।
अनुरोधित परिवर्तन का स्पष्टीकरण तैयार करें। यदि संभव हो, तो मौजूदा एसओपी की प्रतिलिपि बनाएँ और अनुरोधित परिवर्तनों को दिखाते हुए लाल रेखा संशोधन करें। परिवर्तन अनुरोध फॉर्म पर हस्ताक्षर और तारीख करें। इसे दस्तावेज़ नियंत्रण विभाग को भेजें।
मानव संसाधन विभाग में परिवर्तन अनुरोध प्रपत्र की एक प्रति अग्रेषित करें। बताएं कि क्या विभाग अनुरोधित परिवर्तन के कारण कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना चाहिए और किन कर्मचारियों को प्रभावित करता है। प्रशिक्षण, तिथि, कर्मचारियों, प्रशिक्षक और विषय के आधार पर प्रशिक्षण के लिए मानव संसाधन की आवश्यकता होती है।
दस्तावेज़ नियंत्रण विभाग को प्रशिक्षण पूरा करने का डेटा जमा करें। अनुरोध करें कि वे इसे मूल परिवर्तन अनुरोध फॉर्म में जोड़ दें।
कंपनी के सभी कर्मचारियों को स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म वितरित करें। प्रपत्र को उसके नियंत्रण प्राधिकरण नंबर से पहचानें। कर्मचारियों को फॉर्म तक पहुंचने का तरीका बताएं।
