रोजगार का प्रमाण पत्र तैयार करना एक सामान्य मानव संसाधन कार्य है। हालाँकि, यह आम तौर पर टेलीफोन पर वर्तमान या पिछले कर्मचारियों के बारे में जानकारी देने के लिए एक अच्छा विचार नहीं है। एक बात के लिए, आपके पास कॉलर की पहचान को सत्यापित करने का कोई तरीका नहीं है। दूसरे के लिए, टेलीफोन पर जानकारी देने से गोपनीयता नियंत्रण का उल्लंघन होता है जो अधिकांश व्यवसायों में होता है। एक बेहतर विकल्प कर्मचारी से लिखित प्राधिकरण की आवश्यकता है और फिर लिखित रूप में रोजगार की जानकारी प्रदान करना है।
क्यों रोजगार का एक प्रमाण पत्र?
वर्तमान या पिछले रोजगार और वेतन के आधार पर निर्णय लेने वाली कंपनियों और व्यक्तियों को एक कर्मचारी द्वारा प्रदान की गई जानकारी को सत्यापित करने का एक तरीका चाहिए। सबसे आम बैंक और अन्य उधार देने वाले संस्थान, घर के मालिक, कर्मचारी एजेंसियां और अन्य संभावित नियोक्ता हैं। उधारदाताओं और घर के मालिकों को आमतौर पर केवल रोजगार की स्थिति और मजदूरी या वेतन को सत्यापित करने की आवश्यकता होती है। हायरिंग कंपनियां उपस्थिति, नौकरी की भूमिकाओं और कर्तव्यों से संबंधित जानकारी का अनुरोध कर सकती हैं। आपकी सत्यापन नीति यह निर्धारित करेगी कि आपकी कंपनी कितनी जानकारी देने को तैयार है।
मानक बनाम औपचारिक सत्यापन
आपके द्वारा रोज़गार प्रमाणपत्र में शामिल जानकारी अक्सर इस बात पर निर्भर करती है कि आप एक मानक या औपचारिक प्रमाणपत्र बना रहे हैं। या तो संस्करण आधिकारिक कंपनी लेटरहेड पर होना चाहिए और सत्यापन जारी करने वाले व्यक्ति की तारीख, शीर्षक और हस्ताक्षर शामिल करना चाहिए। एक मानक प्रमाणपत्र, जैसे कि एक गृहस्वामी अनुरोध कर सकता है, आमतौर पर एक कर्मचारी का नाम, रोजगार की स्थिति, वर्तमान नौकरी का शीर्षक और आधार वार्षिक वेतन शामिल होता है। एक ऋणदाता को जारी किए गए एक औपचारिक प्रमाण पत्र में कर्मचारी की सामाजिक सुरक्षा संख्या और एक आधिकारिक कंपनी सील या नोटरी पब्लिक से मुहर भी शामिल हो सकती है।
प्रारूप और शैली
रोजगार के प्रमाण पत्र में कोई मानक लेआउट नहीं है। मानक 8.5-11-इंच की एक कागज़ की शीट का उपयोग करते हुए, सत्यापन को एक पारंपरिक प्रमाण पत्र की तरह प्रदर्शित करने के लिए पृष्ठ ओरिएंटेशन को परिदृश्य और मार्जिन से 0.5 इंच तक सेट करें। चित्र के लिए अभिविन्यास सेट करें और एक व्यापार पत्र उपस्थिति के लिए मानक 1 इंच मार्जिन का उपयोग करें। लेटरहेड को केंद्र में रखें, जिसमें व्यवसाय का नाम और संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए, और फिर सत्यापन जानकारी दर्ज करना शुरू करना चाहिए। आप प्रमाण पत्र को एक तालिका के रूप में प्रारूपित कर सकते हैं और एक अलग, डबल-स्पेज़ लाइन पर प्रत्येक जानकारी दर्ज कर सकते हैं। बाईं ओर, "कर्मचारी," "वर्तमान स्थिति" और "वार्षिक आय" जैसे लेबल दर्ज करें। दाईं ओर उपयुक्त जानकारी जोड़ें।
वितरण विकल्प
मानक और औपचारिक प्रमाणपत्र के लिए वितरण विकल्प अक्सर भिन्न होते हैं। रोजगार के एक मानक प्रमाण पत्र के लिए, अधिकांश व्यवसाय प्राप्तकर्ता को जानकारी मेल, फैक्स या ईमेल करेंगे। जब एक औपचारिक प्रमाण पत्र में एक सामाजिक सुरक्षा संख्या शामिल होती है, तो अधिकांश व्यवसाय यू.एस. मेल के माध्यम से सूचना भेजते हैं। आप कर्मचारियों को अपना प्रमाण पत्र लेने और देने की अनुमति भी दे सकते हैं। चाहे आप एक कर्मचारी को सूचित करें कि आपने एक प्रमाण पत्र दिया है, आपके व्यवसाय के आकार और इस सेवा के लिए आपको कितने अनुरोधों पर निर्भर करता है।
