बिजनेस फॉर्मेट में कैसे लिखें

व्यावसायिक प्रारूप में लेखन अन्य प्रकार के लेखन से अलग है। दिशानिर्देश अधिक कठोर हैं, और आपके द्वारा लिखी जाने वाली शैली आमतौर पर पूर्व निर्धारित है। व्यवसाय शैली में लिखते समय लक्ष्य हमेशा पेशेवर दिखाई देता है। आपके द्वारा किया जाने वाला अधिकांश लेखन मौजूदा या संभावित ग्राहकों, सह-कर्मियों या वरिष्ठों के लिए होगा। इनमें से कुछ दस्तावेज़ यह प्रभावित कर सकते हैं कि आप या आपकी कंपनी कितना अच्छा प्रदर्शन करती है, इसलिए दिशानिर्देशों का पालन करना आवश्यक है।

व्यावसायिक पत्र लिखते समय ब्लॉक, संशोधित-ब्लॉक या अर्ध-ब्लॉक प्रारूप का उपयोग करें। ब्लॉक प्रारूप का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। इस प्रारूप में पैराग्राफ के बीच दोहरे स्थान के अपवाद के साथ सब कुछ उचित और एकल-स्थान छोड़ दिया गया है।

दर्शकों के लिए अपना दस्तावेज़ लिखें। अपनी जरूरतों और रुचियों पर ध्यान दें। इस बारे में सोचें कि पाठकों को उन विशिष्ट पाठकों को जानकारी को रिले करने के लिए उचित तरीके से जानने और निर्धारित करने की आवश्यकता है।

वरिष्ठ या क्लाइंट को लिखते समय एक औपचारिक टोन का उपयोग करें। केवल सहकर्मियों को मेमो या ईमेल के लिए एक अनौपचारिक टोन का उपयोग करें।

सकारात्मक जानकारी प्राप्त करें, और पाठक के लिए लाभों पर ध्यान केंद्रित करें। यह एक पत्र लिखते समय विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिसमें एक नकारात्मक संदेश होता है।

स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से लिखें। आप पैराग्राफ को छोटा रखकर, दस्तावेज़ और पैराग्राफ की शुरुआत में महत्वपूर्ण जानकारी बताते हुए और जब संभव हो सूची का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं। यह आपके पाठकों की मदद करता है, जो आमतौर पर समय के लिए दबाए जाते हैं, महत्वपूर्ण जानकारी पाते हैं भले ही वे केवल दस्तावेज़ को स्किम करते हों।

अपने दस्तावेज़ को यह सुनिश्चित करने के लिए प्रूफ करें कि वह वर्तनी, व्याकरणिक और विराम चिह्नों से मुक्त है। आपके लेखन में कोई भी गलती आपको अव्यवसायिक या लापरवाह बना सकती है।

टिप्स

• आम तौर पर व्यावसायिक दस्तावेज़ में "मैं" और "आप" शब्दों का उपयोग करना ठीक है। हालांकि, "हम" शब्द का उपयोग करते समय सावधानी बरतें, क्योंकि यह आपके शब्दों को पूरी कंपनी के प्रतिबिंब में बदल देता है।

  किसी व्यावसायिक पत्र में प्रणाम करने के बाद हमेशा एक कोमा का उपयोग करें, अल्पविराम का नहीं।