मॉडर्न लैंग्वेज एसोसिएशन प्रारूप में मेमो लिखना आसान हो सकता है। अपने ज्ञापन को एक या दो पन्नों पर रखें, बाईं ओर एकल-प्रायोजित और उचित। इसके अलावा, एक एमएलए प्रारूप में अपने पैराग्राफ को इंडेंट न करें। एक एकल स्कोप किया गया स्थान नए पैराग्राफ की शुरुआत को चिह्नित करता है।
अपने मेमो के लिए एक हेडर बनाएँ। निम्नलिखित क्षेत्रों को शामिल करें: To, From, Date and Subject। विषय पंक्ति संक्षिप्त और संक्षिप्त होनी चाहिए और विषय वस्तु को सटीक रूप से दर्शाएगी।
मेमो की बॉडी बनाएं। ज्ञापन के मुख्य भाग में विषय वस्तु के बारे में सभी आवश्यक विवरण होने चाहिए। शरीर की सामग्री की लंबाई कुल दस्तावेज़ का लगभग 75 प्रतिशत होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि पैराग्राफ छोटे और सीधे हैं।
उपयुक्त होने पर बुलेट पॉइंट का उपयोग करने पर विचार करें। छोटी सूचियों और बुलेट बिंदुओं का उपयोग करना मेमो को पढ़ना आसान बनाता है। जब भी संभव हो एक पैराग्राफ के बजाय एक सूची में विवरण डालें।
एक सारांश पैराग्राफ शामिल करें। आपके ज्ञापन के अंतिम पैराग्राफ में एक सारांश विवरण शामिल होना चाहिए। ज्ञापन में शामिल जानकारी को संक्षेप में पुन: प्रस्तुत करें और यदि उपयुक्त हो तो कार्रवाई के लिए एक सिफारिश या अनुरोध शामिल करें।
हवाला देते हैं और किसी भी संदर्भित संलग्नक शामिल हैं। यदि आप मेमो में ग्राफ़ या चार्ट का संदर्भ देते हैं, तो उन्हें दस्तावेज़ में संलग्न किया जा सकता है। आपके ज्ञापन की अंतिम पंक्ति को संलग्नकों को भी संदर्भित करना चाहिए। उदाहरण के लिए: संलग्नक: फोकस समूह अध्ययन के परिणाम मार्च-अप्रैल 2008।
टिप्स
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अपना मेमो संक्षिप्त करें। यह दस्तावेज़ त्वरित और पढ़ने में आसान होना चाहिए।
चेतावनी
वर्तनी और व्याकरण त्रुटियों के लिए सभी ज्ञापनों की समीक्षा करें। इससे संभावित शर्मनाक गलतियों की संभावना कम हो जाएगी।
